Muốn mở một phòng khám nha thì cần phải tốn những khoản phí nào? Làm sao để quản lý các chi phí đó một cách liệu quả nhất? Tiết kiệm 30% chi phí cũng không khác gì việc tăng thêm 30% lợi nhuận. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ các khoản chi cơ bản trong phòng khám nha khoa và cách tối ưu những chi phí này.
1. Chi phí mở phòng khám nha là bao nhiêu?
Chi phí mở phòng khám nha bao gồm rất nhiều loại, từ chi phí đầu tư cố định khổng lồ ban đầu cho tới vô vàn khoản chi phí vận hành hàng ngày. Để quản lý chi phí này tốt nhất bạn nên chẻ nhỏ từng khoản một để quản lý sát sao và giảm bớt lãng phí.
1.1. Chi phí tiền lương
Theo số liệu thống kê và tình hình thực tế, mức lương dành cho nhân sự là một trong các chi phí tốn kém nhất của phòng khám. Mức lương trung bình của một nha sĩ ở phòng khám tư nhân ở khoảng 10 – 12 triệu khi mới ra nghề và lên tới 50-80 triệu tùy theo hiệu quả và cường độ công việc. Một phòng khám nha khoa cơ bản 3-5 ghế khám thường bao gồm lượng nhân sự như sau:
- 2 bác sĩ nha khoa – Quỹ lương 100-150 triệu/ tháng
- 2 trợ thủ – Quỹ lương 16-24 triệu/ tháng
- 2 lễ tân – Quỹ lương 6-8 triệu / tháng
- 1 kế toán – Quỹ lương 8-12 triệu/ tháng
Nói chung mức lương thưởng cho đội ngũ nhân sự phòng khám thường chiếm 25% chi phí phòng khám và nên khống chế ở mức tối đa là 30% tổng chi phí
1.2 Chi phí vật tư trang thiết bị
Chi phí vật tư trang thiết bị bao gồm chi phí mua các loại máy móc, thiết bị nha khoa cố định ban đầu và chi phí sử dụng các vật liệu nha khoa biến đổi hàng tháng.
Các loại máy móc cơ bản bao gồm:
- Ghế khám, ghế răng
- Máy nén khí, máy bơm để vận hành các công cụ làm sạch, máy khoan nha khoa, đèn trám, máy cạo vôi răng, máy khoan đặt trụ implant, máy hút phẫu thuật.
- Các công nghệ hiện đại như máy khoan laser, hệ thống X-quang kỹ thuật số, mão răng đơn CEREC, sàng lọc ung thư miệng VELscope, thiết bị đo chiều dài ống tủy,máy quét laser và các dụng cụ nha khoa đi kèm
- Dụng cụ tiệt trùng như máy sấy, lò hấp, tủ tiệt trùng…
- Máy tính, Ipad
Theo khảo sát của DentalFlow, các phòng khám tư nhân vừa và nhỏ thường mua các thiết bị từ Hàn Quốc, Trung Quốc, hoặc trang thiết bị y tế được lắp ráp tại Việt Nam, hoặc thuê lại các máy móc công nghệ cao để giảm chi phí. Đây là hướng đầu tư phổ biến do máy móc mới nhập nguyên chiếc từ các nước G7 sẽ có giá rất cao, khấu hao chậm.
Chi phí biến đổi ở các vật tư đặt xưởng tiêu hao theo thủ thuật bao gồm mão răng, hàm duy trì, thun tách kẽ, sáp nha khoa…
Nếu được quản lý chặt chẽ và giảm bớt sai sót, lượng vật tư tiêu hao có thể giảm đáng kể từ đó tiết kiệm tương đối chi phí biến đổi vật tư hàng tháng.
1.3 Chi phí mặt bằng
Dù là mua hay thuê thì phòng khám cũng phải sở hữu mặt bằng đủ lớn để thỏa mãn các điều kiện mở phòng khám nha như sau:
- Địa điểm phòng khám rõ ràng, tách biệt với gia đình.
- Trường hợp thực hiện thủ thuật, bao gồm cả kỹ thuật cấy ghép răng (implant) thì phòng thủ thuật phải có diện tích ít nhất là 10 m2
- Trường hợp phòng khám chuyên khoa răng – hàm – mặt có hơn 01 ghế răng thì phải bảo đảm diện tích cho mỗi ghế răng ít nhất là 5 m2
- Đảm bảo có đầy đủ địa điểm, cơ sở vật chất để tiến hành khử trùng trong trường hợp có những dụng cụ y tế sử dụng lại.
Tùy theo giá cả thuê mặt bằng ở từng địa phương thì chi phí thuê mặt bằng nha khoa có thể dao động từ 10-80 triệu/ tháng.
1.4 Chi phí Marketing
Trong hoàn cảnh các phòng khám cạnh tranh như hiện nay, chi phí Marketing nha khoa chiếm yếu tố sống còn, bao gồm:
- Chi phí các chương trình khuyến mại (voucher, giảm giá)
- Chi phí quảng cáo truyền thống ( tờ rơi, băng rôn, quảng cáo truyền hình địa phương)
- Chi phí quảng cáo online: Facebook Ads , Google Ads , website, youtube, PR trên báo.
