Để tối ưu doanh thu, Quản trị lịch hẹn là “nút thắt” quan trọng trong vận hành nha khoa cần được quan tâm hàng đầu.
Theo số liệu của từ Tổng cục Thống kê, nền Kinh tế Việt Nam trong quý 2/2023 có dấu hiệu cải thiện so với quý 1: chỉ số GDP tăng lên 4.14%; chỉ số CPI bình quân tăng 2.41% so với cùng kỳ. Tuy lạm phát đang nằm trong tầm kiểm soát, người tiêu dùng vẫn đang đối diện với áp lực giá tăng và dè dặt trong chi tiêu. Điều ảnh hưởng tới lựa chọn của khách hàng với những dịch vụ nha khoa.
Đứng trước sự khó khăn của kinh tế thị trường, khi ngành Nha được dự đoán chỉ tăng trưởng 6% trong giai đoạn 2021 – 2026 thì Nha khoa đang phải đối mặt với nhiều thách thức: Làm thế nào để phát triển, thu hút thêm nhiều khách hàng mới, tạo ra doanh thu ổn định?
Mặt khác, đối với những nha khoa đã có một lượng khách hàng nhất định, số lượng khách hàng đông hơn lại gặp phải các “bài toán:
- Chưa tối ưu được nguồn lực
- Thiếu kết nối giữa nhân sự
- Chưa đem lại trải nghiệm khách hàng hiệu quả
- Lịch hẹn chồng chéo, công việc quá tải
Để nha khoa giải quyết được những vấn đề này, có ba hoạt động cơ bản cần phải hiểu rõ: Scheduling (Lập lịch hẹn) – Production (Điều trị) – Collection (Thu nhập).
Sơ đồ quy trình hoạt động cơ bản tại nha khoa
Hãy tưởng tượng nếu trong lịch hẹn Nha khoa không có khách hàng nào, phòng khám sẽ không thể “sản xuất” và “không sản xuất” thì không có “thu nhập”. Vì vậy, Quản trị lịch hẹn là bước đầu tiên quan trọng để tạo ra doanh thu cho Nha khoa.
Dưới đây DentalFlow đã nghiên cứu và đưa ra một số minh chứng cho thấy Tầm quan trọng của Quản trị lịch hẹn Nha khoa mà phòng khám không thể bỏ qua:
1. Tăng hiệu suất trên mỗi ghế khám
Cuối mỗi ngày tại Nha khoa, nhóm lễ tân/điều phối khách hàng đảm bảo tiến hành kiểm tra số lượng khách hàng cần có để đảm bảo đáp ứng mục tiêu doanh thu trong một ngày làm việc của phòng khám.
Bởi thế, hoạt động lập lịch, sắp xếp khách hàng trước mỗi ngày sẽ giúp Nha khoa phân chia thời gian sao cho tối ưu nhất trên mỗi ghế khám. Điều này đảm bảo rằng không có thời gian trống không cần thiết và tận dụng tối đa công suất làm việc của mỗi ghế.
Hình ảnh một buổi hoạt động tại nha khoa Nụ cười
Quản trị lịch hẹn Nha khoa là bước cần thiết trong vận hành giúp tận dụng tối đa thời gian, giảm thời gian chờ đợi, giảm thiểu xung đột và trùng lặp giữa các ca, cung cấp sự chính xác và đáng tin cậy và đảm bảo tài nguyên đủ tại mỗi ghế khám.
2. Tăng hiệu suất mỗi bác sĩ
Nếu không có hoạt động sắp xếp lịch hẹn phù hợp, sẽ dẫn đến tình trạng một bác sĩ phải thực hiện quá nhiều thủ thuật một ngày, ngược lại có những bác sĩ thực hiện quá ít.
Đôi khi có những trường hợp trong một ngày thăm khám, điều trị cho nhiều khách hàng, nhưng doanh thu tổng kết cuối ngày vẫn không đạt KPI. Tại sao có vấn đề đó?
