9 bước quản lý vật tư đặt xưởng nha khoa - Kèm mẫu tải về dùng được ngay

Vật tư đặt xưởng nha khoa rất quan trọng trong hoạt động của một phòng khám. Một phòng khám hoạt động hiệu quả sẽ không thể nào thiếu đi những vật tư chất lượng hỗ trợ bác sĩ tiến hành công việc. Đồng thời với đó, việc mua, nhập kho, xuất kho các vật tư nha khoa cũng sẽ ảnh hưởng tới chi phí vận hành phòng khám. Việc chi phí vận hành được tiết kiệm và giảm thiểu thì sẽ giúp phòng khám rất nhiều trong các hoạt động kinh doanh.

Thị trường nha khoa càng cạnh tranh, các chủ phòng khám càng cần phải chú ý tới chủ đề tối ưu chi phí. Trong bài viết này, DentalFlow sẽ phác thảo ra 9 bước giúp bạn tối ưu chi phí trong việc quản lý vật tư đặt xưởng nha khoa. Từ đó phương pháp này sẽ giúp cho các chủ phòng khám thiết lập được một nền tảng mua sắm, quy trình vận hành sử dụng vật tư từ phòng khám nhỏ cho đến nhiều chi nhánh để mang lại những hiệu quả tích cực.

1. Tổ chức và tính toán lại việc mua bán vật tư

Trước khi chúng ta có thể tiết kiệm chi phí phòng khám, chúng ta cần phải làm rõ xem chúng ta đã tiêu những gì cho phòng khám của mình. Bước đầu tiên rất đơn giản, hãy kiểm tra lại lịch sử chi tiêu để hiểu rõ về các chi phí cụ thể bạn đã tiêu và gì. Những thông tin này sẽ trở thành nền tảng để giúp bạn quản lý được việc mua bán vật tư đặt xưởng nha khoa. Việc sở hữu những dữ liệu này sẽ là nền tảng giúp cho bạn áp dụng để thành lập được một công thức quản lý bao gồm công thức chính và công thức phụ, thêm một vài công thức chuyên ngành. Để làm cơ sở cho việc làm ra công thức của riêng phòng khám của bạn, bạn cần phải thu thập được thông tin 12 tháng gần nhất chi tiết về chi tiêu mua bán sản phẩm vật tư với các đối tác chính của bạn.

Trong bảng thu thập thông tin chi tiết đó, bạn cần phải có những thông tin cơ bản như: nhà sản xuất ra những vật liệu đó, mô tả hàng hóa, danh mục mặt hàng bạn đã đặt mua, số lượng từng loại, giá của mỗi sản phẩm. Khi đó, hãy trình bày tất cả thông tin thành một bảng tính, phân ra những vật tư chính và vật tư phụ, điều này giúp bạn tiết kiệm được thời gian để có thể tiếp tục các bước tiếp theo.

Ví dụ quản lý danh mục vật tư phòng khám nha khoa

Ban đầu khi sắp xếp lại thành một danh mục, bạn có thể sẽ thấy rất cồng kềnh, nhưng yên tâm rằng qua các bước tiếp theo, công thức tính toán cho việc quản lý các vật tư sẽ ngày càng tinh giản hơn. Bảng tính này được xây dựng trên phép tính cộng tổng. Đây cũng là công thức xuyên suốt toàn bộ 9 bước quản lý này.

2. So sánh các nhà sản xuất và lựa chọn nhà sản xuất phù hợp

Nếu bạn là một khách mua hàng khó tính, hẳn bạn sẽ rất vui khi đọc được thông tin này. Và nếu như bạn không phải là một nhà đàm phán thương mại thì cũng đừng lo lắng. Bước đàm phán giá cả này thực tế rất đơn giản và rất dễ áp dụng. Khi bạn đã xong bảng số liệu tổng hợp các vật tư nha khoa bạn cần mua cho phòng khám, đã đến lúc bạn dựa trên những dữ liệu này để tiết kiệm một số khoản chi tiêu. Vậy tiết kiệm chi phí mua vật tư được thực hiện bằng cách nào?

