Lập lịch hẹn trong Nha khoa là hoạt động gì?

Khảo sát thu được từ gần 300 bác sĩ Nha khoa, chúng tôi nhận thấy, có tới khoảng 26% các bác sĩ chưa hiểu rõ được hoạt động Lập lịch hẹn. Hầu hết cho rằng Lập lịch hẹn đơn giản là nhân sự nhận đặt lịch từ khách hàng, thêm vào lịch cho bác sĩ nào có lịch trống. 

Tuy nhiên, hoạt động lập lịch hẹn cần nhiều bước hơn thế! Bác sĩ cần làm thế nào để tối ưu hoạt động này, tăng trực tiếp doanh thu của phòng khám. 

Tại bài viết này, chúng tôi sẽ đưa ra 3 nội dung dễ hình dung về hoạt động Lập lịch hẹn Nha khoa:

• Khái niệm Lập lịch hẹn trong Nha khoa
• Ai là người phụ trách Lập lịch hẹn trong Nha khoa
• Các bước cơ bản Lập lịch hẹn trong Nha khoa

1. Khái niệm Lập lịch hẹn trong Nha khoa

Lập lịch hẹn trong Nha khoa là hoạt động phân bổ hiệu quả lịch hẹn của khách hàng phù hợp với công việc, nguồn lực tại phòng khám, dựa trên dữ liệu bệnh án và Quy trình hoạt động của Nha khoa. 

Hiểu đơn giản, Lập lịch hẹn là kết hợp của 2 nhiệm vụ:

Hoạt động Lập lịch hẹn này diễn ra hiệu quả khi và chỉ khi:

• Đảm bảo ghế khám được lấp đầy trong ngày
• Bác sĩ và nhân sự phòng khám không phải vội vã, áp lực hoặc quá rảnh không có việc để làm.
• Khách hàng không phải chờ đợi khi đến thăm khám, điều trị
• Dựa trên Lập lịch hẹn, dễ dàng chốt kế hoạch điều trị với khách hàng. 

2. Ai là người phụ trách Lập lịch hẹn trong Nha khoa?

Đối với hoạt động Lập lịch hẹn, cần sự phối hợp của tất cả bộ phận trong phòng khám. Tuy nhiên, vẫn sẽ có 1 người chịu trách nhiệm chính. Người này được gọi là: Người điều phối lịch hẹn. Vị trí này đảm nhiệm thường là Quản lý phòng khám, Trợ thủ hoặc chính bác sĩ. 

Để có thể Lập lịch hẹn hiệu quả, người phụ trách cần chuẩn bị các kỹ năng như:

• Kỹ năng Phân loại khách hàng
• Kỹ năng Tư duy và Tổ chức quản lý thời gian 
• Kỹ năng Giải quyết vấn đề, xử lý linh hoạt các phát sinh
• Kỹ năng điều phối, kết nối các bộ phận

Ngoài ra, trong xu thế hiện đại ngày nay, việc ứng dụng công nghệ trong vận hành đã trở nên phổ biến, thì Kỹ năng Sử dụng phần mềm Quản lý sắp xếp lịch hẹn Nha khoa cũng rất cần thiết.

Các bác sĩ có thể tham khảo các đơn vị cung cấp phần mềm quản lý nha khoa tích hợp tính năng Quản lý lịch hẹn dễ sử dụng và tối ưu được năng suất làm việc. 

Màn hình phân loại trạng thái khách hàng theo lịch hẹn trên Phần mềm quản lý Nha khoa DentalFlow

3. Các bước cơ bản Lập lịch hẹn trong Nha khoa 

Với mỗi phòng khám sẽ có quy trình Lập lịch hẹn khác nhau, phù hợp cách vận hành và quy mô Nha khoa. Dựa trên khái niệm của Lập lịch hẹn là hoạt động bao gồm Phân loại khách hàng tiềm năng và Thiết lập, sắp xếp lịch hẹn thì có 4 bước cơ bản trong Quy trình Lập lịch hẹn Nha khoa:

3.1. Bước 1: Xác định mục tiêu doanh thu

Mục tiêu ở đây nên được phân bổ chi tiết từ Năm, Tháng, Tuần và Ngày. Lưu ý, đã là mục tiêu cần có số liệu bám sát thực tế. 

Công thức SMART trong xác định mục tiêu thường được các phòng khám Nha khoa ứng dụng. Bác sĩ có thể tham khảo công thức này khi xác định mục tiêu doanh thu cho phòng khám

3.2. Bước 2: Chuẩn hóa dữ liệu khách hàng

Dữ liệu khách hàng đã được nhập đầy đủ và lưu trữ thống nhất, tập trung để bước này diễn ra nhanh chóng, chính xác. Thường bộ phận Lễ tân/CSKH sẽ thực hiện ghi chép lại các thông tin này bao gồm:

• Thông tin cá nhân: Tên, tuổi, SĐT, địa chỉ, sở thích, đặc điểm
• Lịch sử điều trị: Khám tư vấn, kế hoạch điều trị, tiến trình thực hiện
• Lịch sử tương tác: Phản hồi và cảm xúc của khách hàng

3.3. Bước 3: Phân loại khách hàng tiềm năng

Mỗi phòng khám sẽ có cách xếp khách hàng và đánh giá mức độ tiềm năng khác nhau. Không có 1 quy chuẩn nào cho việc phân loại khách hàng tiềm năng tại các phòng khám.

Tuy nhiên cần phải làm kỹ bước này, vì với mỗi nhóm khách hàng sẽ có tính cách khi đưa ra quyết định Kế hoạch điều trị tại nha khoa. Thời gian thăm khám, tư vấn với từng nhóm khách hàng cũng khác nhau. Phân loại khách hàng sẽ giúp bác sĩ sắp xếp lịch hẹn phù hợp với lịch làm việc trong ngày. 

Phần mềm quản lý Nha khoa hỗ trợ Phân loại khách hàng tiện lợi, nhanh chóng

3.4. Bước 4: Liên hệ, sắp xếp lịch hẹn

Việc tiếp theo đó là bộ phận Lễ tân/CSKH sẽ liên hệ với các khách hàng tiềm năng, khách hàng đặt lịch để xác nhận, sắp lịch hẹn phù hợp cho cả khách hàng và bác sĩ.  

Lưu ý, khi sắp xếp lịch hẹn, người điều phối nên ưu tiên những khách hàng có khả năng mang lại doanh thu cao

Xem thêm: Nghệ thuật sắp xếp lịch hẹn trong Nha khoa

KẾT LUẬN

Qua bài viết, DentalFlow mong rằng các bác sĩ đã nắm được Lập lịch hẹn trong Nha khoa là hoạt động như thế nào, ai là người thực hiện và các bước cơ bản xây dựng quy trình này như thế nào. 

Đây là hoạt động đầu tiên trong quá trình vận hành 1 làm việc của phòng khám. Vì thế, nó cần được diễn ra trơn tru và hiệu quả. Bên cạnh thao tác thủ công thì một giải pháp công nghệ như phần mềm quản lý sẽ tối ưu rất nhiều, giúp tiết kiệm tối đa thời gian làm việc. 

Trong các buổi chia sẻ và đào tạo của DentalFlow, chúng tôi hỗ trợ Nha khoa thành thạo kỹ năng Lập lịch hẹn, nâng cao tỉ lệ chấp thuận kế hoạch điều trị. Nếu Nha khoa có nhu cầu Tư vấn 1-1, hãy liên hệ với chúng tôi để đặt lịch.

DentalFlow luôn đồng hành cùng Nha khoa trên hành trình phát triển!