Khi nhân sự tại phòng khám có thay đổi thông tin hoặc trạng thái làm việc, chủ/quản lý tiến hành Cập nhật lại thông tin của nhân sự theo Hướng dẫn dưới đây:

1. Thay đổi trạng thái làm việc

Trong trường hợp nhân sự dừng làm việc tại phòng khám, nhưng dữ liệu của khách hàng vẫn gắn với nhân sự nên chúng ta không thể thông tin của nhân sự đi được. Việc phòng khám cần làm là tắt trạng thái làm việc của nhân sự tại [Quản lý lịch hẹn], thao tác như sau:

Bước 1: Truy cập vào màn Quản lý nhân sự

Bước 2: Tại giao diện Quản lý nhân sự, bỏ tích chọn tại cột “Đang làm việc”

-> Xuất hiện Thông báo Xác nhận

Bước 3: Click chọn “Xác nhận” để ghi nhận thao tác

2. Cấp lại mật khẩu cho tài khoản của nhân sự

Trong trường hợp nhân sự quên mật khẩu đăng nhập vào phần mềm, tại tài khoản với vai trò Quản trị viên có thể cấp lại mật khẩu cho nhân sự, thao tác như sau: 

Bước 1: Truy cập vào màn Quản lý nhân sự

Bước 2: Tại giao diện màn Quản lý nhân sự, click chọn kí hiệu sửa và cập nhật lại thông tin nhân sự 

Bài viết trước: Hướng dẫn Tạo tài khoản cho nhân sự

— — — — — — — — — — — —

Tìm hiểu thêm về DentalFlow chúng tôi tại:

Phần mềm nha khoa DentalFlow – Bởi nha sĩ, vì nha sĩ!

Hotline: 092 774 1985

Facebook: https://www.facebook.com/dentalflowvn

Youtube:  https://www.youtube.com/c/DentalFlow

Để nhân sự có quyền truy cập phần mềm, thao tác và làm việc, chủ/quản lý tiến hành tạo tài khoản cho nhân sự theo hướng dẫn dưới đây:

Giao diện Quản lý nhân sự cho phép nha khoa thiết lập dữ liệu thông tin của nhân sự và cấp tài khoản đăng nhập vào phần mềm cho nhân sự, thao tác như sau:

Bước 1: Truy cập vào màn Quản lý nhân sự, sau đó click chọn Thêm mới

-> Xuất hiện bảng điền thông tin của nhân sự

Bước 2: Tại bảng “ Thêm mới Nhân viên”, Nha khoa sẽ tiến hành điền các thông tin của nhấn sự có trong bảng: 

• Các thông tin có dấu * là những thông tin bắt buộc nhập
• Vai trò: Tương ứng với bộ phân công tác của nhân sự tại phòng khám, trên một nhân sự có thể add được nhiều vai trò
  • Đối với vai trò Bác sĩ, Nha khoa sẽ tiến hành chọn màu lịch và thứ tự trên lịch hẹn để thiết lập hiển thị lịch hẹn cho Bác sĩ tại màn [Quản lý lịch hẹn] -> [Lịch hẹn dạng Calendar]
• Tài khoản đăng nhập: Tại đây nha khoa sẽ cấp tài khoản đăng nhập vào phần mềm cho nhân sự, thông tin tài khoản cần thiết lập đó là:

• • Tên đăng nhập: Viết liền, không dấu, không kí tự đặc biệt
  • Mật khẩu: Tạo mật khẩu cho tài khoản của nhân sự (mật khẩu có độ khó cao sẽ giúp tài khoản của nha khoa được bảo mật hơn).

Bước 3: Sau khi điền các thông tin và kiểm tra các thông tin đã điền trong bảng, Nha khoa click chọn “Thêm mới” để ghi nhận thao tác.

Bài viết tiếp theo: Hướng dẫn Cập nhật thông tin nhân sự

— — — — — — — — — — — —

Tìm hiểu thêm về DentalFlow chúng tôi tại:

Phần mềm nha khoa DentalFlow – Bởi nha sĩ, vì nha sĩ!

Hotline: 092 774 1985

Facebook: https://www.facebook.com/dentalflowvn

Youtube:  https://www.youtube.com/c/DentalFlow

Phần mềm quản lý nha khoa DentalFlow hỗ trợ phòng khám theo dõi thông tin của nhân sự, phân quyền hoạt động cho mỗi bộ phận. Lịch sử thao tác của nhân sự tại các quy trình sẽ được ghi lại trên phần mềm giúp chủ/quản lý dễ dàng theo dõi hoạt động của nhân sự, minh bạch rõ ràng trong quản lý. 

