Nha khoa Smile Cần Thơ

“LỜI GIẢI CHO BÀI TOÁN QUẢN LÝ”

Tại Cần Thơ, có thể nói nha khoa Smile Cần Thơ là một trong những phòng khám đi đầu trong việc ứng dụng công nghệ khi áp dụng phần mềm quản trị ngay từ ngày đầu thành lập. Không dừng lại ở đó, anh Phan Minh Tuấn, Giám đốc điều hành nha khoa Smile Cần Thơ luôn nỗ lực tìm hiểu các công cụ hiện đại để phù hợp với định hướng tương lai của phòng khám và cuối cùng đã chọn DentalFlow là đơn vị đồng hành trong hành trình chuyển đổi số.

Ngay từ khi việc áp dụng công nghệ tại các phòng khám nha khoa quanh khu vực Cần Thơ còn khá sơ khai thì Nha khoa Smile đã sớm tiếp cận với các phần mềm quản trị. Tuy nhiên vào thời điểm đó, công nghệ mà phòng khám sử dụng chưa thể triển khai thành công. 

Đặc trưng tại phòng khám cần cụ thể rất nhiều chi tiết, như kế hoạch và tiến trình điều trị cụ thể, các nghiệp vụ kế toán thanh toán trả góp, trả trước, khuyến mại, tính kho vật tư tiêu hao theo thủ thuật, tính lương hoa hồng bác sĩ, hay ghi nhận chi phí quảng cáo chăm sóc khách hàng… Khi phòng khám phát triển và mở rộng cũng là lúc anh Tuấn nhận ra bất cập lớn cho hệ thống vận hành khi các thông tin cần thiết vẫn phải ghi chép bằng tay. Với khối lượng hồ sơ khách hàng ngày càng lớn, phần mềm cũ thường xuyên gặp lỗi trích xuất dữ liệu và phòng khám vẫn phải sử dụng Excel là công cụ làm việc chính trong mỗi kì báo cáo. Nhiều nhân viên bắt đầu nản lòng khi công nghệ vẫn chưa thể giúp sức triệt để trong công việc hàng ngày mà chỉ dừng lại ở việc ghi nhận thông tin hành chính đơn thuần.

Lượng khách hàng tăng trưởng mạnh theo thời gian, phần mềm cũng phải có khả năng cập nhật để phát triển cùng tốc độ của phòng khám. Để đảm bảo quá trình điều trị mang lại kết quả mỹ mãn trong bối cảnh quy mô mở rộng gấp 3 lần, phòng khám buộc phải có giải pháp số hóa bệnh án, lịch hẹn, vật tư tiêu hao, CSKH phù hợp hơn. Anh Tuấn quyết định tham khảo thêm các phần mềm nha khoa theo xu hướng mới, phần mềm cloud. 

Đứng trước nhiều lựa chọn, anh Tuấn liên tục thử nghiệm các phần mềm nhằm tìm ra phương án tối ưu nhất. Tham khảo từ một số bác sĩ đi trước, anh Tuấn biết đến DentalFlow. “Tôi trao đổi với đội ngũ DentalFlow và rất ấn tượng về sự nhiệt tình của các bạn. Các bạn đều có kiến thức sâu về bảo mật nên tôi rất yên tâm chọn DentalFlow.” anh Tuấn chia sẻ. 

Để thuyết phục đội ngũ nhân viên dùng thử phần mềm mới, anh Tuấn tổ chức cuộc họp truyền thông để phân tích điểm hay, điểm mới của DentalFlow. Anh chỉ rõ rằng, công nghệ dù có tốt đến đâu, nếu như con người kháng cự và không thay đổi thì không thể giúp ích gì cho phòng khám. Ngược lại, sự cởi mở đón nhận giải pháp mới sẽ thúc đẩy phát triển và tận dụng được điểm ưu việt của công nghệ. Quá trình triển khai vận hành diễn ra suôn sẻ qua màn hình online khi DentalFlow và Nha khoa Smile cách nhau 1.600 km, phần lớn là nhờ vào quyết tâm thay đổi của đội ngũ phòng khám.

Hiện nay, DentalFlow hỗ trợ toàn diện cho Nha khoa Smile. Bộ phận lễ tân dùng phần mềm để nắm danh sách khách lỡ hẹn hoặc hẹn lại, ước lượng được các ca chờ để chủ động sắp xếp khách hợp lý. Các trợ thủ sử dụng phần mềm để nhập liệu nhanh theo protocol đã tích hợp sẵn. 

Nhân viên sale cũng dễ dàng theo dõi luồng khách tiềm năng. Với đội ngũ chăm sóc khách hàng, công việc kết nối bệnh nhân sau khám được đơn giản hóa với vài cú click. Phần mềm tự động liên thông chăm sóc với bệnh án cá nhân và gửi tin qua các kênh Zalo, SMS, Email…Đặc biệt là bộ phận kế toán rất ưa thích phần mềm với các báo cáo trích xuất tự động định kì, giảm gánh nặng đáng kể mỗi kì báo cáo. Chỉ một thời gian ngắn sau khi ứng dụng DentalFlow, anh Tuấn đã chứng kiến hàng loạt kết quả khả quan: “Dữ liệu báo cáo thống kê của Dentalflow đã đáp ứng được 85% nhu cầu hiện tại của phòng khám nên rất tiện cho nhân sự lãnh đạo.”

Sau 3 tháng đi vào hoạt động, DentalFlow đã góp phần giúp Nha khoa Smile chăm sóc cá nhân hóa hàng ngàn hồ sơ khách hàng, theo đúng phương châm mà phòng khám luôn tâm niệm “Mỗi khách hàng là một câu chuyện riêng”. Phòng khám đã giảm được bốn ngày trên mỗi kỳ báo cáo, tăng 15% công suất phục vụ bệnh nhân.

Chia sẻ về kinh nghiệm chuyển đổi số tại Nha khoa Smile, anh Tuấn tâm sự: 

“Công nghệ luôn thay đổi liên tục, công nghệ tốt có thể trở thành cái khung định hình giúp mình vận hành nhanh hơn, bài bản và bền vững hơn. Là người lãnh đạo, phải luôn luôn học hỏi và tiến bộ, có những cái hôm qua phù hợp, hôm nay lỗi thời, mình phải luôn cập nhật thì mới đưa đơn vị tiến lên được. Việc thay đổi có thể mất thời gian ban đầu, nhưng đó là khoản đầu tư xứng đáng.”

“Hiện nay phòng khám đã tăng được 15% công suất phục vụ vận hành, chúng tôi đã áp dụng thành công DentalFlow cho hai chi nhánh đầu tiên và tiếp theo sẽ sử dụng cho chi nhánh thứ ba”

 

Anh Phan Minh Tuấn

Giám đốc chuỗi Nha khoa Smile

Sẵn sàng chuyển đổi số cho phòng khám của bạn
Trải nghiệm 14 ngày miễn phí cùng Dentalflow


    DMCA.com Protection Status