Hãy bắt đầu bằng việc so sánh giá cả và lựa chọn nhà cung cấp hợp lý. Trước khi quyết định mua hàng, bạn nên bắt đầu với yêu cầu báo giá sản phẩm. Tìm kiếm nhiều nguồn cung sản phẩm và so sánh bảng chào bán của họ. Bước so sánh này sẽ giúp bạn tìm ra được đối tác nào là đối tác tiềm năng của bạn. Một số thông tin khác bạn có thể cân nhắc khi xem xét đối tác bên cạnh giá cả đó là: các địa điểm phân phối có gần phòng khám của bạn không, thời gian vận chuyển sẽ tốn mất bao nhiêu, trang web hỗ trợ doanh nghiệp có không?…

so sánh lựa chọn trong quản lý phòng khám nha khoa

Cần cân nhắc kỹ lưỡng để lựa chọn nhà sản xuất phù hợp cho phòng khám nha khoa

Bên cạnh việc so sánh và cân nhắc các yếu tố về giá, địa lý…, bước này còn giúp bạn xem những ưu đãi của các đối tác phân phối vật tư cho mình và thỏa thuận sao cho hợp lý. Những chương trình như giảm giá khi đặt số lượng lớn, tài trợ phòng khám những dịp đặc biệt, miễn phí vận chuyển, … cũng sẽ là điểm cộng nếu như bạn lựa chọn đối tác để mua bán lâu dài.

Sau khi thu thập được hết các thông tin về việc mua bán đối với các đối tác, bạn cũng cần ghi chú nó trên bảng tính và so sánh những ưu điểm và nhược điểm giữa các đối thủ với nhau. Bảng biểu sẽ giúp bạn dễ dàng nhìn ra, đối tác nào mang đến cho bạn nhiều lợi ích nhất, giúp cho bạn tiết kiệm được chi phí nhiều nhất. Rõ ràng với những đối tác phân phối hàng hóa rẻ hơn, nhiều chương trình ưu đãi hơn thì sẽ giúp bạn tiết kiệm được chi phí nhập hàng hơn.

Gợi ý 1: Với các công ty lớn, mô hình trao đổi hàng hóa rộng thì hình thức đàm phán giá này còn được biết đến là Mô hình định giá minh bạch. Ở đó, các nhà phân phối sẽ cung cấp thông tin về sản phẩm một cách rõ ràng, như nhau ở mọi thị trường và mọi đối tác. Nhưng tuy nhiên, việc minh bạch này thì lại chưa được thực hiện nhiều ở ngành nha khoa. Các đối tác vẫn có thể điều chỉnh giá cả dựa trên số lượng hàng nhập để cân đối lợi nhuận với phía họ.

3. Đàm phán với nhà sản xuất đã chọn

Bước này được coi như là một bước đòn bẩy, để giúp bạn tiết kiệm chi phí quản lý vật tư đặt xưởng nha khoa. Nếu như bước này thực hiện thành công, nó sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều tiền nhất có thể. Hãy sử dụng những ưu thế của bạn so với các nhà sản xuất như tiềm lực kinh doanh, sức mua của phòng khám để đàm phán với các nhà sản xuất. Hi vọng rằng kết thúc cuộc đàm phán, bạn sẽ có thể có được một bản hợp đồng với những điều khoản giúp bạn tối ưu được chi phí nhất có thể.

Vậy quá trình đàm phán nên diễn ra như thế nào? Đầu tiên, hãy nhìn vào bảng so sánh phía trên. Nhìn vào bảng so sánh này, ban đầu ta có thể nghĩ rằng Găng tay của Bob sản xuất và Găng tay của Sammies sản xuất có giá tương đương nhau. Nhưng đó là giá theo từng hộp. Rõ ràng số lượng găng tay trong 1 hộp của hai thương hiệu là khác nhau. Vậy nên khi không tính giá theo hộp mà tính giá trên mỗi găng tay thì Găng tay của Bob sản xuất lại có giá rẻ hơn rất nhiều.

Khi bạn đã có trong tay báo giá của từng nhà sản xuất, bạn sẽ cần gửi lại đề xuất đàm phán giá cả của chính bạn về các danh mục hàng hóa đó. Với những nhà sản xuất mà bạn không định lựa chọn, bạn vẫn có thể khéo léo cho họ những cơ hội để hợp tác với bạn lần sau, trong một dịp hợp lý.