Giao diện Quản lý nhân sự tại DentalFlow

Tại tính năng này, có hai thao tác cơ bản giúp chủ/quản lý tạo phân quyền hoạt động cho nhân sự tại phòng khám:

1. Tạo tài khoản cho nhân sự
2. Cập nhật thông tin nhân sự

Bài viết tiếp theo: Hướng dẫn Tạo tài khoản cho nhân sự

— — — — — — — — — — — —

Tìm hiểu thêm về DentalFlow chúng tôi tại:

Phần mềm nha khoa DentalFlow – Bởi nha sĩ, vì nha sĩ!

Hotline: 092 774 1985

Facebook: https://www.facebook.com/dentalflowvn

Youtube:  https://www.youtube.com/c/DentalFlow

Tại 1 trong 3 giao diện nha khoa có thể theo dõi, quản lý lịch hẹn, và cập nhật trạng thái của lịch hẹn như sau:

1. Đối với giao diện quản lý lịch hẹn Dạng Calendar:

• Tại giao diện quản lý lịch hẹn dạng calendar, nha khoa có thể theo dõi lịch hẹn trên từng bác sĩ trên từng khung giờ, thuận tiện cho việc theo dõi và điều phối lịch hẹn.
• Tại giao diện này nha khoa có thể điều phối linh hoạt lịch hẹn của khách  hàng giữa các bác sĩ bằng cách: Nhấn giữ chuột trái vào kéo thả lịch hẹn của bác sĩ này sang màu lịch của bác sĩ khách, hoặc từ khung giờ này sang khung giờ khách
• Tại đây, nha khoa sẽ tiến hành thay đổi trạng thái của lịch hẹn bằng cách click chọn vào dấu ba chấm trên mỗi lịch hẹn của khách hàng, các trạng thái gồm:

• • Khách hàng chưa đến
  • Khách hàng đến
  • Điều trị
  • Đã xong

          Hoặc các trường lịch hẹn khách hàng có những thay đổi lịch hẹn như:

• • Hẹn lại sau
  • Hủy lịch hẹn
  • Sửa lịch hẹn

2. Đối với giao diện Quản lý lịch hẹn dạng Danh sách:

Với giao diện quản lý lịch hẹn này nha khoa có thể theo dõi lịch hẹn theo dạng danh sách đồng thời có thể thực hiện các thao tác như sau:

• Tìm  kiếm lịch hẹn theo: Mã hồ sơ, số điện thoại, họ và tên
• Sử dụng các bộ lọc( Bác sĩ, nhân viên phụ trách,….): Click chọn bộ lọc ->Nhập thông tin trong bộ lọc
• Export danh sách lịch hẹn: Click chọn Export
• Tại cột trạng thái: Click chọn vào trạng thái đang hiển thị sau đó chọn trạng thái cần thay đổi

3. Đối với gia diện quản lý lịch hẹn dạng Trạng thái:

Tại giao diện này, nha khoa sẽ có thể theo dõi lịch hẹn theo từng trạng thái và thay đổi trạng thái của lịch hẹn cách: Tại cột trạng thái, click chọn Click chọn vào trạng thái đang hiển thị sau đó chọn trạng thái cần thay đổi

Tại giao diện này, nha khoa sẽ có thể theo dõi lịch hẹn theo từng trạng thái và thay đổi trạng thái của lịch hẹn bằng cách: 

-> Tại cột trạng thái, Click chọn vào trạng thái đang hiển thị sau đó chọn trạng thái cần thay đổi.

Ví dụ: Từ “Đang điều trị” chuyển sang “Đã xong”

Lưu ý: 

Những lịch hẹn chưa được thay đổi trạng thái khi đã quá thời gian hẹn sẽ được ghi nhận là Không đến và những lịch hẹn này được chuyển trạng thái sang “Hẹn lại sau”. 

Để nắm được thông tin của khách hàng không đến và đã hẹn lại, nha khoa sẽ truy cập vào màn “Lịch hẹn lại”

Các bước truy cập: [Quản lý lịch hẹn] -> [Lịch hẹn lại & booking] ->[Lịch hẹn lại]

• Tại giao diện Lịch hẹn lại sẽ cung cấp cho nha khoa danh sách những khách hàng đã hẹn lại và danh sách khách hàng không đến.
• Tại đây nha khoa có thể theo dõi thông tin lịch hẹn của khách hàng không đến và đã hẹn hẹn lại và đặt lại lịch hẹn cho khách hàng, thao tác như sau:

Bước 1: Tại danh sách lịch hẹn lại, click chọn tên khách hàng có lịch hẹn lại hoặc không đển

-> Màn hình xuất hiện bảng thông tin của lịch hẹn trước đó của khách hàng

Bước 2: Đặt lịch hẹn mới cho khách hàng

• Click chọn “Đặt lịch hẹn”

Xuất hiện bảng “Đặt lịch hẹn”

• Tại bảng Đặt lịch hẹn, cập nhật thông tin lịch hẹn của khách hàng sau đó chọn “Thêm mới”.

