Việc áp dụng các giải pháp quản trị cho phòng khám iMed được Ts.Bs Khánh Long trăn trở và thử nghiệm từ những ngày đầu thành lập. Theo Ts.Bs Khánh Long, cốt lõi của việc chuyển đổi số trong phòng khám phải là số hóa được bệnh án và quy trình dữ liệu đúng như bệnh án tiêu chuẩn của ngành nha khoa. 

Tuy nhiên việc tìm 1 phần mềm có thể thống nhất, kết nối trọn vẹn hồ sơ, các kế hoạch điều tri, tiến trình điều trị, lưu ý, protocol, biểu mẫu..là rất khó khăn. Dù đã phải kết hợp cả phần mềm nha khoa cài đặt, cộng thêm Google Calendar và Trello, phòng khám vẫn không thể quản lý lịch hẹn của 5 bác sĩ với hơn 50 lượt khám mỗi ngày, hồ sơ vẫn thất lạc thông tin cần thiết. Ts.Bs Khánh Long nhận định rõ: các phần mềm nha khoa cài đặt không thể nào cập nhật kịp thời với tốc độ phát triển của phòng khám và thay đổi trong môi trường ngành nha khoa.

Sau 2 lần áp dụng phần mềm cài đặt thất bại, Ts.Bs Nguyễn Khánh Long quyết định lựa chọn phần mềm nha khoa online DentalFlow từ lời giới thiệu của một người bạn. Niềm tin ban đầu của anh Long lại là từ giao diện có vẻ “rất kỹ càng, có chuyên môn” và vì “đội ngũ phát triển là những người uy tín, có sự khó tính tới cực đoan trong việc bảo mật.”

PV: Ấn tượng ban đầu là như vậy, còn cụ thể hơn thì anh có nhận thấy điều gì chuyển biến tích cực tại iMed khi sử dụng phần mềm không?

Ts.Bs Khánh Long: Thực ra chỉ riêng việc khách hàng bước vào , nhìn thấy phòng khám sử dụng phần mềm có lịch hẹn và hồ sơ lưu khoa học là họ đã thích rồi, ánh mắt họ dành cho phòng khám đã khác rồi. Và đúng là phòng khám khác thật. 

Khi bắt đầu dùng DentalFlow, iMed hệ thống lại quy trình trong phòng khám. Đầu tiên khách hàng đến đặt lịch hẹn thì các tài liệu kèm theo là gì? Dạng form là doc hay pdf ? Người nhập là ai… Hết buổi đặt lịch hẹn rồi tới buổi khám số 1, buổi khám số 2, buổi thực hiện thủ thuật, … tất cả đều được các bác sĩ ngồi lại, thống nhất để xây dựng một quy trình riêng cho phòng khám với các tài liệu đi kèm và tiêu chí thực hiện cần thiết. Từ đó chúng tôi thống nhất cách ghi chép hồ sơ, quy trình theo các mục trên phần mềm. Thành thử ra mọi thứ rõ ràng, khoa học minh bạch hơn do phần mềm nó yêu cầu mình phải như thế. Và mình cũng phải khôn ngoan hơn, phải làm sao để ép phần mềm phục vụ cho mình tốt nhất có thể. 

Cứ sau khoảng 1 tháng thì chúng tôi lại có một buổi để rút ra những bất cập và thay đổi cần thiết để hướng dẫn khai thác phần mềm tốt hơn. Nếu tính ra thì iMed đã giảm được 15% thời gian lưu trữ nhập liệu hồ sơ trong quá trình dùng DentalFlow