Tiêu chuẩn nào làm nên một lễ tân nha khoa chuyên nghiệp?

Trang chủ > Blog > Chăm Sóc Khách Hàng > Tiêu chuẩn nào làm nên một lễ tân nha khoa chuyên nghiệp?

Tiêu chuẩn nào làm nên một lễ tân nha khoa chuyên nghiệp?

Ai là người bệnh nhân tương tác đầu tiên tại phòng khám nha khoa? Nhân viên lễ tân là người đón tiếp bệnh nhân, sắp xếp cuộc hẹn qua điện thoại với bệnh nhân và là chìa khoá “giữ bệnh nhân” của phòng khám. Nói một cách khác, lễ tân là bộ mặt của một phòng khám nha khoa. Chính vì thế việc ra đời một số tiêu chuẩn nhất định mà một nhân viên lễ tân phải đáp ứng để hoàn thành tốt nghiệp vụ của mình là rất cần thiết.

Ba nhóm tiêu chuẩn chính bao gồm:

1 Tiêu chuẩn về hình ảnh

2 Tiêu chuẩn về chuyên môn

3 Tiêu chuẩn về kỹ năng mềm

 

1 Tiêu chuẩn về hình ảnh của lễ tân nha khoa

1.1 Đồng phục lễ tân

Tuỳ thuộc vào quy mô và thương hiệu của phòng khám mà đồng phục của lễ tân sẽ khác nhau. Áo vest và quần tây là những trang phục quen thuộc của lễ tân tại gần như bất cứ phòng khám nào.

Ngoài ra, đồng phục lễ tân phải thể hiện được màu sắc chủ đạo của thương hiệu phòng khám. Đồng phục cũng nên được may bằng chất liệu thoáng mát, ví dụ cotton, để tạo sự thoải mái cho người mặc trong suốt một ngày làm việc dài.

Và cũng vì chính là bộ mặt của phòng khám nên đồng phục của lễ tân hằng ngày cần được là phẳng và gọn gàng, không quá ngắn hay không quá chật.

1.2 Trang điểm và làm tóc

Tiêu chuẩn về trang điểm và làm tóc cũng khá quan trọng trong việc thể hiện tính chuyên nghiệp của lễ tân tại phòng khám nha khoa.

Khuôn mặt nên hạn chế trang điểm quá đậm, ví dụ màu mắt tông đậm hoặc chói hay son quá đỏ. Thay vào đó, để tạo cảm giác thoải mái và tự nhiên cho bệnh nhân khi bước vào phòng khám, lễ tân chỉ nên trang điểm tông nhạt, gợi ý tông nền đánh màu nhạt, màu mắt đánh tông đất và màu son đỏ nhẹ.

Ngoài ra, để hình ảnh của lễ tân trông chuyên nghiệp hơn, tóc nên được chải và cột lên gọn gàng, tránh việc để tóc xoã vai hay che mặt.

1.3 Móng tay

Theo hướng dẫn của CDC về Kiếm soát Nhiễm trùng trong Cơ sở Chăm sóc Sức khoẻ Nha Khoa vào năm 2003, thì móng tay của lễ tân trong lúc làm việc nên được cắt ngắn và không sơn màu quá sáng hay loè loẹt. Đeo móng tay giả cũng không được khuyến khích trong quá trình làm việc tại một phòng khám nha.

1.4 Nơi làm việc

Nơi làm việc là điểm then chốt trong việc đánh giá sự chuyên nghiệp của lễ tân đó. Bất cứ bệnh nhân nào khi bước vào phòng khám cũng muốn nhìn thấy bàn làm việc của lễ tân ngăn ngắp và sạch sẽ.

Kiểm tra xung quanh bàn làm việc và sảnh phòng khám và đảm bảo xuyên suốt ngày làm việc rằng môi trường quanh lễ tân luôn luôn sạch sẽ và trang nhã.

Ví dụ bàn tiếp khách của lễ tân nên được lau dọn và khử trung sạch sẽ trước và sau khi đóng phòng khám. Máy tính check in và điện thoại được đặt gọn gàng một góc giúp tiện trong việc kiểm tra thông tin bệnh nhân. Ngoài ra, trên mặt bàn lễ tân có thể để một lọ hoa giả nhỏ để môi trường đón tiếp trông thêm phần nền nã và lịch sử.