Như trường hợp trên, bạn chọn Vật tư Bob là nhà sản xuất găng tay cho mình. Vậy làm sao để có được một mức giá hời nhất với Bob ? Hãy đàm phán để họ hiểu rằng, bên bạn đang mong muốn tìm được nhà sản xuất để hợp tác lâu dài và đặt hàng từ Bob những số lượng hàng hóa lớn. Và bày tỏ rằng, bạn mong muốn khi nhập với số lượng lớn thì cũng sẽ nhận được những khoản ưu đãi hợp lý. Ví dụ như “Tôi hiện đang đặt hàng khoảng 532 hộp mỗi năm từ bên mình. Hiện nay cũng có 3 bên nữa muốn cung cấp găng tay cho tôi nhưng tôi vẫn muốn lựa chọn bên mình nếu anh có những ưu đãi giá hợp lý hơn. Tôi có rất nhiều bạn bè mở các phòng khám quanh đây và sẽ giới thiệu thêm cho anh nếu anh giảm thêm 500 đồng trên mỗi găng tay nữa..”

đàm phán với nhà sản xuất vật tư nha khoa

Đàm phán thích hợp và hợp tác lâu dài giúp tiết kiệm chi phí phòng khám nha khoa

Gợi ý: Từ bước này bạn có thể rút ra bài học riêng cho phòng khám của mình. Cụ thể, hãy đặt mua hàng hóa ở số lượng nhỏ nhất có thể. Khi bạn đàm phán với các nhà cung cấp, không nên nói rằng bạn đã mua 1.311 hộp găng tay, bởi vì mỗi thương hiệu găng tay có thể có số lượng khác nhau trong từng hộp. Vì vậy, thay vì nói rằng bạn đã mua 1.311 hộp găng tay với số lượng khác nhau, bạn hãy nói rằng bạn đã mua 348.250 găng tay riêng lẻ. Như vậy bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí vật tư.

4. Đừng quên tiếp tục lưu trữ về dữ liệu mua bán của bạn

Khi bạn tiếp tục thực hiện hợp đồng với đối tác, đừng quên lưu lại hết những dữ liệu vào bảng tính Excel hoặc phần mềm của bạn. Việc lưu trữ vẫn tiếp tục phải được thực hiện chi tiết, từ tên sản phẩm, giá thành sản phẩm, nguồn nhập sản phẩm, giá giao hàng,… Bạn sẽ nhanh chóng thấy được từ bảng tính nhà sản xuất nào là hợp lý nhất cho thương hiệu của bạn.

Lưu trữ về dữ liệu mua bán giúp bạn có cái nhìn tổng quan nhất và giúp ích cho các hoạt động sau này

Khi đã lựa chọn được sản phẩm nào là tiết kiệm chi phí tối ưu nhất, bạn còn phải thử nghiệm đánh giá sản phẩm trên chất lượng. Những vật liệu nha khoa chất lượng kém có thể gây ảnh hưởng tới lợi, tủy, và chất lượng điều trị đặc biệt trong phẫu thuật nội nha, implant hoặc niềng răng. Các bác sĩ sẽ trực tiếp sử dụng vật liệu để biết vật liệu nào dễ sử dụng, dễ thao tác và phù hợp với thực hành nha khoa.

5. Tiến hành dùng thử, đánh giá vật tư dự kiến sẽ mua

Để có thể đánh giá những vật tư y tế mà bạn định nhập mua một cách khách quan nhất, tại phòng khám của bạn nên lập ra một nhóm bác sĩ để tiến hành dùng thử sản phẩm. Nếu là phòng khám nhỏ, thì hãy chọn ra một người đảm nhận chính vai trò này. Hãy cẩn thận chọn số lượng cũng như đích danh bác sĩ nếu như bạn muốn kết quả đánh giá vật tư được chính xác nhất và công tâm nhất. Nếu như nhóm bác sĩ đánh giá có số lượng quá nhiều cũng không phải là một ý kiến hay. Số lượng người quá đông sẽ rất khó để cho ra được quyết định cuối cùng. Bên cạnh đó, nếu chọn những bác sĩ chưa có nhiều kinh nghiệm để tiến hành đánh giá thì kết quả cũng sẽ không được chính xác. Bạn nên ưu tiên chọn ra những bác sĩ có tư duy kinh doanh (hiểu biết nhất định về tài chính) và những bác sĩ được chọn phải có ít nhiều ảnh hưởng tới các bác sĩ còn lại trong phòng khám. Sẽ dễ dàng hơn cho bạn khi chỉ định Bác sĩ trưởng của phòng khám trở thành người đứng đầu phụ trách chính công việc này còn các thành viên còn lại trong nhóm có thể là quản lý ở các bộ phận còn lại.

