Khám phá top 6 phần mềm quản lý nha khoa miễn phí, phổ biến và hiệu quả nhất 2024

Phần mềm quản lý nha khoa thông minh, hiệu quả, dễ sử dụng là chìa khóa tăng trưởng doanh thu. 

Nếu bạn đang có dự định mở một phòng khám nha khoa, việc đầu tư vào quá trình quản lý và vận hành nha khoa là nhiệm vụ quan trọng. Một phần mềm quản lý sẽ đáp ứng yêu cầu sâu sát, tỉ mỉ trong nghiệp vụ hàng ngày vừa có khả năng tổng hợp, phân tích dữ liệu để cải thiện tình hình kinh doanh. 

Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp top 6 phần mềm quản lý phòng khám nha khoa miễn phí, thông minh và hiệu quả nhất. 

1. Quản lý truyền thống bằng Excel và Google Sheet

Với ưu thế dễ sử dụng và miễn phí hoàn toàn, Excel và Google Sheet vẫn đang được nhiều phòng khám sử dụng. Kể cả nha khoa dạng chuỗi vẫn sử dụng để quản lý vật tư, quản lý chi phí và danh sách bệnh nhân trong phòng khám.

Tuy vậy, nha khoa ngày càng tăng trưởng thì khối lượng hồ sơ lưu trữ rất lớn. Bên cạnh các nghiệp vụ đơn giản như đặt lịch hẹn thì vẫn còn khối lượng bệnh án kéo dài, phức tạp với hàng loạt hình ảnh, ghi chú cần lưu lại. Kèm theo đó là các khoản thu chi, tồn kho cần theo dõi hàng ngày. Do đó, việc sử dụng Excel hay Google Sheet vẫn có nhiều bất cập trong việc quản lý phòng khám như:

• Dễ xảy ra sai sót khi nhập liệu thủ công, đặc biệt khi khối lượng lớn tới 2000 bản ghi thì không thể load được. 
• Thiếu tính kế thừa và rất khó để nhân sự mới tìm được thông tin cần thiết nếu chỉ đưa cho họ file Excel và Google Sheet.
• Khó khăn trong việc kết nối liên bộ phận. Do đó, gây ảnh hưởng cho bộ phận chăm sóc khách hàng trong việc nắm tổng quan về profile bệnh nhân. Bao gồm nhiều thông tin: từ lịch hẹn, thông tin cá nhân, tiền sử bệnh, tới dịch vụ họ sử dụng, số tiền họ thanh toán. Hay cả sở thích đặc biệt. 
• Khả năng phân quyền và bảo mật là bằng 0, dẫn đến việc thông tin dữ liệu dễ bị đánh cắp. 
• Không có chức năng tự động để báo cáo doanh thu hàng ngày, hàng tháng để giúp chủ phòng khám triển khai các hoạt động chăm sóc khách hàng hay marketing.

Với sự phát triển vượt bậc của khoa học hiện đại, thế giới đương đại đang bước vào kỷ nguyên CHUYỂN ĐỔI SỐ. Không chỉ với các nhóm ngành kinh tế, ngân hàng, ngành nha khoa cũng đang dần “chuyển mình” để bắt kịp với thời đại. Google Sheet và Excel dần được thay thế bởi các phần mềm quản trị nha khoa online hoặc offline, làm thay đổi cách thức, chất lượng của quá trình quản lý phòng khám.

Đặc biệt năm 2024, sự phát triển của công nghệ số đang thay đổi rõ rệt hoạt động tại nhiều nha khoa.

2. Quản lý hiện đại bằng phần mềm quản lý nha khoa

Ngày nay, việc sử dụng công nghệ là điều tất yếu. Chính vì vậy, càng ngày càng nhiều nha khoa chuyển dần sang sử dụng các công cụ quản lý bằng phần mềm. Thật vậy, phần mềm quản lý nha khoa không chỉ là cánh tay phải đắc lực giúp cho các nha sĩ vận hành công việc tại phòng khám nha. Mà còn là công cụ tuyệt vời để số hóa dữ liệu bệnh nhân, số hóa hoạt động trong phòng khám. Nó giúp Nha khoa khai thác và tiếp tục remarketing tới khách hàng cũ một cách dễ dàng mà không mất thêm chi phí.

