Ở Việt Nam, Hipaa chưa được biết đến rộng rãi, nhất là trong ngành nha khoa. Tuy vậy, việc đảm bảo phòng khám nha khoa tuân thủ luật Hipaa là cần thiết, trong một tương lai xa, vừa để phòng khám đang tuân thủ điều kiện vận hành và vừa để xây dựng một hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt người dùng. Hôm nay, Dentalflow chúng tôi sẽ nói về luật Hipaa về truyền thông trên mạng xã hội mà ít phòng khám nha khoa nào đang để ý tới. Với những phòng khám sắp mở cửa, việc chú ý vào những quy tắc đăng tin trên mạng xã hội sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến thương hiệu của phòng khám về mặt lâu dài.
Hipaa được ban hành trước cả khi những cái tên mạng xã hội như Facebook hay Instagram ra đời, nên theo quy tắc mà nói, cũng không có một luật Hipaa nào áp dụng cho marketing qua mạng xã hội. Tuy vậy, những phòng khám nha khoa cũng cần tuân thủ những quy tắc về Quyền Riêng Tư của Hipaa (Hipaa Privacy Rule) khi đăng những bài có liên quan đến chuyên môn và sức khỏe nha khoa.
Vậy các phòng khám nha khoa cần tuân thủ những gì để đảm bảo rằng thông tin truyền thông qua mạng xã hội như Facebook hay Instagram không vi phạm luật Hipaa?
=>> Đọc thêm: Hipaa là gì? Phòng khám của bạn có đang vi phạm Hipaa?
1 Tại sao nên có đào tạo về Hipaa mạng xã hội?
Các phòng khám nha khoa cần phải đáp ứng được luật Hipaa vào các hoạt động truyền thông của mình để giảm tải các nguy cơ Vi Phạm Quyền Riêng Tư (Privacy Violations). Luật Vi Phạm Quyền Riêng Tư (Hipaa Privacy Rule) nghiêm cấm việc tiết lộ các tài liệu liên quan đến ePHI (Electronic Protected Health Information – Thông tin y tế được bảo vệ trên điện tử của bệnh nhân) mà không được sự cho phép của bệnh nhân. Những thông tin này bao gồm hình ảnh hay video về nhận dạng bệnh nhân. Và những thông tin về ePHI chỉ được viết và nêu trong bản consent form trong mỗi lần thăm khám.
Các kênh truyền thông mạng xã hội có thể được sử dụng để đăng tin về các tips để bảo vệ sức khỏe, những nghiên cứu về y tế hay profile cá nhân của nha sĩ hay nhân viên y tế, nhưng những thông tin về bệnh nhân thì không được đưa lên (nếu không có sự chấp thuận của bệnh nhân).
Với những phòng khám nha khoa sắp mở, những chủ phòng khám cần có những buổi đào tạo với thời gian khoảng 1 đến 2 buổi về luật Hipaa (bao gồm luật vi phạm truyền thông qua mạng xã hội) đối với bộ phận nhân viên như bộ phận marketing, bộ phận chăm sóc khách hàng và bộ phận lễ tân, trước khi họ bắt đầu công việc của mình.
2 Những vi phạm Hipaa trên mạng xã hội hay gặp phải
- Đăng tin về hình ảnh và video của bệnh nhân mà không được sự cho phép của bệnh nhân
- Đăng tin đoạn hội thoại nói về bệnh nhân
- Đăng tin liên quan đến bất cứ thông tin nào về bệnh nhân có thể bị tiết lộ
- Chia sẻ những hình ảnh trong cơ sở khám bệnh mà thông tin của bệnh nhân có khả năng bị tiết lộ
- Chia sẻ hình ảnh, video hay đoạn truyền thông về bệnh nhân trong các group riêng tư
3 Những luật truyền thông qua mạng xã hội tuân thủ Hipaa
3.1 Phát triển một bộ luật nội bộ về việc truyền thông qua mạng xã hội và đảm bảo tất cả các nhân viên đều tuân theo
3.2 Đào tạo tất cả các bộ phận từ bộ phận chuyên môn (như bác sĩ, trợ thủ) đến bộ phận không mạnh về chuyên môn (như bộ phận chăm sóc khách hàng, bộ phận marketing và lễ tân) trước khi bắt đầu công việc và việc đào tạo này nên diễn ra mỗi năm một lần
3.3 Cung cấp các ví dụ về truyền thông trên mạng xã hội (ví dụ như những thứ được đăng tin và những thứ không được đăng tin)
3.4 Thông báo các hình phạt có thể xảy ra nếu bộ phận nhân viên vi phạm quy tắc Hipaa truyền thông trên mạng xã hội
3.5 Phát triển các chính sách và quy trình sử dụng phương tiện mạng xã hội để truyền thông, bao gồm việc chuẩn hóa các cách truyền thông ra sao?