Khi bạn đã thành lập được một đội nhóm chuyên thực hiện việc đánh giá các vật tư y tế thì hãy tiến hành ngay vào việc đánh giá sản phẩm. Thông thường, các chủ phòng khám sẽ rất nóng lòng thực hiện nhiệm vụ này, nhưng lời khuyên của DentalFlow lại cho rằng: bạn không nên nóng vội. Bởi bạn cần phải đảm bảo rằng: các bác sĩ có đủ thời gian để thử nghiệm vật tư ở nhiều trường hợp khác nhau để có được kết luận chính xác và công tâm nhất.

Nên thành lập được một đội nhóm chuyên thực hiện việc đánh giá các vật tư y tế thích hợp cho phòng khám

Có nhiều chủ phòng khám vội vàng, chỉ cần thực hiện thông qua một thử nghiệm là đã sử dụng vật tư y tế đó trong phòng khám của mình. Đó là một sai lầm mà DentalFlow khuyên các chủ phòng khám không nên mắc phải. Để có được kết quả đánh giá chính xác, cần thời gian cho việc ứng dụng trên thực tế để các vật tư đó phát huy được hết hiệu quả cũng như các y bác sĩ có thể kiểm tra được ưu nhược điểm của vật tư đó là gì. Chỉ một vài ngày hay qua một lần thử nghiệm thì không thể nói lên được kết quả chính xác. Việc thúc giục, ép nhân viên phải thực hành nhanh, cho kết quả gấp chỉ khiến cho đội ngũ càng áp lực để cho ra những kết quả hình thức mà thôi.

Với những vật tư được mang ra đánh giá, các bạn có thể đàm phán với nhà cung cấp để họ chuyển giao cho bạn một số sản phẩm mẫu để dùng thử miễn phí. Sẽ không khó để thỏa thuận được điều này, đặc biệt các đối tác đó lại là những đối tác chiến lược. Họ sẽ không dễ gì để mất đi một đơn hàng quan trọng với họ nên việc cho các phòng khám dùng thử sản phẩm là điều dễ thỏa thuận. Sau khi dùng thử sản phẩm mẫu và có kết quả, hãy làm thành một bảng đánh giá sản phẩm. Bạn cần một bảng tính liệt kê ra những danh mục sản phẩm mà bên bạn đang dùng thử của đối tác và có những đánh giá, xếp hạng từ 1 đến 5 cho từng sản phẩm. Thông thường, các cấp độ xếp hạng từ 1-5 sẽ có như sau:

Sản phẩm rất tệ
Sản phẩm dùng thử chất lượng không tương đương với sản phẩm đang sử dụng
Sản phẩm dùng thử chất lượng tương đương với sản phẩm đang sử dụng
Sản phẩm dùng thử tốt hơn sản phẩm hiện đang sử dụng
Sản phẩm dùng thử là sản phẩm tốt nhất từng sử dụng

6. Đánh giá kết quả dùng thử & Chọn đối tác phù hợp nhất

Sau khi quá trình dùng thử hoàn tất, hãy để mỗi bác sĩ tham gia dùng thử gửi lại một bảng đánh giá sản phẩm và dựa vào đó để tìm ra được sản phẩm được đánh giá tốt nhất. Trong bảng đánh giá, các bác sĩ cũng cần cho điểm cho các vật liệu y tế này. Hãy tổng hợp toàn bộ điểm cho các vật tư trong một bảng tính và tính điểm trung bình của từng vật tư y tế (cộng tổng các điểm của toàn bộ bác sĩ và chia cho trung bình số bác sĩ đã tham gia đánh giá).

Nếu điểm kết quả của vật tư đó là từ 3 điểm trở lên thì có thể chuyển tiếp sang Bước 7. Nhưng nếu điểm của vật tư đó từ 2 trở xuống thì chủ phòng khám cần phải tiến hành một vòng thử nghiệm đánh giá khác. Lúc này, chủ phòng khám hãy chuyển sang sản phẩm giá thấp kế tiếp sản phẩm vừa thử nghiệm. Cứ như vậy tiến hành cho đến khi nào tìm được sản phẩm có điểm từ 3 trở lên thì sẽ dừng lại.

7. Tiến hành ứng dụng sản phẩm mới

Khi đội nhóm thẩm định và dùng thử sản phẩm đã chấm điểm cho sản phẩm từ 3 điểm trở lên, đó cũng chính là lúc phòng khám có thể tiến hành thay thế các vật tư cũ thành vật tư mới được duyệt. Công tác thông báo cho các văn phòng và bác sĩ cũng cần được thực hiện đúng để họ nắm được những thay đổi sắp tới. Hãy áp dụng công thức “3 lần”. Hãy thông báo việc áp dụng vật tư y tế mới trong hoạt động của phòng khám 3 lần vào 3 dịp khác nhau. Bởi vì trên thực tế, khi thông báo 2 lần tới các phòng ban hay nhân viên của họ thì khả năng họ quên hoặc hiểm nhầm, thiết sót thông tin là cực kì cao.

