Là những người đầu tiên tiếp xúc với khách hàng, nhân sự, Lễ tân có thể được coi là “Bộ mặt của nha khoa”. Vì thế việc đào tạo lễ tân nha khoa liên tục, thường xuyên là một việc rất cần thiết và quan trọng.
1. Lễ tân trong nha khoa làm gì?
Nhân sự Lễ tân giữ một vai trò quan trọng trong phòng khám. Tại vị trí này, sẽ có những yêu cầu riêng trong nghề và có trách nhiệm cho các nghiệp vụ cơ bản như:
- Tiếp đón khách đến phòng khám;
- Lên lịch, sắp xếp và nhắc lịch hẹn;
- Thanh toán sau khi hoàn tất dịch vụ;
- Tổng kết và báo cáo doanh thu hằng ngày.…
Trên thực tế, tại nhiều phòng khám, đặc biệt các Nha khoa có quy mô nhỏ, một phụ tá thường sẽ kiêm nhiệm thêm vai trò lễ tân, nhân viên thanh toán. Tuy nhiên, điều này chỉ phù hợp với khi quy mô phòng khám còn nhỏ, khối lượng công việc ít.
Một khi phòng khám mở rộng thêm quy mô, khách đến đông hơn thì vị trí Lễ tân bắt buộc phải được chuyên môn hóa để đảm bảo hoạt động đón tiếp, chăm sóc bệnh nhân được chuyên nghiệp, chỉn chu.
2. Thực trạng đào tạo lễ tân trong nha khoa tại Việt Nam hiện nay
DentalFlow chúng tôi đã có những khảo sát, tìm hiểu thực tế tại gần 150 nha khoa cùng trao đổi với gần 170 chủ, quản lý phòng khám và thấy rằng, việc đào tạo lễ tân tại các nha khoa ở Việt Nam hiện nay chưa được quan tâm, chú trọng.
Mặc dù các phòng khám biết rằng nhân viên Lễ tân là bộ phận quan trọng, nhưng ngoại trừ những yêu cầu cơ bản đối với vị trí này như:
- Bằng cấp
- Kỹ năng tin học, văn phòng, ngoại ngữ cơ bản
- Kỹ năng mềm
- Một số yêu cầu về phẩm chất đạo đức nghề nghiệp
Thì hầu hết các nha khoa “quên mất” không có những quy chuẩn, quy trình đào tạo chuyên môn sâu.
Có thể, nhiều nha khoa nghĩ rằng việc đào tạo không cần thiết, chỉ là một vị trí nhỏ không cần đến quy trình đào tạo rắc rối. Tuy nhiên, vị trí Lễ tân là những người đầu tiên tiếp xúc với khách hàng, người sẽ để lại cho khách hàng ấn tượng tốt hay xấu về phòng khám đó. Vì thế, chính họ là những người rất cần được đào tạo thường xuyên và liên tục đáp ứng nhu cầu của khách hàng phù hợp với quy mô của phòng khám.
3. Tại sao cần đào tạo lễ tân trong nha khoa?
3.1. Xây dựng hình ảnh nha khoa chuyên nghiệp
Mục đích chính của Đào tạo Lễ tân hướng đến nâng cao chất lượng phòng khám, tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng. Bởi mọi quy trình trong phòng khám đều có mối quan hệ mật thiết với nhau.
Quy trình của Lễ tân là “mắt xích” đầu tiên và quan trọng nên cần phải chú ý, ưu tiên hàng đầu.
Mô hình Quy trình phòng khám tiêu chuẩn
Kể từ khoảnh khắc khách hàng bước vào phòng khám, họ cần được chào đón, giao tiếp, thấu hiểu những nhu cầu cơ bản. Cách Lễ tân nha khoa đón tiếp, tương tác trực tiếp khi khách hàng đến phòng khám, hay giọng điệu nói chuyện khi phản hồi khách hàng qua điện thoại… tất cả đều cần phải rèn luyện theo quy chuẩn riêng.
=>>> Xem thêm: 3 Kỹ Năng CẦN CÓ Để Chăm Sóc Khách Hàng Qua Điện Thoại
Khi bộ phận Lễ tân được đào tạo, họ sẽ cho khách hàng ngay từ tiếp xúc đầu tiên đã có trải nghiệm khác biệt, hài lòng. Từ đó khách hàng mặc nhiên sẽ có cái nhìn thiện cảm đối với nha khoa.
Đào tạo lễ tân theo quy trình tiêu chuẩn thường xuyên và liên tục là bàn đạp để tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho nha khoa trong mắt của khách hàng.
3.2. Tối ưu quy trình vận hành trong phòng khám
Mỗi quy trình trong phòng khám đều có quan hệ chặt chẽ, cần hoạt động theo một chu trình tiêu chuẩn, vì vậy việc nhân sự lễ tân có đủ năng lực, chuyên môn, nắm bắt rõ nhiệm vụ, chức năng của mình sẽ đảm bảo quy trình vận hành trong phòng khám được diễn ra trơn tru.
