Bùng lịch hẹn ảnh hưởng ít nhiều đến hoạt động và doanh thu của phòng khám, Nha khoa làm thế nào để giải quyết bài toán này?
Là bác sĩ Nha khoa hoặc chủ phòng khám, ắt hẳn bác sĩ đã từng đối mặt với những lí do “bất lực” :
“Chị ơi, hôm nay em ngủ quên mất!”
“Em tưởng là tuần sau chứ?”
“Trời mưa em ngại đi quá nên… hôm khác nha bác!”
“Chị vừa ăn mẹt bún đậu, căng da bụng chùng da mắt, thôi hôm khác nhé!”
“Em xem tarot, nay không thích hợp ra ngoài”
Điều này không chỉ gây ảnh hưởng đến doanh thu mà còn làm gián đoạn quy trình vận hành, gây lãng phí thời gian và tài nguyên.
Vậy làm sao để hạn chế tối đa tình trạng này? Trong bài viết này, DentalFlow sẽ chia sẻ với bác sĩ những bí kíp giúp phòng khám giảm thiểu số lượng bệnh nhân bùng lịch hẹn. Từ đó tối ưu hiệu suất làm việc và gia tăng sự hài lòng của khách hàng.
1. Những lý do khiến bệnh nhân bùng lịch
Để có cách giải quyết hiệu quả, trước tiên chúng ta cần hiểu rõ nguyên nhân vì sao bệnh nhân lại bùng lịch.
1.1. Lý do chủ quan (Từ phía bệnh nhân)
- Quên lịch hẹn: Bệnh nhân đặt lịch từ lâu nhưng không được nhắc nhở, dẫn đến việc quên mất thời gian khám.
- Sợ đau hoặc lo lắng: Nhiều người có tâm lý sợ hãi khi phải đến nha khoa, đặc biệt là những ai từng có trải nghiệm không tốt trước đây.
- Lịch trình thay đổi bất ngờ: Công việc, gia đình, hoặc tình huống đột xuất khiến họ không thể đến đúng hẹn.
- Bị ốm hoặc có vấn đề sức khỏe: Cảm cúm, sốt, hoặc vấn đề cá nhân khác khiến họ không thể đến khám.
- Thiếu động lực: Một số bệnh nhân cảm thấy triệu chứng không nghiêm trọng và quyết định hoãn hoặc hủy lịch khám.
>>> Xem thêm: 5 nguyên nhân khách hàng Nha khoa hủy lịch hẹn
1.2. Lý do khách quan (Từ phía phòng khám)
- Không có hệ thống nhắc lịch chuyên nghiệp: Việc chỉ nhắc miệng hoặc nhắn tin thủ công dễ khiến bệnh nhân quên mất lịch hẹn.
- Dịch vụ chăm sóc khách hàng chưa đủ hấp dẫn: Bệnh nhân không cảm thấy được quan tâm, dẫn đến tâm lý không mặn mà với việc quay lại khám.
- Quy trình đặt lịch rườm rà: Nếu bệnh nhân gặp khó khăn khi đặt hoặc đổi lịch, họ có thể bỏ qua luôn.
- Không có chính sách quản lý lịch linh hoạt: Khi bệnh nhân bùng lịch, phòng khám không có cách để điền chỗ trống hoặc sắp xếp bệnh nhân khác vào thay thế.
2. Bí kíp giúp phòng khám hạn chế bệnh nhân bùng lịch hẹn
2.1. Áp dụng hệ thống nhắc hẹn tự động
Cách đơn giản nhất để giảm thiểu bệnh nhân bùng lịch là sử dụng phần mềm quản lý nha khoa có chức năng nhắc hẹn tự động như DentalFlow. Hệ thống này sẽ:
- Gửi tin nhắn nhắc lịch qua Zalo, SMS, Email trước 1-2 ngày.
- Cho phép bệnh nhân xác nhận hoặc dời lịch ngay trên ứng dụng.