Khi có các buổi trao đổi thực tế tại nhiều nha khoa, DentalFlow nhận ra tại một số phòng khám, bộ phận sắp xếp lịch hẹn lên kế hoạch một ngày cho một bác sĩ rất nhiều ca lấy cao răng, tái khám,.. là những ca mang lại doanh thu thấp hoặc không mang lại doanh thu.
Điều này chứng tỏ nha khoa chưa thực sự hiểu rõ quy tắc và tầm quan trọng của Quản trị lịch hẹn Nha khoa. Nếu biết cách sử dụng hợp lí, Quản trị lịch hẹn Nha khoa có thể sẽ giúp bác sĩ tận dụng tối đa năng lực của mình. Qua đó giúp tăng năng suất và hiệu quả trong việc khám chữa bệnh và điều trị.
3. Tăng tỉ lệ chấp thuận kế hoạch điều trị
Quản trị lịch hẹn Nha khoa bao gồm nhiều bước, trong đó bước “cơ bản” đó là phân tích dữ liệu khách hàng, thấu hiểu chân dung khách hàng, phân loại được từng nhóm khách hàng để sắp xếp thời gian giúp bác sĩ tư vấn chính xác, phù hợp.
Ví dụ: Một khách hàng A có quan hệ họ hàng gần (cô/dì) của một lễ tân tại phòng khám có nhu cầu bọc sứ thẩm mỹ, năm nay ngoài 30 tuổi, là một người có điều kiện, nhưng kỹ tính trước khi đưa ra một quyết định sử dụng sản phẩm bất kỳ.
Thấu hiểu khách hàng, dễ dàng tư vấn kế hoạch điều trị cho khách hàng
Từ việc hiểu được thói quen, hành vi, độ tuổi của khách hàng A, bộ phận lễ tân/điều phối khách hàng sẽ biết rằng đối tượng này sẽ cần tối thiểu 30 phút để tư vấn và cần bác sĩ có kinh nghiệm lâu năm trò chuyện, đưa ra phác đồ điều trị chi tiết thì tỉ lệ chấp thuận kế hoạch điều trị sẽ chắc chắn.
Qua đó, bằng việc dựa trên Lịch hẹn nha khoa đã được chuẩn bị từ trước, vị khách hàng A sẽ được sắp xếp cho bác sĩ kinh nghiệm, giỏi tư vấn với thời gian từ 30-45 phút.
4. Tối ưu doanh thu phòng khám
Đối với phòng khám, Quản trị lịch hẹn Nha khoa chính là “chìa khóa vàng” tối đa doanh thu, duy trì hoạt động của nha khoa.
Bằng cách Quản trị lịch hẹn một cách hợp lý giúp tăng năng suất và hiệu quả trong việc khám bệnh, chẩn đoán và điều trị. Điều này đồng nghĩa với việc phục vụ nhiều bệnh nhân hơn trong một khoảng thời gian nhất định, từ đó tăng doanh thu cho phòng khám.
Đồng thời, khi Nha khoa hiểu và sử dụng Lịch hẹn Nha khoa thông minh, hiệu quả sẽ giúp tiết kiệm nguồn lực, giảm bớt khối lượng công việc của nhân sự, giúp họ hoàn thành công việc dễ dàng và nhanh chóng hơn. Qua đó Lập lịch hẹn Nha khoa đảm bảo không có sự lãng phí, phân bổ khách hàng hợp lý với từng bác sĩ, tối đa hóa doanh thu phòng khám.
5. Nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng
Không ai thích phải chờ đợi, đặc biệt chờ đợi trong môi trường Y tế nói chung, nha khoa nói riêng dễ khiến khách hàng sinh ra cảm giác bồn chồn, khó chịu, bực bội.
