Chỉ một lần quên lịch hẹn, Nha khoa có thể bỏ lỡ bệnh nhân mãi mãi

Có khách hàng đã khó, nhưng giữ chân khách hàng lại còn khó hơn nếu như Nha khoa không biết cách!

Trong ngành nha khoa, một nụ cười hài lòng có thể lan tỏa đến hàng trăm người khác. Nhưng chỉ một lần khiến khách hàng thất vọng, phòng khám hoàn toàn có thể đánh mất cả một cộng đồng người bệnh tiềm năng. Đơn giản chỉ vì quên một lịch hẹn.

Một lịch hẹn bị quên, một cơ hội bị đánh mất

Đã bao giờ bác sĩ thử thử đặt mình vào vị trí của một bệnh nhân.

Bác sĩ sắp xếp công việc, xin nghỉ một buổi chiều, vượt qua tắc đường để đến phòng khám vào một ngày hè Tháng 6. Nhưng khi vừa đến nơi, check-in với lễ tân và nhận được ánh mắt bối rối:

“Em xin lỗi, bác sĩ A hôm nay nghỉ phép, bên em quên không ghi lại. Lịch hẹn của anh các bạn chưa đưa lại vào hệ thống ạ. Ngày mai anh có thể đến lại được không ạ?”

Chỉ một câu “bên em quên”, cảm xúc của khách hàng lập tức thay đổi:

Thất vọng
Mất niềm tin
Quyết định không quay lại

Với những khách hàng khó tính hơn, tình huống đó còn dẫn đến những phản ứng tiêu cực, khiếu nại, đánh giá xấu và… “cắt đứt” mọi cuộc hẹn sau này.

Hậu quả không chỉ là mất một bệnh nhân

Một khách hàng rời đi âm thầm không chỉ khiến Nha khoa mất doanh thu một lần khám. Mà còn là:

Mất đi người giới thiệu tiềm năng
Suy giảm uy tín trong mắt khách hàng
Tăng rủi ro bị đánh giá tiêu cực trên mạng xã hội và Google Maps
Ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của cả đội ngũ

Và điều đáng tiếc nhất: Tất cả chỉ vì một lỗi nhỏ: Quên lịch hẹn.

Lý do thực sự nằm ở đâu?

Có 2 lý do chính mà chúng tôi nhận thấy ở nhiều phòng khám hiện tại:

Lý do 1: Quy trình làm việc giữa các phòng ban chưa được thống nhất

Ví dụ: Lễ tân ghi nhận lịch hẹn nhưng không kịp truyền thông tin cho phụ tá hoặc bác sĩ, dẫn đến tình trạng bỏ sót hoặc trùng lịch. Hay bác sĩ nghỉ phép nhưng chỉ báo lại cho Trợ thủ, không có thông báo chung hay cho quản lý.

Lý do 2: Hệ thống quản lý công việc không hiệu quả

Nhiều phòng khám vẫn đang quản lý lịch hẹn bằng sổ giấy, Excel hoặc tin nhắn rời rạc trên Zalo, Messenger. Việc thiếu liên kết, không có hệ thống nhắc lịch tự động khiến lịch hẹn dễ bị bỏ sót, hoặc nhầm lẫn giờ, bác sĩ.

Vì thế, đôi khi không phải lỗi của cá nhân nào – mà là vấn đề vận hành hệ thống.

Chỉ cần Nha khoa sẵn sàng thay đổi, Giải pháp luôn sẵn có!

Quy trình chưa hợp lý? Hãy xây dựng lại quy trình, liên tục có các chương trình đào tạo tại các phòng ban

>>> Nhận tài liệu: Cẩm nang xây dựng phòng khám 4.0

Hệ thống quản lý chưa hiệu quả? Một phần mềm quản lý nha khoa hiện đại xử lý mọi bài toán:

Lưu trữ và đồng bộ lịch hẹn tập trung
Tự động gửi tin nhắn nhắc lịch cho bệnh nhân qua Zalo, SMS hoặc App
Hạn chế tối đa nhầm lẫn, quên lịch, chồng lịch
Tăng trải nghiệm khách hàng chuyên nghiệp, chu đáo

DentalFlow đang giúp hàng trăm phòng khám giải quyết triệt để bài toán “quên lịch hẹn” nhờ tính năng:

✅Nhắc lịch hẹn tự động: Đúng người, đúng thời điểm, đúng kênh

✅Giao diện lịch trực quan” Dễ dàng theo dõi lịch theo bác sĩ, ghế khám, ca làm

✅Tích hợp Zalo OA, SMS Brandname – Kết nối liên tục với bệnh nhân trước – trong – sau điều trị

Kết luận

Trong thời đại dịch vụ quyết định lòng trung thành, một trải nghiệm tệ có thể xóa nhòa 10 trải nghiệm tốt. Vì vậy, đừng để chỉ một lần quên lịch hẹn khiến Nha khoa mất đi bệnh nhân mãi mãi.

Hãy để công nghệ hỗ trợ Nha khoa trong việc nhỏ để phòng khám tập trung vào điều lớn lao hơn: Chăm sóc và giữ chân bệnh nhân bằng sự chuyên nghiệp và tận tâm.