3.6 Xây dựng một chính sách yêu cầu tách biệt hoàn toàn giữa tài khoản cá nhân và tài khoản công ty
3.7 Xây dựng một chính sách yêu cầu tất cả các bài đưa tin trên mạng xã hội phải được kiểm duyệt trước khi được đăng
3.8 Xây dựng các chính sách để “giám sát” các tài khoản và thông tin liên lạc trên mạng xã hội hàng tháng để chắc chắn rằng ko vi phạm luật Hipaa
3.9 Không tham gia vào các cuộc thảo luận trên mạng xã hội về những bệnh nhân đã bị thông tin
3.10 Khuyến khích nhân viên báo cáo mội vi phạm Hipaa tiềm ẩn trong phòng khám
3.11 Duy trì việc lưu giữ và giám định các bài đăng trên mạng xã hội thường xuyên
3.12 Kiểm duyệt tất cả các comments trên mạng xã hội có tính vi phạm Hipaa
4 Một số câu hỏi liên quan đến luật Hipaa trên mạng xã hội
4.1 Nếu như một nhân viên trong phòng khám nha khoa đăng một hình ảnh liên quan đến quá trình điều trị trên mạng xã hội thì có vi phạm luật Hipaa không?
Trả lời: Nếu như được sự cho phép của bệnh nhân thì hành động không vi phạm luật Hipaa.
4.2 Luật Hipaa có áp dụng với tất cả tài khoản không hay chỉ là tài khoản của phòng khám?
Trả lời: Luật Hipaa về chia sẻ trên mạng xã hội áp dụng với tất cả tài khoản, bao gồm tài khoản cá nhân và tài khoản của phòng khám nha khoa. Nên nhớ rằng, nếu một tài khoản cá nhân chia sẻ hình ảnh về quá trình điều trị của bệnh nhân thì họ đã vi phạm gấp đôi luật Hipaa. Thứ nhất, thông tin đó chưa được sự chấp thuận của bệnh nhân. Thứ hai, thông tin đó được trích xuất từ dữ liệu của phòng khám.
4.3 Tất cả các nhân viên có cần phải được đào tạo về luật Hipaa về truyền thông trên mạng xã hội không?
Trả lời: Tất cả các nhân viên cần hiểu biết về luật Hipaa về truyền thông trên mạng xã hội, dù kể cả họ là người sẽ truyền thông hàng ngày trên tài khoản của phòng khám nha khoa hay không.
Kết Luận
Nếu bạn đang chuẩn bị mở cửa phòng khám nha khoa của riêng mình thì hãy đặc biệt chú ý đến các luật Hipaa. Nếu bạn đang phân vân chưa biết marketing phòng khám của mình trên mạng xã hội như thế nào thì hãy liên hệ với Dentalflow qua số hotline 0927741985. Dentalflow là giải pháp phần mềm nha khoa online do nha sĩ thiết kế cho nha sĩ nhằm quản lý phòng khám một cách hiệu quả, tiết kiệm mà vẫn đem về doanh thu cao.
— — — — — — — — — — — —
Tìm hiểu thêm về Dentalflow chúng tôi tại:
Phần mềm nha khoa DentalFlow – Bởi nha sĩ, vì nha sĩ!
👉 Click đăng kí tài khoản và sử dụng miễn phí ngay hôm nay!
Website: https://dentalflow.vn/
Hotline: 092 774 1985
Facebook: https://www.facebook.com/dentalflowvn
Youtube: https://www.youtube.com/c/DentalFlow