 

2 Tiêu chuẩn về chuyên môn của lễ tân nha khoa

Tuy không phải là một nha sĩ hay trợ thủ, những người có chuyên môn cao về ngành nha khoa, một lễ tân nha khoa nhất thiết phải nắm rõ được những quy trình và dịch vụ điều trị tại phòng khám để tư vấn cho bệnh nhân, nhất là với những nha khoa quy mô từ rất nhỏ, nhỏ, đến trung bình, khi mà lễ tân sẽ kiêm luôn cả việc chăm sóc khách hàng.

Trong trường hợp này, lễ tân cần hiểu biết thêm một chút về chuyên môn cơ bản của nha khoa, ví dụ như các loại phương pháp chụp X-Quang nội nha và ngoại nha để nói chuyện và giải thích với bệnh nhân về quy trình chữa trị.

Ngoài chuyên môn cơ bản về nha khoa, sự thành thạo trong hình thức thanh toán là một điểm thể hiện sự chuyên nghiệp của một lễ tân. Việc một ngày tiếp hàng trăm bệnh nhân sẽ cần sự linh hoạt trong khâu thanh toán sau khi khám chữa bệnh. Hiện nay có các loại hình thanh toán cơ bản như tiền mặt, qua thẻ tín dụng. Ngoài ra, một số bệnh nhân muốn thanh toán qua chuyển khoản hay ví di động thì lễ tân cũng cần thành thạo các hình thức thanh toán đó.

 

3 Tiêu chuẩn về kỹ năng mềm của lễ tân nha khoa

3.1 Kỹ năng giao tiếp

Không chỉ giao tiếp với bệnh nhân mà còn cả với nha sĩ và trợ thủ trong phòng khám nha, thành thục trong giao tiếp giúp lễ tân xây dựng mối quan hệ với khách hàng cũng như làm việc với đồng nghiệp một cách hiệu quả. Lễ tân còn là người gián tiếp có thể giúp nha sĩ xâu dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt các bệnh nhân. Các kĩ năng giao tiếp cần thiết của một nhân viên lễ tân nha khoa được thể hiện qua:

  • Khả năng làm việc nhóm
  • Khả năng lắng nghe trong quá trình làm việc với nha sĩ và tiếp đón bệnh nhân
  • Tính đồng cảm cao
  • Tính kiên nhẫn trong quá trình xử lý tình huống
  • Độ tin cậy trong quá trình làm việc
  • Trí tuệ cảm xúc cao
  • Tính linh hoạt trong xử lý tình huống

3.2 Tính tỉ mỉ và chi tiết

Nhân viên lễ tân nha khoa chịu trách nhiệm nhập và lưu giữ hồ sơ bệnh nhân, quản lý lịch trình của nha sĩ và giám sát nhiều loại thông tin hành chính trong phòng khám. Kỹ năng này là cần thiết giúp nhân viên lễ tân chú ý đến tất cả các chi tiết khi làm việc trong khi hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả và không sai sót. Những cách mà nhân viên lễ tân nha khoa có thể kết hợp định hướng chi tiết vào công việc hàng ngày của họ bao gồm:

  • Quản lý lịch trình làm việc tốt
  • Khả năng quan sát các tình huống với bệnh nhân
  • Phân tích và giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả
  • Luôn luôn đúng giờ tại nơi làm việc
  • Khả năng tuân thủ lịch trình tại nơi làm việc

3.3 Kĩ năng chăm sóc khách hàng

Vai trò chính của một lễ tân nha khoa là đón tiếp, check in và hỗ trợ bệnh nhân. Chính vì vậy, kĩ năng thuần thục trong việc chăm sóc khách hàng đảm bảo đáp được nhu cầu thăm khám của bệnh nhân một cách hiệu quả và hơn thế nữa là để lại nhiều ấn tượng “không quên” trong lòng bệnh nhân.

