NHA KHOA IMED

VÀ QUY TẮC CẢI TIẾN LIÊN TỤC

Được sáng lập bởi Ts.Bs Nguyễn Khánh Long, chuyên gia đầu ngành RHM, Nha khoa iMed là một trong số ít những phòng khám nha khoa tiên phong tại Hà Nội áp dụng kĩ thuật nha khoa chất lượng rất cao. Uy tín của đội ngũ iMed được chứng minh bằng tỷ lệ khách hàng quay lại luôn đạt trên 96%, tỷ lệ khách hàng giới thiệu bạn bè đạt trên 68%  và sớm trở thành nhà phân phối Bạch Kim (Planitium) của hệ thống chỉnh nha không mắc cài Invisalign từ năm 2019.

Việc áp dụng các giải pháp quản trị cho phòng khám iMed được Ts.Bs Khánh Long trăn trở và thử nghiệm từ những ngày đầu thành lập. Theo Ts.Bs Khánh Long, cốt lõi của việc chuyển đổi số trong phòng khám phải là số hóa được bệnh án và quy trình dữ liệu đúng như bệnh án tiêu chuẩn của ngành nha khoa. 

Tuy nhiên việc tìm 1 phần mềm có thể thống nhất, kết nối trọn vẹn hồ sơ, các kế hoạch điều tri, tiến trình điều trị, lưu ý, protocol, biểu mẫu..là rất khó khăn. Dù đã phải kết hợp cả phần mềm nha khoa cài đặt, cộng thêm Google Calendar và Trello, phòng khám vẫn không thể quản lý lịch hẹn của 5 bác sĩ với hơn 50 lượt khám mỗi ngày, hồ sơ vẫn thất lạc thông tin cần thiết. Ts.Bs Khánh Long nhận định rõ: các phần mềm nha khoa cài đặt không thể nào cập nhật kịp thời với tốc độ phát triển của phòng khám và thay đổi trong môi trường ngành nha khoa.

Sau 2 lần áp dụng phần mềm cài đặt thất bại, Ts.Bs Nguyễn Khánh Long quyết định lựa chọn phần mềm nha khoa online DentalFlow từ lời giới thiệu của một người bạn. Niềm tin ban đầu của anh Long lại là từ giao diện có vẻ “rất kỹ càng, có chuyên môn” và vì “đội ngũ phát triển là những người uy tín, có sự khó tính tới cực đoan trong việc bảo mật.”

PV: Ấn tượng ban đầu là như vậy, còn cụ thể hơn thì anh có nhận thấy điều gì chuyển biến tích cực tại iMed khi sử dụng phần mềm không?

Ts.Bs Khánh Long: Thực ra chỉ riêng việc khách hàng bước vào , nhìn thấy phòng khám sử dụng phần mềm có lịch hẹn và hồ sơ lưu khoa học là họ đã thích rồi, ánh mắt họ dành cho phòng khám đã khác rồi. Và đúng là phòng khám khác thật. 

Khi bắt đầu dùng DentalFlow, iMed hệ thống lại quy trình trong phòng khám. Đầu tiên khách hàng đến đặt lịch hẹn thì các tài liệu kèm theo là gì? Dạng form là doc hay pdf ? Người nhập là ai… Hết buổi đặt lịch hẹn rồi tới buổi khám số 1, buổi khám số 2, buổi thực hiện thủ thuật, … tất cả đều được các bác sĩ ngồi lại, thống nhất để xây dựng một quy trình riêng cho phòng khám với các tài liệu đi kèm và tiêu chí thực hiện cần thiết. Từ đó chúng tôi thống nhất cách ghi chép hồ sơ, quy trình theo các mục trên phần mềm. Thành thử ra mọi thứ rõ ràng, khoa học minh bạch hơn do phần mềm nó yêu cầu mình phải như thế. Và mình cũng phải khôn ngoan hơn, phải làm sao để ép phần mềm phục vụ cho mình tốt nhất có thể. 

Cứ sau khoảng 1 tháng thì chúng tôi lại có một buổi để rút ra những bất cập và thay đổi cần thiết để hướng dẫn khai thác phần mềm tốt hơn. Nếu tính ra thì iMed đã giảm được 15% thời gian lưu trữ nhập liệu hồ sơ trong quá trình dùng DentalFlow

PV: Một số quan điểm cho rằng sử dụng công nghệ chỉ phù hợp với các phòng khám lớn, còn những đơn vị quy mô nhỏ thì ít khả năng thực hiện. Bản thân iMed cũng có quy mô tầm trung rồi nên mới làm được như thế. Anh nghĩ sao về điều này?

TS.Bs Khánh Long: Bản thân tôi nghĩ thế này. Mỗi năm lượng hồ sơ nha khoa tăng ít nhất 35% so với năm trước đó, chưa kể với phòng khám như iMed, có tháng vài nghìn đến chục nghìn hồ sơ mới. Chỉ cần khai thác lại được vài phần trăm số hồ sơ cũ đó bằng một cú điện thoại, một tin nhắn là đã đem khách hàng về rất tốt rồi. Nhưng nếu không có phần mềm thì chịu. Hồ sơ giấy là hồ sơ chết. Có hơn 10.000 hồ sơ hàng tháng mà nếu như dùng hồ sơ giấy thì chắc chắn là không có cách nào chúng tôi khai thác chăm sóc khách hàng cũ hay là xem xét lại các chỉ số hoạt động của mình nếu không có phần mềm.

Tất cả những việc mà chúng tôi đưa ra quyết định đều phải dựa trên dữ liệu. Cũng như y học dựa trên bằng chứng chứ không thể là cảm tính hay kinh nghiệm. Và phần mềm giúp chúng tôi khai thác được khối lượng dữ liệu đồ sộ đó. Áp dụng phần mềm sớm bao nhiêu, thì tiết kiệm được sớm bấy nhiêu”

Phương châm của phòng khám iMed là Cải tiến liên tục. Nếu như trong công nghiệp có các triết lý Kaizen, Six Sigma, thì tại iMed cũng có triết lý quản trị tinh gọn, những con số như Takt Time, Lead Time… theo dõi và đo lường thường xuyên tình hình vận hành của phòng khám. Tại iMed có một bộ chỉ số hoạt động – đo lường tình hình vận hành hàng ngày, thời gian cho từng công đoạn, hay tần suất quay trở lại của khách hàng. Khi bắt tay số hóa qua phần mềm, các dữ liệu hoạt động này được thu thập, sinh ra và trích xuất để theo thời gian thực để phòng khám đưa ra những quyết định cải tiến đúng – trúng hơn nữa. 

Song song cùng với triết lý quản trị tinh gọn, nha khoa iMed khai thác phần mềm DentalFlow tối đa để giảm thiểu lãng phí thời gian trong vận hành, góp phần tăng tỷ suất khách hàng quay lại và giúp phòng khám gia tăng 20% doanh thu trên mỗi ghế khám.

“Trong đợt dịch Covid vừa qua, nhờ DentalFlow, tất cả nhân sự đều có thể tiếp cận với thông tin bệnh nhân online thay vì phải qua bệnh án giấy, nhờ đó có thể khám từ xa, trao đổi từ xa, gửi hồ sơ online, tổ chức họp chuyên môn online…”

Chị Phạm Kim Oanh

Quản lý phòng khám Nha khoa iMed

Sẵn sàng chuyển đổi số cho phòng khám của bạn
Trải nghiệm 14 ngày miễn phí cùng Dentalflow


    DMCA.com Protection Status