Bài viết trước: Hướng dẫn tạo Lịch hẹn

— — — — — — — — — — — —

Tìm hiểu thêm về DentalFlow chúng tôi tại:

Phần mềm nha khoa DentalFlow – Bởi nha sĩ, vì nha sĩ!

Hotline: 092 774 1985

Facebook: https://www.facebook.com/dentalflowvn

Youtube:  https://www.youtube.com/c/DentalFlow

1. Tạo lịch hẹn cho khách hàng đã có hồ sơ:

Để thêm mới lịch hẹn cho khách hàng đã có hồ sơ trên phần mềm, click chọn “Thêm lịch hẹn” hiển thị tại giao diện quản lý lịch hẹn dạng “Danh sách”và dạng “Trạng thái”, riêng đối với màn Calendar click chuột trái vào khung giờ và tại màu lịch của bác sĩ mà khách hẹn -> Xuất hiện bảng “Đặt lịch hẹn” như sau:

Giao diện đặt lịch hẹn trên DentalFlow

Sau đó, chúng ta sẽ tiến hành điền thông tin tại bảng “Đặt lịch hẹn”, những thông tin có dấu * là những thông tin bắt buộc nhập

• Tìm kiếm khách hàng theo mã hồ sơ, số điện thoại, họ và tên  và chọn khách hàng cần đặt lịch hẹn
• Điền các thông tin về lịch hẹn của khách hàng:

• • Bác sĩ: Chọn bác sĩ 
  • Nội dung: Chọn nội dung lịch hẹn ( có thể chọn những nội dung đã được thiết lập sẵn, cập nhật bổ sung tại [Cài đặt] – [Thiết lập chung] – [Thiết lập khác] hoặc nhập nội dung dạng text)
  • Phân loại lịch hẹn:Phân chia lịch hẹn thành các loại để bác sĩ có thể nhìn nhanh và phân loại mục đích đến thăm khám của khách hàng
  • Thời gian: Chọn thời gian của lịch hẹn ( ngày, giờ, thời gian điều trị dự kiến)
  • Ghi chú: Nhập ghi chú (nếu có)

• Sau khi điền các thông tin về lịch hẹn của khách hàng click chọn “Thêm mới” để tạo lịch hẹn.

             -> Hệ thống ghi nhận lịch hẹn của khách hàng đã được tạo

2. Tạo lịch hẹn cho khách hàng chưa có hồ sơ

Bước 1: Click chọn “Thêm lịch hẹn”

Bước 2: Tại bảng Đặt lịch hẹn, Click chọn dấu “+” cạnh thanh tìm kiếm

Xuất hiện bảng “Thêm mới hồ sơ khách hàng” sau đó chúng ta sẽ tạo hồ sơ cho khách hàng bằng cách điền các thông tin có trong bảng,

>> Xem thêm hướng dẫn tại đây: Hướng dẫn tạo Hồ sơ khách hàng

Bước 3: Đặt lịch hẹn cho khách hàng vừa tạo hồ sơ

Sau khi tạo hồ sơ cho khách hàng, tại bảng “Đặt lịch hẹn” sẽ hiển thị thông tin của khách hàng vừa tạo hồ sơ, tiếp theo đó chúng ta sẽ đặt lịch hẹn cho khách hàng đó bằng cách điền các thông tin về lịch hẹn của khách hàng trên bảng “Đặt lịch hẹn” và  click chọn “Thêm mới” để lưu thông tin.

3. Tạo lịch hẹn cho khách hàng đặt lịch online (không tạo hồ sơ cho khách hàng)

Bước 1: Click chọn “Thêm lịch hẹn”

Bước 2: Tại bảng Đặt lịch hẹn, nhập thông tin khách hàng gồm Tên và Số điện thoại và nhập các thông tin về lịch hẹn của khách hàng gồm Nội dung lịch hẹn, Bác sĩ và thời gian

Ví dụ: Đặt lịch hẹn cho khách “Nguyễn Linh Nhi” (chưa tạo hồ sơ cho khách)

Bước 3: Click chọn “Thêm mới” để đặt lịch

4. Đặt lịch Web Booking: 

Thiết lập Trang đặt lịch: 

Bước 1: Nha khoa truy cập theo: [Cài đặt] -> [Thiết lập chung] -> [Trang đặt lịch]

Bước 2: Tại giao diện [Trang đặt lịch] nha khoa sẽ  tiến hành copy đường link đặt lịch và gắn trên Website của nha khoa mình. 

