Tích hợp hóa đơn điện tử vào phần mềm quản lý nha khoa giúp phòng khám tiết kiệm thời gian và quản lý dữ liệu trên cùng 1 hệ thống.
Trong quá trình vận hành phòng khám, nhiều chủ phòng khám vẫn xem hóa đơn điện tử chỉ là một yêu cầu về thủ tục. Tuy nhiên, khi đặt nó trong mối liên kết trực tiếp với phần mềm quản lý nha khoa, giá trị mang lại không chỉ nằm ở việc “đúng quy định”, mà còn tác động rõ rệt đến hiệu quả vận hành và trải nghiệm khách hàng.
Dưới đây là 5 lợi ích nổi bật mà phòng khám có thể nhận thấy rõ khi lựa chọn tích hợp hóa đơn điện tử ngay trong hệ thống quản lý.
1. Tuân thủ pháp lý chủ động, giảm rủi ro sai sót
Từ ngày 01/06/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc. Các quy định về hóa đơn ngày càng siết chặt, đặc biệt với đơn vị cung cấp dịch vụ y tế. Nếu phòng khám vẫn duy trì quy trình xuất hóa đơn thủ công hoặc vận hành rời rạc, không liên thông với hệ thống quản lý, nguy cơ phát sinh sai sót và rủi ro khi kiểm tra, đối soát là rất cao.
Khi hóa đơn điện tử được tích hợp trong phần mềm quản lý nha khoa, phòng khám có thể:
- Xuất hóa đơn đúng chuẩn, thống nhất theo quy định
- Giảm phụ thuộc vào thao tác thủ công của nhân viên
- Hạn chế tối đa sai sót trong quá trình lập hóa đơn
Nhờ đó, việc tuân thủ pháp lý trở nên chủ động và nhẹ nhàng hơn.
2. Đồng bộ dữ liệu tài chính, hạn chế thất thoát
Một trong những vấn đề phổ biến tại nhiều phòng khám là dữ liệu thu – chi, dữ liệu điều trị và dữ liệu hóa đơn không trùng khớp. Nguyên nhân chủ yếu đến từ việc nhập liệu nhiều lần trên các hệ thống khác nhau.
Việc tích hợp hóa đơn điện tử giúp:
- Đồng bộ thông tin dịch vụ, chi phí và thanh toán trên một hệ thống
- Giảm thời gian đối soát cuối ngày, cuối tháng
- Hạn chế sai lệch và thất thoát tài chính
Tất cả dữ liệu đều được ghi nhận nhất quán ngay từ đầu, giúp việc kiểm soát tài chính trở nên minh bạch hơn.
3. Tối ưu quy trình thanh toán, nâng cao trải nghiệm khách hàng
Thanh toán là “điểm chạm” cuối cùng trong hành trình trải nghiệm của khách hàng tại phòng khám. Một quy trình chậm, nhiều bước hoặc sai sót nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến cảm nhận chung của khách hàng.
Khi sử dụng tích hợp xuất hóa đơn, phòng khám có thể:
- Xuất hóa đơn nhanh ngay sau khi hoàn tất thanh toán
- Gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc hình thức điện tử
- Giảm thời gian chờ đợi tại quầy thu ngân
Quy trình gọn gàng, rõ ràng giúp phòng khám ghi điểm về sự chuyên nghiệp.
4. Dữ liệu minh bạch, hỗ trợ ra quyết định chính xác
Khi hóa đơn được ghi nhận theo thời gian thực, chủ phòng khám có thể theo dõi tình hình tài chính một cách liên tục và trực quan.
Việc tích hợp này mang lại khả năng:
- Theo dõi doanh thu theo dịch vụ, theo bác sĩ, theo thời gian
- Phân tích hiệu quả các chương trình ưu đãi, marketing
- Ra quyết định dựa trên số liệu thay vì cảm tính
Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng với các phòng khám đang mở rộng quy mô hoặc quản lý nhiều cơ sở.
5. Nâng tầm hình ảnh phòng khám trong mắt khách hàng
Áp dụng hóa đơn điệ tử không chỉ phục vụ mục tiêu nội bộ, mà còn góp phần xây dựng hình ảnh phòng khám hiện đại và đáng tin cậy.
Khi hóa đơn được xử lý chuyên nghiệp, phòng khám sẽ:
- Tạo cảm giác minh bạch và rõ ràng trong thanh toán
- Thể hiện sự đầu tư bài bản vào công nghệ
- Gia tăng mức độ tin tưởng và thiện cảm từ khách hàng
Những chi tiết nhỏ trong vận hành lại chính là yếu tố tạo nên sự khác biệt lâu dài.
DentalFlow: Giải pháp tích hợp hóa đơn điện tử cho phòng khám nha khoa
DentalFlow là phần mềm quản lý nha khoa trên nền tảng Cloud, cho phép tích hợp hóa đơn điện tử trực tiếp vào quy trình vận hành phòng khám. Từ khâu điều trị, thanh toán đến báo cáo tài chính, mọi dữ liệu đều được đồng bộ trên một hệ thống duy nhất.
Quy trình thực hiện được rút gọn chỉ trong vài bước:
- Bước 1: Truy cập “Ứng dụng mở rộng”, cài đặt ứng dụng “Dentalflow – Hóa đơn điện tử”
- Bước 2: Tại giao diện thiết lập, nhập các thông tin hóa đơn của phòng khám
- Bước 3: Tiếp tục cài đặt thiết lập % thuế VAT cho dịch vụ
- Bước 4: Truy cập khách hàng cần xuất Hóa đơn, thao tác Xuất hóa đơn. Có 2 lựa chọn:
- Nếu cần lập hóa đơn nháp: tạo hóa đơn nháp sau đó lên hệ thống hóa đơn điện tử để kiểm tra và phát hành hóa đơn
- Nếu cần phát hành: Phát hành hóa đơn trực tiếp từ DentalFlow lên hệ thống hóa đơn điện tử
Nha khoa có quyền lựa chọn các đơn vị cung cấp xuất hóa đơn điện tử uy tín bao gồm: S-Invoice, MISA eInvoice, CA2, VNPT-Invoice.
Nhờ quy trình liền mạch này, phòng khám vừa đảm bảo tuân thủ quy định, vừa kiểm soát tài chính rõ ràng và nâng cao trải nghiệm khách hàng – tất cả trên một nền tảng duy nhất.
Trải nghiệm DentalFlow ngay hôm nay – xuất hóa đơn điện tử chỉ trong vài giây!
— — — — — — — — — — — —
Tìm hiểu thêm về DentalFlow chúng tôi tại:
Giải pháp quản trị nha khoa DentalFlow – Bởi nha sĩ, vì nha sĩ!
Facebook: https://www.facebook.com/dentalflowvn
Youtube: https://www.youtube.com/@DentalFlow
Hotline: 0927741985