Tiến hành dùng thử sản phẩm mới trong phòng khám nha khoa để có đánh giá trực quan nhất

Chắc chắn trong quá trình ứng dụng sẽ có các việc phát sinh. Việc ứng dụng vật tư đặt xường nha khoa mới lúc nào cũng cần thời gian và công sức. Có nhiều nhân viên sẽ chưa quen với việc sử dụng vật tư mới, hoặc do dùng chưa thành thạo nên có thể sẽ chưa ứng dụng vào quá trình khám chữa bệnh cho bệnh nhân,… Vì thế nên hãy tăng cường tuyên truyền, giải thích tại các phòng khám nha khoa của bạn. Những nội dung cụ thể về thông tin vật tư, công bố kết quả dùng thử, điểm số, nơi đặt hàng sản phẩm, nhà phân phối… được truyền thông rõ ràng và rộng rãi. Như vậy nhân viên có thể nắm được rõ ràng thông tin và thêm sự tin tưởng hơn đối với các vật tư mới. Thông thường, lời nhắc thứ nhất và thứ hai chỉ là lời thông báo về việc sắp có một sản phẩm mới sẽ được ứng dụng tại phòng khám (thường sẽ là báo trước 1 tuần). Trong khi thông báo thứ ba sẽ được thông báo vào ngày chính thức mà các vật tư được ứng dụng tại phòng khám. Vào ngày ứng dụng đó, bạn hãy bỏ hết những vật tư cũ đi mà thay vào đó là vật tư mới và kế hoạch theo dõi mới.

8. Dùng phần mềm quản lý vật tư y tế của DentalFlow

Để quản lý kho và vật tư đặt xưởng nha khoa, bạn có thể tham khảo giải pháp quản lý phòng khám phòng khám nha DentalFlow với các tính năng nổi trội như:

Thiết lập nhóm và danh mục vật tư phòng khám.
Quản lý xuất và nhập vật tư.
Báo cáo thống kê tồn kho cập nhật tự động theo thời gian.
Quản lý vật tư tiêu hao phòng khám

9. Tiếp tục thử nghiệm và lặp lại

Bước này rất đơn giản, bạn chỉ cần tiến hành thử nghiệm lặp lại từ bước 1 đối với tất cả các sản phẩm đã được thống kê trong danh mục. Mỗi một lần thử nghiệm này thực tế có thể mất từ 6 đến 18 tháng. Công việc này nên giao cho bộ phận Cung ứng và mua sắm của phòng khám. Họ cần phải thực hiện công tác thử nghiệm này thường xuyên khi mà thị trường liên tục ra các sản phẩm mới với sự biến động không ngừng của giá cả và chất lượng. Điều đó đặt ra một thử thách đối với phòng khám rằng phải làm sao để liên tục cập nhật những sản phẩm mới, chất lượng mới nhưng vẫn cân đối được chi phí vận hành quản lý vật tư y tế. Bằng việc áp dụng 9 bước này, bạn sẽ có thể có được một hệ thống vật tư y tế đảm bảo chất lượng nhưng vẫn tiết kiệm chi phí tối ưu.

File biểu mẫu quản lý thiết bị phòng khám nha khoa của DentalFlow – Tải về dùng được ngay

1. Mẫu danh mục hàng hóa

Ở File đầu tiên trong bảng Excel cần có danh sách những vật tư phòng khám cần quản lý:

Nội dung cần có trong bảng:

Mã hàng hóa: Phòng khám nên có hệ thống mã hóa các sản phẩm
Tên sản phẩm
Đơn vị tính
Ghi chú nếu có
……

2. Mẫu nhập kho

Trong bảng quản lý thông tin vào kho cần có các nội dung sau:

Thời gian mua hàng, ghi cụ thể ngày tháng năm
Số chứng từ ghi nhận hàng nhập
Mã hàng hóa (Tên hàng hóa sẽ được cập nhập tự động vì DentalFlow đã đặt công thức gọi lệnh giúp bạn)
Số lượng nhập
Đơn giá mua vào
Tiền phải trả người bán
Nhà cung cấp
Thông tin khác nếu có