-> Khi có khách đặt lịch thông qua Web Booking hệ thống sẽ tự động cập nhật danh sách khách hàng đã đặt lịch tại [Lịch từ Website]

Các bước truy cập: [Quản lý lịch hẹn] -> [Danh sách lịch hẹn lại & Booking] -> [Lịch từ Website]

• Tại đây, nha khoa theo dõi các lịch hẹn từ Website và tiến hành xác nhận và đặt lịch hẹn cho khách hàng bằng cách Click chọn vào Tên khách hàng
• Hệ thống sẽ hiển thị bảng Đặt lịch hẹn, nha khoa sẽ dựa vào các thông tin Khách hàng đã điền tại link Web Booking và đặt lịch hẹn cho Khách hàng

Bài viết tiếp theo: Quản lý lịch hẹn và thay đổi trạng thái lịch hẹn

— — — — — — — — — — — —

Tìm hiểu thêm về DentalFlow chúng tôi tại:

Phần mềm nha khoa DentalFlow – Bởi nha sĩ, vì nha sĩ!

Hotline: 092 774 1985

Facebook: https://www.facebook.com/dentalflowvn

Youtube:  https://www.youtube.com/c/DentalFlow

Khi vận hành phòng khám, các bác sĩ cần hiểu được Tầm quan trọng của quản lý lịch hẹn. Bởi, Quản lý lịch hẹn là bước đầu tiên quan trọng để tạo ra doanh thu cho Nha khoa. Vì thế, nhân sự tại phòng khám, đặc biệt các bộ phận phụ trách quản lý lịch hẹn cần thành thạo sắp xếp lịch hẹn hợp lý với khách hàng và bác sĩ phụ trách. 

Một công cụ công nghệ sẽ là giải pháp hữu hiệu tối ưu hoạt động quản lý lịch hẹn này. 

Tính năng Quản lý lịch hẹn tại phần mềm DentalFlow giúp nhân sự phòng khám xử lý hiệu quả bài toán lịch hẹn Nha khoa. 

Khi lựa chọn tính năng Quản lý lịch hẹn, Nha khoa có thể hiển thị giao diện theo 3 dạng khác nhau: 

• Dạng 1: Dạng Calendar

Giao diện quản lý lịch hẹn Calendar

• Dạng 2: Dạng Danh sách

Giao diện quản lý lịch hẹn dạng Danh sách

• Dạng 3: Dạng Trạng thái

Giao diện quản lý lịch hẹn dạng Trạng thái

Tại tính năng này, nha khoa sẽ lưu ý 2 chức năng chính được Hướng dẫn chi tiết dưới đây:

1. Tạo lịch hẹn
2. Quản lý lịch hẹn và thay đổi trạng thái lịch hẹn

Bài viết tiếp theo: Hướng dẫn Tạo lịch hẹn

— — — — — — — — — — — —

Tìm hiểu thêm về DentalFlow chúng tôi tại:

Phần mềm nha khoa DentalFlow – Bởi nha sĩ, vì nha sĩ!

Hotline: 092 774 1985

Facebook: https://www.facebook.com/dentalflowvn

Youtube:  https://www.youtube.com/c/DentalFlow

• Làm thế nào có thể theo dõi vật tư tiêu hao trên từng ca điều trị thực tế mà không cần truy cập trên nhiều công cụ/phần mềm khác nhau?
• Nhà cung cấp vật tư ngày nào? Số lượng cụ thể ra sao?
• Làm sao biết được vật tư sắp hết? 

Đây là bài toán nhiều chủ/quản lý phòng khám Nha khoa đang gặp phải trong quá trình vận hành phòng khám. Hiểu được “nỗi đau” này của các chủ/quản lý, DentalFlow đã nâng cấp và chính thức ra mắt Dental Inventory – Tính năng Quản lý kho giúp phòng khám hoạt động trơn tru, hiệu quả hơn.

Tính năng Quản lý kho sẽ giúp các phòng khám: 

1. Quản lý vật tư tiêu hao trên từng ca điều trị thực tế
2. Theo dõi, kiểm soát nhà cung cấp
3. Báo cáo, thống kê xưởng/vật tư

Với tính năng Quản lý kho, chúng tôi sẽ hướng dẫn phòng khám thao tác sử dụng những chức năng sau:

1. Thiết lập danh mục vật tư  
2. Thiết lập nhà cung cấp
3. Thiết lập định mức vật tư tiêu hao gắn với thủ thuật
4. Cập nhật vật tư tiêu hao theo từng ca điều trị
5. Xuất /nhập vật tư
6. Báo cáo thống kê Xưởng/Vật Tư
7. Công nợ nhà cung cấp 
8. Vật tư dùng lệch định mức

Bài tiếp theo

Thiết lập danh mục vật tư 

— — — — — — — — — — — —

Tìm hiểu thêm về DentalFlow chúng tôi tại:

Phần mềm nha khoa DentalFlow – Bởi nha sĩ, vì nha sĩ!

Hotline: 092 774 1985

Facebook: https://www.facebook.com/dentalflowvn

Youtube:  https://www.youtube.com/c/DentalFlow