Đặc biệt, với phần mềm dạng online thì bác sĩ dù bận rộn hay không ở phòng khám thì vẫn có thể quản lý được hoạt động của phòng khám qua tablet hay điện thoại. 

=>> Đọc thêm: Làm sao để biết nên chọn phần mềm nha khoa online hay offline? 

Dưới đây là một số lợi ích của phần mềm quản lý đóng góp cho sự THÀNH CÔNG của phòng khám nha khoa của bạn:

1. Với tính năng cập nhật tự động, mọi thông tin về ca bệnh được cập nhật chỉ trong một vài cú CLICK nhanh chóng giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức lưu trữ hồ sơ.  
2. Phần mềm quản lý hỗ trợ bớt những thao tác thủ công đồng nghĩa với việc hạn chế sai sót, tăng độ chính xác trên mỗi thủ thuật. 
3. Ưu điểm của phần mềm quản lý nha khoa là có thể phân quyền chặt chẽ và giới hạn những người nhất định muốn tiếp cận thông tin. Từ đó đảm bảo tính bảo mật cho dữ liệu.
4. Tính năng tích hợp CRM giúp cải thiện chăm sóc khách hàng toàn diện hơn. Từ đó, tăng doanh thu từ nhóm khách hàng quay lại.
5. Hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng nhờ tính năng báo cáo và phân tích dữ liệu chuyên sâu; giúp phòng khám trực quan hóa hành trình khách hàng trong quá khứ và đưa được các dự đoán quan trọng trong tương lai. 
6. Chỉ với vài trăm ngàn cho một phần mềm đã có thể giúp xử lý cả tấn công việc quản lý vật tư, kho xưởng cho nhân sự như trợ thủ, lễ tân. Từ đó giúp tiết kiệm chi phí và tăng ROI cho nhân sự.

                                                      Ảnh: 8 lưu ý khi lựa chọn phần mềm quản lý nha khoa

3. Review top 6 phần mềm nha khoa miễn phí, phổ biến và hiệu quả nhất hiện nay

Ảnh: Top 6 phần mềm quản lý chuỗi phòng khám nha khoa năm 2024

3.1. Phần mềm nha khoa online DentalFlow

Phần mềm quản lý nha khoa online DentalFlow là phần mềm được thiết kế bởi các nha sĩ kết hợp với NTQ – đơn vị có hơn 800 kỹ sư phần mềm với hơn 10 năm kinh nghiệm và đặt cơ sở trên 5 quốc gia. Với slogan “Bởi nha sĩ, vì nha sĩ”, DentalFlow hướng tới phương pháp quản trị nha khoa bài bản, có chiều sâu và đồng hành với khách hàng là các phòng khám nha khoa trong suốt quá trình sử dụng sản phẩm. 

DentalFlow là đơn vị duy nhất tại Việt Nam, đảm bảo 2 yêu cầu bảo mật cao nhất hiện nay là chứng chỉ: 

• HIPAA – Đạo luật nổi tiếng do chính phủ liên bang Hoa Kỳ ban hành năm 1966, nhằm thiết lập các quy tắc cho việc truy cập, xác thực, lưu trữ và kiểm toán thông tin và chuyển đổi hồ sơ y tế điện tử. 
• ISMS ISO 27001 – Một khuôn khổ các chính sách và thủ tục bao gồm các biện pháp kiểm soát về mặt pháp lý và kỹ thuật liên đến các quá trình quản lý rủi ro thông tin của một tổ chức.