Vì thế, hoạt động Quản trị lịch hẹn Nha khoa càng chính xác sẽ giúp khách hàng không phải chờ đợi quá lâu, được phục vụ đúng giờ. Việc này dễ dàng tạo sự hài lòng và tạo niềm tin vào dịch vụ của Nha khoa.
Giao diện kiểm soát lịch hẹn tại phần mềm quản lý DentalFlow
Đặc biệt, trong các trường hợp khẩn cấp Quản trị lịch hẹn giúp nha khoa xử lý một cách hiệu quả khi rà soát lịch trình hiện có của các bác sĩ, linh hoạt thay đổi trong lịch trình một cách hợp lí. Việc lập lịch hẹn trong trường hợp khẩn cấp không chỉ giúp phòng khám đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của bệnh nhân, mà còn tạo ra một sự quan tâm đáng kể đối với khách hàng nha khoa. Khách hàng sẽ cảm thấy được chú trọng và quan tâm hơn khi phòng khám tổ chức và linh hoạt thay đổi lịch trình để đáp ứng nhu cầu khẩn cấp của họ. Điều này cũng góp phần tạo ra một môi trường phục vụ tận tình và tăng hào cảm giữa bệnh nhân và phòng khám.
Lập lịch hợp lý giúp đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả. Bởi với mỗi khách hàng sẽ có những tính cách, đặc điểm, hành vi khác nhau, việc lưu ý ghi chú để sắp xếp lịch hẹn phù hợp yêu cầu riêng của từng khách hàng sẽ là “mấu chốt” tăng chất lượng chăm sóc khách hàng của Nha khoa.
>> Xem thêm: Chăm sóc khách hàng: Cẩm nang từ A-Z
KẾT LUẬN
Quản trị lịch hẹn Nha khoa (Scheduling) đóng vai trò quan trọng như “móc xích” đầu tiên trong quá trình hoạt động của phòng khám. Nó có thể được coi là nền tảng quan trọng, đặt nền móng cho tất cả các quy trình tiếp theo diễn ra trong hệ thống Nha khoa. Đặc biệt với Nha khoa đang trong giai đoạn mở rộng, phát triển với số lượng khách dần đông, thì nếu việc Lập lịch không được thực hiện một cách đúng chuẩn, cả quy trình Nha khoa có thể trở nên hỗn loạn, không được kết nối và khả năng tạo ra doanh thu sẽ giảm đi đáng kể.
Hiểu được tầm quan trọng của Quản trị lịch hẹn Nha khoa là bước đầu để thiết lập một quy trình sắp xếp, điều phối lịch hẹn tại phòng khám. Để ứng dụng được Quản trị lịch hẹn Nha khoa hiệu quả có rất nhiều phương pháp thực hiện.
Với thời đại 4.0, khi mọi ngành nghề đều hội nhập toàn cầu: Chuyển đổi số thì phần mềm quản lý nha khoa là một công cụ hữu ích giúp đội ngũ nhân sự phòng khám dễ dàng thực hiện hoạt động Quản trị lịch hẹn.
DentalFlow chúng tôi tự tin là phần mềm quản lý nha khoa thông minh giúp phòng khám lưu trữ, phân loại dữ liệu khách hàng, cơ sở đầu vào tối ưu hoạt động Quản trị lịch hẹn, tối đa doanh thu cho nha khoa.
— — — — — — — — — — — —
Đăng ký tham gia Webinar “Sắp xếp lịch lẹn, tối ưu doanh thu từ dữ liệu khách hàng” để được lắng nghe thêm những chia sẻ của diễn giả về Quản trị lịch hẹn trong Nha khoa tại đây:
— — — — — — — — — — — —
Tìm hiểu thêm về DentalFlow chúng tôi tại:
Phần mềm nha khoa DentalFlow – Bởi nha sĩ, vì nha sĩ!
Website: https://dentalflow.vn/
Hotline: 092 774 1985
Youtube: https://www.youtube.com/c/DentalFlow