Tuy nhiên, không phải tất cả lễ tân đều có đủ kỹ năng nếu không được rèn luyện hay có tài liệu tiêu chuẩn của phòng khám để nghiên cứu. Vậy nên, việc đào tạo lễ tân liên tục và thường xuyên rất cần thiết để nhân sự lễ tân có năng lực tốt, toàn diện, hỗ trợ các quy trình khác trong vận hành phòng khám.
Bên cạnh đó, với thời kỳ công nghệ hóa, hiện đại hóa dẫn đầu thì việc phòng khám áp dụng công nghệ trong quá trình hoạt động cũng đáng lưu ý. Áp dụng công nghệ hiện đại như phần mềm quản lý nha khoa trong quá trình vận hành phòng khám sẽ chuyên nghiệp hóa, giúp đội ngũ Lễ tân giảm thiểu sai sót trong số liệu, tiết kiệm tối đa thời gian đón tiếp khách hàng, tối ưu quy trình hoạt động tại nha khoa.
Hình ảnh nhân viên Lễ tân Nha khoa Tây Đô sử dụng phần mềm DentalFlow quản lý thông tin khách hàng
3.3. Tạo động lực làm việc, tăng khả năng gắn bó lâu dài
DentalFlow đã có những cuộc trao đổi với các chủ, quản lý phòng khám và nhận thấy họ có những trăn trở ở vị trí Lễ tân. Khi trong giờ làm việc, rất nhiều nhân sự xao nhãng, mải mê những công việc cá nhân như: chơi game, lướt Facebook, xem Tiktok,… mà đôi khi quên đi công việc chính. Có lúc nghiêm trọng hơn quên giao tiếp với khách hàng, khiến khách hàng chờ đợi rất lâu, để lại ngay những ấn tượng không tốt về nha khoa cho họ.
Lý do giải thích cho vấn đề này, một phần do nhân sự chưa hiểu rõ được nhiệm vụ họ cần làm, một phần do Lễ tân chưa tìm được động lực để làm việc, khiến họ chưa thực sự “yêu” công việc này.
Đào tạo lễ tân thường xuyên, liên tục sẽ là cơ hội để nhân sự được trau dồi thêm kiến thức. Quá trình được đào tạo, nhân sự Lễ tân được “học hỏi”, họ sẽ tự cảm thấy trách nhiệm của mình.
Hơn thế, việc “nghỉ việc” liên tục tại các vị trí Lễ tân ở các nha khoa xảy ra liên tục, tuyển dụng và giữ chân nhân sự Lễ tân rất khó với họ. Vì thế, đào tạo lễ tân thường xuyên sẽ là động lực để tăng khả năng gắn bó lâu dài của Lễ tân với Nha khoa.
Ở bất kỳ vị trí nào, không chỉ đối với bác sĩ, trợ thủ cần đào tạo chuyên môn liên tục mà ngay cả với vị trí Lễ tân cũng cần có quy trình đào tạo chuẩn, liên tục và thường xuyên.
KẾT LUẬN
Trong thời kỳ ngành Nha khoa ngày càng phát triển, sự cạnh tranh gay gắt giữa các phòng khám ngày càng tăng. Vì vậy đặt ra nhiều bài toán cho chủ, quản lý phòng khám làm thế nào để vận hành nha khoa trơn tru, tối ưu các hoạt động, nâng cao chất lượng dịch vụ, tăng trải nghiệm cho khách hàng khi đến phòng khám.
Bởi thế, không chỉ dừng lại ở việc nâng cấp các trang thiết bị hiện đại, nâng cao trình độ chuyên môn của các bác sĩ, trợ thủ mà việc đào tạo lễ tân thường xuyên và liên tục cũng rất cần sự quan tâm của nha khoa. Một đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp sẽ là những bước đầu tiên gây ấn tượng cho khách hàng, tạo mối quan hệ tốt với họ, đồng thời góp phần xây dựng vị thế riêng cho phòng khám trong ngành Nha khoa đang phát triển.
=>>> Xem thêm: Tiêu Chuẩn Của Một Lễ Tân Nha Khoa chuyên nghiệp”
👇Click đăng ký ngay để được tư vấn và trải nghiệm các tính năng quản trị nha khoa toàn diện DentalFlow!!!
— — — — — — — — — — — —
Tìm hiểu thêm về DentalFlow chúng tôi tại:
Giải pháp quản trị nha khoa DentalFlow – Bởi nha sĩ, vì nha sĩ!
Facebook: https://www.facebook.com/dentalflowvn
Youtube: https://www.youtube.com/@DentalFlow
Hotline: 0927741985