Cũng giống như kĩ năng giao tiếp, một số kĩ năng chăm sóc khách hàng cần thành thạo bao gồm tính kiên nhẫn, khả năng lắng nghe và đồng cảm với bệnh nhân, khả năng giải quyết xung đột, khả năng linh hoạt với nhiều tình huống khác nhau khi tiếp đón bệnh nhân.

Đọc thêm về Kỹ năng chăm sóc khách hàng nha khoa 4.0 tại đây.

3.4 Kĩ năng tin học văn phòng

Hầu hết các nhân viên lễ tân nha khoa cần thành thạo kỹ năng máy tính cơ bản để thực hiện các công việc liên quan đến việc lưu trữ thông tin và quản lý thông tin của bệnh nhân trên các phần quản lý nha khoa offline hay online.

Đặc biệt, trong thời đại 4.0 hiện nay, ngoài việc quản lý hồ sơ bệnh nhân, lễ tân nha khoa cần thuần thục một số tích hợp chăm sóc khách hàng trên các phần mềm quản ly nha. Nói một cách khác, khả năng thích ứng với công nghệ là điều rất cần thiết, đặc biệt với những lễ tân làm việc ở những phòng khám nha đã áp dựng công nghệ điện toán đám mây vào quá trình quản lý và vận hành.

3.5 Kĩ năng xử lý tình huống

Một số tình huống “khó nhằn” có thể xảy ra trong quá trình tiếp đón bệnh nhân tại một phòng khám nha khoa. Ví dụ như bệnh nhân quên hẹn hay không nghe điện thoại thăm khám. Hay việc thông tin thăm khám bị sai lệch dẫn đến việc bệnh nhân phải ngồi chờ và phàn nàn về dịch vụ tại phòng khám nha.

Dù là tình huống gì chăng nữa, nhưng những quy tắc chung trong việc giải quyết vấn đề là:

  1. Một – Khả năng thấu hiểu và đồng cảm với bệnh nhân
  2. Hai – Từ đồng cảm đến việc linh hoạt trong cách giao tiếp với bệnh nhân, giọng nói luôn nhẹ nhàng, không giận giữ khi xử lý tình huống bệnh nhân phàn nàn về dịch vụ
  3. Ba – Khả năng quan sát cảm xúc của bệnh nhân, từ đó tìm cách “xoa dịu” khi bệnh nhân giận dữ
  4. Bốn – Khả năng sử dụng công nghệ thuần thục trong việc giải quyết vấn đề liên quan đến lịch hẹn và hồ sơ bệnh nhân.

 

Đón xem video chia sẻ về các tiêu chuẩn và quy trình để trở thành một lễ tân nha khoa chuyên nghiệp tại đây:

 

3 tiêu chuẩn của một lễ tân chuyên nghiệp cần đáp ứng tại một phòng khám nha khoa bao gồm Tiêu chuẩn về hình ảnh, Tiêu chuẩn về chuyên môn, Tiêu chuẩn về kĩ năng mềm. Và trong thời đại công nghệ chuyển đổi số diễn ra khắp nơi, việc sử dụng hiệu quả các công cụ phần mềm nha khoa sẽ giúp lễ tân ghi điểm trong mắt các chủ phòng khám cũng như trong mắt bệnh nhân khi xử lý tình huống một cách linh hoạt và hiệu quả.

Dentalflow là giải pháp phần mềm nha khoa online giúp các lễ tân quản lý lịch hẹn thăm khám của bệnh nhân, quản lý hồ sơ bệnh nhân cũng như hỗ trợ lễ tân hiệu quả trong việc chăm sóc khách hàng.

— — — — — — — — — — — —

Tìm hiểu thêm về Dentalflow chúng tôi tại:

Phần mềm nha khoa DentalFlow – Bởi nha sĩ, vì nha sĩ!

👉 Click đăng kí tài khoản và sử dụng miễn phí ngay hôm nay!

Website: https://dentalflow.vn/

Hotline: 092 774 1985

Facebook: https://www.facebook.com/dentalflowvn

Youtube:  https://www.youtube.com/c/DentalFlow

DMCA.com Protection Status