Trăn trở của Nhà sáng lập

Được sáng lập bởi Ts.Bs Nguyễn Khánh Long, chuyên gia đầu ngành RHM, Nha khoa iMed là một trong số ít những phòng khám nha khoa tiên phong tại Hà Nội áp dụng kỹ thuật nha khoa chất lượng rất cao. Uy tín của đội ngũ iMed được chứng minh bằng tỷ lệ khách hàng quay lại luôn đạt trên 96%, tỷ lệ khách hàng giới thiệu bạn bè đạt trên 68% và sớm trở thành nhà phân phối Bạch Kim (Planitium) của hệ thống chỉnh nha không mắc cài Invisalign từ năm 2019.

Với kinh nghiệm nhiều năm công tác, ngay từ những ngày đầu thành lập Nha khoa iMed, Ts.Bs Nguyễn Khánh Long đã thấu hiểu sâu sắc cốt lõi của việc chuyển đổi số trong phòng khám phải là số hóa được bệnh án và quy trình dữ liệu đúng như bệnh án tiêu chuẩn của ngành nha khoa. Đó là điều nhà sáng lập luôn trăn trở và không ngừng tìm kiếm các giải pháp phù hợp. 

Thực tế, giai đoạn đầu, công tác quản lý dữ liệu bệnh án và sắp xếp kế hoạch điều trị tại iMed phải kết hợp cùng lúc giữa cả phần mềm nha khoa, Google Calendar và Trello. Tuy nhiên việc mỗi ứng dụng hay phần mềm này đều hoạt động độc lập đã kéo theo liên tiếp những khó khăn khi các bác sĩ cần thống nhất, kết nối trọn vẹn hồ sơ, kế hoạch và tiến trình điều trị… Đặc biệt, vào các giai đoạn cao điểm, khi mỗi bác sĩ tại iMed có đến hàng chục lượt bệnh nhân thăm khám mỗi ngày, việc thất lạc thông tin bệnh nhân thường xuyên diễn ra bởi quá trình transfer dữ liệu giữa các phầm mềm, ứng dụng. Ngoài ra, phần mềm cài đặt offline và chỉ sử dụng được trên các thiết bị tại phòng khám gặp phải vấn đề khi không thể cập nhật kịp thời với tốc độ phát triển của phòng khám và thay đổi trong môi trường ngành nha khoa. 

Sau 2 lần áp dụng phần mềm thất bại, những trăn trở của Ts.Bs Nguyễn Khánh Long càng lớn hơn, đồng thời, sự “kỹ tính” trong lựa chọn một giải pháp phần mềm thay thế cũng trở nên căng thẳng hơn bao giờ hết.

“Gió tầng nào, gặp mây tầng đó”

Sau nhiều cân nhắc, lần thứ 3, Ts.Bs Nguyễn Khánh Long quyết định lựa chọn phần mềm nha khoa online DentalFlow từ lời giới thiệu của một người bạn. Niềm tin ban đầu của Nhà sáng lập iMed đến từ giao diện có vẻ “rất kỹ càng, có chuyên môn” và vì “đội ngũ phát triển là những người uy tín, có sự khó tính tới cực đoan trong việc bảo mật”. Sự kỹ tính của Nhà sáng lập đã “bắt gặp” sự chỉn chu từ đội ngũ cung cấp giải pháp. Và những chuyển biến tích cực tại Nha khoa iMed cũng bắt đầu từ thời điểm đó. 

Theo từng nghiệp vụ mà DentalFlow có thể xử lý, iMed cũng tiến hành hệ thống lại quy trình trong phòng khám. Từ việc thống nhất cách ghi chép hồ sơ, quy trình theo các mục trên phần mềm đều được làm rõ từng bước, giải đáp cho từng vấn đề mà phòng khám gặp phải trước đó. Hằng tháng, đội ngũ iMed cùng các chuyên gia từ DentalFlow sẽ cùng kiểm tra những điểm chưa phù hợp hoặc cần cải tiến trong quy trình để thay đổi theo hướng tối ưu và tinh gọn hơn, đúng như triết lý mà Bs.Ts Khánh Long theo đuổi. Thực tế, với bước đầu sử dụng DentalFlow, iMed đã giảm được 15% thời gian lưu trữ nhập liệu hồ sơ khách hàng.

Cũng theo chia sẻ của Bs.Ts, mỗi năm lượng hồ sơ nha khoa tăng ít nhất 35% so với năm trước đó, chưa kể với phòng khám như iMed, có tháng vài nghìn đến chục nghìn hồ sơ mới. Chỉ cần khai thác lại được vài phần trăm số hồ sơ cũ đó bằng một cú điện thoại, một tin nhắn là đã đem khách hàng về rất tốt rồi. Với số lượng khoảng 10.000 hồ sơ khách hàng mỗi tháng, phần mềm có khả năng giải quyết một số lượng lên gấp hàng chục lần so với ghi chép thủ công, từ đó đưa ra lời giải tối ưu để phòng khám khai thác chăm sóc khách hàng cũ và xem xét lại các chỉ số hoạt động. Việc càng sớm áp dụng phần mềm sớm bao nhiêu càng giúp phòng khám tiết kiệm được sớm bấy nhiêu. 

Song song cùng với triết lý quản trị tinh gọn, nha khoa iMed khai thác phần mềm DentalFlow tối đa để giảm thiểu lãng phí thời gian trong vận hành, góp phần tăng tỷ suất khách hàng quay lại và giúp phòng khám gia tăng 20% doanh thu trên mỗi ghế khám.

Phương châm của phòng khám iMed là Cải tiến liên tục. Nếu như trong công nghiệp có các triết lý Kaizen, Six Sigma, thì tại iMed cũng có triết lý quản trị tinh gọn, những con số như Takt Time, Lead Time… theo dõi và đo lường thường xuyên tình hình vận hành của phòng khám. Tại iMed có một bộ chỉ số hoạt động – đo lường tình hình vận hành hàng ngày, thời gian cho từng công đoạn, hay tần suất quay trở lại của khách hàng. Khi bắt tay số hóa qua phần mềm, các dữ liệu hoạt động này được thu thập, sinh ra và trích xuất để theo thời gian thực để phòng khám đưa ra những quyết định cải tiến đúng – trúng hơn nữa.