Điểm nổi bật của DentalFlow thích hợp với tất cả quy mô phòng khám: từ 1 bác sĩ đến cơ sở dạng chuỗi nhiều nhân sự. Đặc biệt dễ dàng mở rộng và kết nối với các đơn vị thứ 3 cũng như mở rộng theo nhu cầu riêng của từng phòng khám

Tháng 4 năm 2022, DentalFlow vinh dự nhận giải thưởng Sao Khuê – Giải thưởng uy tín được Hiệp Hội Phần Mềm và Dịch Vụ Công Nghệ Thông Tin Việt Nam VINASA, cho hạng mục sản phẩm, dịch vụ tiêu biểu của ngành phần mềm và dịch vụ công nghệ thông tin. 

                                  Ảnh: Tính năng đặt lịch hẹn của phần mềm quản lý nha khoa Dentalflow

Tính năng nổi bật:

• Hồ sơ bệnh án điện tử chi tiết (Dental ERM) giúp tiết kiệm chi phí duy trì các kho lưu trữ hồ sơ bệnh án giấy; lưu trữ tất cả các lần khám chữa bệnh của bệnh nhân một cách số hóa và khoa học giúp giảm thiểu sai sót y khoa. 
• Quản lý lịch hẹn tối ưu (Dental Smart Calendar) giúp xếp lịch và theo dõi lịch hẹn trên bất cứ phương tiện nào ở bất cứ đâu. Ngoài ra, tính năng tích hợp Google Calendar và nhắc lịch tự động qua email và SMS giúp tối ưu tỉ suất lấp đầy trên ghế khám. 
• Chăm sóc khách hàng tự động đa kênh (Dental Omnichannel) với tính năng tích hợp Zalo, SMS Brandname, Email, Web Booking kết nối đa kênh giúp cải thiện chất lượng chăm sóc khách hàng; kèm theo các báo cáo kiểm soát tình hình chăm sóc khách hàng. 
• Quản lý vật tư và chi phí, tự động tính vật tư tiêu hao theo thủ thuật
• Hệ thống báo cáo dữ liệu tức thời và chuyên sâu, giúp chủ phòng khám lên các phương án cải thiện chất lượng marketing và chăm sóc khách hàng một cách nhanh chóng. 
• ĐIỂM NỔI BẬT khác là DentalFlow dễ dàng mở rộng và kết nối với các đơn vị thứ 3 cũng như mở rộng theo nhu cầu riêng của từng phòng khám.
• Hỗ trợ Demo trải nghiệm phần mềm miễn phí trong 14 ngày và đội ngũ hỗ trợ 24/07.

Loại hình: DentalFlow là phần mềm quản lý nha khoa online ( còn gọi là on-cloud hoặc dạng phần mềm SaaS)      

DentalFlow sử dụng trên cả Máy tính, Điện thoại và Máy tính bảng. Có thể tải trực tiếp trên Android và Appstore

Chi phí: DentalFlow có nhiều mức giá phù hợp với tốc độ phát triển của phòng khám, bao gồm cả phiên bản Miễn phí trọn đời và trả phí chỉ từ 199.000VNĐ/tháng. Bạn có thể tính toán mức giá tốt nhất cho phòng khám của mình tại đây

Đánh giá chung: DentalFlow được phát triển từ đội ngũ chuyên gia rất uy tín và thấu hiểu nghiệp vụ nha khoa. Chính vì vậy nên phần mềm có ưu điểm bài bản, chuyên sâu theo triết lý quản trị phòng khám nha hiện đại trên thế giới. Phần mềm tương thích rất cao với các phòng khám theo hướng chuyên nghiệp tại Việt Nam. DentalFlow thể hiện rất rõ cam kết đồng hành cùng phòng khám nha qua cơ chế giá linh hoạt. 

Hơn vậy, chỉ có duy nhất DentalFlow là đơn vị cung cấp tài liệu và chương trình đào tạo quản trị Nha khoa cho bác sĩ.