Chi phí marketing thông thường chiếm 25 – 50% tổng chi phí hàng tháng.
1.5 Chi phí khác
Ngoài ra những chi phí phát sinh bao gồm: bảo hiểm sơ suất, gia hạn giấy phép hành nghề nha khoa, phí hiệp hội nha khoa , chi phí giáo dục đào tạo… đều là chi phí hàng năm.
2. Giải pháp quản lý chi phí phòng khám răng hàm mặt
2.1 Sử dụng quy trình
Có một quy trình làm việc rõ ràng giữa các nhân viên trong một nhóm và giữa các nhóm trong một phòng khám là vô cùng quan trọng. Bên cạnh việc tạo ra một chất lượng dịch vụ hiệu quả khi có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bên thì việc có một quy trình làm việc rõ ràng còn giúp bạn tối ưu được chi phí vận hành. Thật vậy, bất kì một sự lệch nhịp nào trong quá trình phối hợp công việc đều có thể dẫn tới việc bạn phải tăng chi phí cho việc vận hành cỗ máy phòng khám. Vì thế nên, rất cần thiết để phải tạo ra một quy trình làm việc cố định, làm căn bản cho các hoạt động công việc của nhân viên.
Quy trình làm việc cho nhân viên là định hình lên những hoạt động mà họ làm lặp đi lặp lại hàng ngày. Khi lập ra được một quy trình làm việc rõ ràng, bạn sẽ có thể kiểm soát được mức độ làm việc của nhân viên. Cùng với các phần mềm giúp giảm thao tác, giảm công di chuyển các địa điểm trong phòng khám, nhân viên có thể rảnh tay và bớt đi khối lượng công việc thủ công đáng kể.
Một ví dụ về quy trình làm việc phòng khám nha khoa với phần mềm quản lý DentalFlow
Vì nhân sự chiếm một tỉ lệ lớn trong chi phí hoạt động của phòng khám nên việc có một quy trình làm việc rõ ràng và tiến hành đào tạo nhân sự trong nhóm sẽ là một hoạt động rất hợp lý. Dưới đây là một số gợi ý của DentalFlow:
- Với các nha sĩ và lãnh đạo từng bộ phận, hãy soạn ra một bản quy trình riêng cho đội nhóm của mình bằng văn bản. Sau đó trực quan hóa bằng các phần mềm để đảm bảo việc khám – điều trị tuân theo quy trình đúng – chính xác và giảm thiểu sai sót.
- Chủ phòng khám nên tổ chức các buổi đào tạo quy trình làm việc liên tục, hoặc giao nhiệm vụ này cho một thành viên mà bạn tin tưởng trong nhóm hoặc cũng có thể mời những chuyên gia đào tạo từ bên ngoài, trao đổi với chuyên gia về quy trình làm việc mà bạn kì vọng để lắng nghe lời khuyên.
- Số hóa hồ sơ bệnh án, quy trình niềng răng, các ca bệnh khó… làm kho tài liệu số để các thế hệ nhân viên dễ dàng tìm kiếm và tra cứu. Hãy tạo việc đọc, nghiên cứu về quy trình làm việc như một chuẩn mực văn hóa của phòng khám mỗi khi có nhân viên mới.
Chưa kể, việc có sẵn một quy trình làm việc cứng sẽ giúp bạn duy trình hoạt động phòng khám ổn định khi có sự biến động về nhân sự. Dù nhân sự cũ nghỉ, quy trình và công nghệ vẫn có sẵn, nhân viên mới dễ dàng thay thế và hòa nhập với công việc.
2.2 Tối ưu hóa các chiến lược tiếp thị
Việc làm truyền thông thương hiệu hay marketing với các phòng khám hiện nay tại Việt Nam cũng đã từng bước được quan tâm. Nhưng điều quan trọng hơn cả là chi phí tiếp thị của bạn cần được đầu tư vào các chiến lược phù hợp và hiệu quả.
Tối ưu hóa các hoạt động marketing giúp tiết kiệm chi phí hiệu quả
- Đầu tiên bạn cần hệ thống được dữ liệu bệnh nhân. Những dữ liệu như thông tin cơ bản,tiền sử bệnh, bệnh án chi tiết, đều là mỏ vàng quý giá để bạn cá nhân hóa việc chăm sóc khách hàng, từ đó đưa ra các chương trình khuyến mại hoặc thông điệp ấn tượng tới họ. Với phần mềm chăm sóc khách hàng nha khoa, bạn sẽ có cơ sở để hiểu sâu sắc khách hàng của mình và đưa ra chiến lược tiếp thị phù hợp.
- Đặc biệt là bạn hãy tận dụng công nghệ kết hợp các kênh marketing tốn ít chi phí, ví dụ như sử dụng Zalo ZNS để chăm sóc lại khách hàng cũ hoặc những khách hàng đột ngột hủy hẹn. So với kênh SMS Brandname, Zalo ZNS chỉ tốn khoảng 1/4 chi phí và bạn chỉ phải trả khi khách hàng đã đọc được tin nhắn.