- Gửi thông báo trước giờ hẹn để đảm bảo bệnh nhân nhớ.
Bằng cách này, bệnh nhân sẽ không còn lý do để quên lịch hẹn nữa!
>>> Tìm hiểu thêm: CSKH Đa kênh trên DentalFlow
2.2. Xây dựng chính sách hủy & hoãn lịch rõ ràng
Hãy đảm bảo phòng khám có chính sách hủy hoặc hoãn lịch rõ ràng, thông báo đến bệnh nhân ngay từ lần đặt lịch đầu tiên. Ví dụ:
- Yêu cầu bệnh nhân báo trước ít nhất 24 giờ nếu muốn hoãn lịch.
- Có ưu đãi nhỏ cho những bệnh nhân đúng giờ và tuân thủ lịch hẹn.
2.3. Chăm sóc khách hàng chủ động
Không phải cứ đợi đến sát ngày hẹn mới liên hệ bệnh nhân. Phòng khám nên:
- Gửi tin nhắn nhắc nhở về lợi ích của việc khám đúng hẹn.
Tin nhắn nhắc lịch hẹn chỉ sau 1 click được gửi đi
- Theo dõi lịch sử điều trị để tư vấn chủ động, giúp bệnh nhân thấy mình được quan tâm.
- Nhắn tin hoặc gọi điện hỏi thăm sau điều trị để tạo kết nối lâu dài.
2.4. Đơn giản hóa quy trình đặt và đổi lịch hẹn
Nếu bệnh nhân muốn đổi lịch mà phải gọi điện nhiều lần hoặc chờ lâu, họ có thể chọn cách… không đến luôn. Để tránh điều này, phòng khám nên:
- Hỗ trợ khách hàng đổi lịch nhanh chóng (cách này cần phương pháp check lịch hẹn của các bác sĩ phụ trách một cách tự động, theo dõi lịch trống hợp lí)
Phần mềm DentalFlow quản lý lịch hẹn tự động thông minh
- Hỗ trợ nhiều kênh đặt lịch như Facebook, hotline, ứng dụng di động.
2.5. Tạo trải nghiệm tích cực và gắn kết cảm xúc
Bệnh nhân trung thành thường ít bùng lịch hơn. Vì vậy, hãy tạo ra sự gắn kết bằng cách:
- Đưa ra chương trình khách hàng thân thiết với ưu đãi hấp dẫn.
- Cá nhân hóa dịch vụ bằng cách ghi nhớ thông tin & sở thích của bệnh nhân.
Phần mềm DentalFlow cho phép ghi chú thông tin cá nhân hóa
- Tạo không gian phòng khám thân thiện, thoải mái để họ muốn quay lại.
Kết Luận
Bệnh nhân bùng lịch là vấn đề mà mọi phòng khám nha khoa đều gặp phải, nhưng với những bí kíp trên, bác sĩ có thể giảm thiểu tình trạng này một cách đáng kể. Để bắt đầu quy trình vận hành phòng khám hiệu quả, lời khuyên cho các bác sĩ hãy kết hợp các tác vụ tự động để tối ưu thời gian, tăng công suất làm việc.
Nếu bác sĩ quan tấm giải pháp toàn diện để quản lý lịch hẹn và chăm sóc khách hàng, DentalFlow là lựa chọn hoàn hảo giúp Nha khoa tự động hóa quy trình và hạn chế tối đa tình trạng bệnh nhân bùng lịch. Hãy để công nghệ giúp phòng khám hoạt động hiệu quả hơn!
— — — — — — — — — — — —
Tìm hiểu thêm về DentalFlow chúng tôi tại:
Giải pháp quản trị nha khoa DentalFlow – Bởi nha sĩ, vì nha sĩ!
Facebook: https://www.facebook.com/dentalflowvn
Youtube: https://www.youtube.com/@DentalFlow
Hotline: 0927741985