- Nếu áp dụng hệ thống tự động hóa bạn còn giảm được thời gian thao tác: soạn – gửi – trả lời tin nhắn khách hàng. Khi áp dụng quy trình chuẩn cùng công nghệ hỗ trợ, nhiều phòng khám mất thêm 300-500 ngàn/ tháng nhưng có thể bớt đi 2 trợ thủ, 1 lễ tân, tương đương mức chi phí 21-30 triệu / tháng!
2.3 Quản lý hiệu quả các vật tư răng hàm mặt
Để biết được vật tư nào nằm trong kế hoạch chi tiêu phù hợp thì bạn cần phải trả lời những câu hỏi sau:
- Làm thế nào để có thể đặt hàng từ nguồn cung cấp
- Phòng khám của bạn cần mua những gì?
- Mua chúng ở đâu?
- Và quy trình đó được vận hành như thế nào?
Hãy tạo ra một hệ sinh thái của riêng phòng khám của bạn. Ở nơi đó tất cả những hoạt động mua hàng, hay bán hàng của nhà cung cấp đều hoạt động. Các chi nhánh phòng khám nha khoa của bạn đều mua bán vật tư trên đó và bạn hoàn toàn có thể kiểm soát điều này.
Khi trao đổi mua bán, các dữ liệu của một lần giao dịch sẽ được lưu lại và bạn hoàn toàn có thể tổng kết ra được, vật tư nào được mua với số lượng bao nhiêu để cân đối thu chi lại cho từng tháng. Các hành vi mua bán của bất kì nhân viên nào cũng sẽ được theo dõi, lưu lại, và tránh được việc thất thu ngân sách.
Quản lý vật tư phòng khám nha hiệu quả giúp tối ưu chi phí
Lưu ý về cách lưu trữ dữ liệu vật tư:
- Lên một danh sách thật chi tiết, đầy đủ về các trang thiết bị và cơ sở vật chất cần chuẩn bị.
- Tất cả các sản phẩm sử dụng yêu cầu phải rõ xuất xứ, có hạn sử dụng rõ ràng. Quan trọng nhất là đều được kiểm định bởi bộ y tế.
- Phân loại kĩ càng các vật dụng tùy theo mục đích sử dụng. Ví dụ: đồ vệ sinh, đồ trực tiếp chữa bệnh, thuốc, trang thiết bị công nghệ…
- Danh sách người phụ trách quản lý hàng hóa.
Mọi hoạt động mua sắm vật tư bạn nên nhập liệu để phần mềm thống kê và và báo cáo. Vật tư nào phòng khám mua nhiều? Vật tư đó trung bình mỗi tháng sẽ nhập vào bao nhiêu là đủ? Trung bình bạn sẽ có bao nhiêu bệnh nhân đến phòng khám một tháng? Từ đó bạn có thể ước tính được số lượng vật tư cần thiết cho phòng khám của bạn mà không quá lo lắng về việc nhập thừa hay nhập thiếu số hàng cần thiết.
Nếu bạn ước tính được mỗi tháng có 25 bệnh nhân ghé vào phòng khám của bạn, khi đó bạn không thể nào quyết định mua vật tư để phục vụ cho tận 100 người. Vì thế nên khi bạn quyết định mua hàng dựa trên các tư liệu đã phân tích, bạn sẽ có quyết định mua nguyên vật liệu một cách chính xác, tiết kiệm hơn. Bạn sẽ quản lý được dòng tiền và các chi phí hoạt động tốt hơn rất nhiều mà không sợ quá phung phí hay quá tiết kiệm.
Có rất nhiều các nền tảng công nghệ hiện đại hoàn toàn có thể giúp các chủ phòng khám kiểm soát tối ưu được chi phí vận hành, từ đó tăng doanh thu đáng kinh ngạc. Không cần dành thời gian tạo lập và quản lý riêng lẻ với từng file excel, các chủ phòng khám nha hoàn toàn có thể quản lý trang thiết bị một cách nhanh chóng và cực kì hiệu quả với phần mềm DentalFlow.
Như vậy, DentalFlow đã chia sẻ lại toàn bộ kinh nghiệm thực tế của mình sau khi đã hỗ trợ hàng nghìn phòng khám lớn nhỏ trên cả nước về quản lý chi phí phòng khám nha. Hi vọng với những kinh nghiệm quản lý phòng khám nha khoa của DentalFlow sẽ giúp cho các chủ phòng khám kiểm soát tốt được các chi phí vận hành, từ đó có những hoạt động kinh doanh hiệu quả.
— — — — — — — — — — — —
Tìm hiểu thêm về Dentalflow chúng tôi tại:
Phần mềm nha khoa DentalFlow – Bởi nha sĩ, vì nha sĩ!
👉 Click đăng kí tài khoản và sử dụng miễn phí ngay hôm nay!
Website: https://dentalflow.vn/
Hotline: 092 774 1985
Facebook: https://www.facebook.com/dentalflowvn
Youtube: https://www.youtube.com/c/DentalFlow
