Đừng để Nha khoa rơi vào tình trạng ghế trống nhiều hơn dự kiến sau kỳ nghỉ Tết.
Cận Tết, hầu hết phòng khám đều hoạt động hết công suất. Lịch điều trị kín, bệnh nhân tranh thủ hoàn tất dịch vụ trước kỳ nghỉ dài. Thế nhưng chỉ vài tuần sau Tết, nhiều nơi lại rơi vào tình trạng ghế trống nhiều hơn dự kiến.
Nguyên nhân không hẳn do nhu cầu giảm, mà thường đến từ một điểm vận hành quan trọng: lịch hẹn nha khoa không được chuẩn bị cho giai đoạn sau Tết ngay từ trước khi nghỉ.
1. Vì sao lịch hẹn nha khoa “đứt gãy” sau Tết?
1.1. Không chốt lịch tái khám trước khi bệnh nhân rời phòng khám
Trước Tết, phòng khám thường ưu tiên xử lý nhanh nhu cầu trước mắt. Sau buổi điều trị, nhân viên chỉ dặn dò chung chung thay vì tạo lịch cụ thể.
Hệ quả thường thấy:
- Bệnh nhân không nhớ chính xác khi nào cần quay lại
- Việc tái khám bị trì hoãn vì công việc đầu năm
- Một số người chuyển sang phòng khám khác vì tiện đường
Khi không có lịch hẹn nha khoa rõ ràng trên hệ thống, khả năng bệnh nhân quay lại giảm đáng kể.
1.2. Không lên sẵn lộ trình cho các ca điều trị dài hạn
Các dịch vụ như chỉnh nha, implant, phục hình hay điều trị tổng quát đều cần nhiều buổi theo kế hoạch. Tuy nhiên, trước kỳ nghỉ, nhiều phòng khám chỉ tập trung vào buổi điều trị hiện tại mà chưa thiết lập các buổi tiếp theo.
Việc không chủ động sắp xếp trước lịch hẹn nha khoa cho các giai đoạn tiếp theo dẫn đến hai hệ quả. Thứ nhất, phòng khám mất quyền chủ động về thời gian. Thứ hai, bệnh nhân không cảm nhận rõ ràng rằng họ đang ở trong một lộ trình điều trị liên tục.
Khi không có lịch cụ thể chờ sẵn, việc quay lại trở thành một quyết định “khi nào rảnh sẽ tính”, thay vì là một bước bắt buộc trong kế hoạch chăm sóc răng miệng.
>>> Xem thêm: Nghệ thuật sắp xếp lịch hẹn trong phòng khám nha khoa
1.3. Thiếu kế hoạch chăm sóc khách hàng xoay quanh lịch hẹn nha khoa
Sau Tết, bệnh nhân cần được nhắc nhớ và tạo động lực quay lại. Nhưng nếu không có danh sách rõ ràng từ trước, bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ làm việc trong bị động.
Một số vấn đề thường gặp:
- Không biết ưu tiên gọi cho nhóm bệnh nhân nào trước
- Bỏ sót các ca điều trị dở dang quan trọng
- Nhắc lịch rời rạc, thiếu tính hệ thống
Khi đó, nhiều lịch hẹn nha khoa đáng lẽ phải diễn ra lại âm thầm biến mất khỏi lịch làm việc của phòng khám.
Phần mềm DentalFlow với tính năng Quản lý lịch hẹn thông minh, thiết lập các chế độ chăm sóc khách hàng đơn giản, hỗ trợ CSKH đúng theo thời gian, lộ trình đã cài đặt.
2. Ứng dụng công nghệ để quản lý lịch hẹn nha khoa hiệu quả hơn
Quản lý lịch hẹn không nên chỉ dựa vào sổ tay hay ghi nhớ thủ công. Công nghệ giúp phòng khám kiểm soát tốt hơn toàn bộ hành trình điều trị của bệnh nhân, đặc biệt trước và sau các kỳ nghỉ dài.
Một hệ thống quản lý phù hợp có thể hỗ trợ:
- Tạo trước nhiều lịch hẹn cho cả một lộ trình điều trị
- Gắn lịch hẹn với hồ sơ bệnh án để theo dõi tiến độ
- Tự động nhắc lịch qua tin nhắn trước và sau kỳ nghỉ
- Xuất danh sách bệnh nhân cần liên hệ trong từng giai đoạn
Khi lịch hẹn nha khoa được quản lý trên hệ thống, phòng khám không chỉ giảm phụ thuộc vào trí nhớ nhân viên mà còn hạn chế tối đa việc bỏ sót bệnh nhân sau Tết.
Kết luận
Phòng khám trống lịch sau Tết hiếm khi là vấn đề “bỗng nhiên xảy ra”. Phần lớn nguyên nhân bắt đầu từ việc lịch hẹn nha khoa không được thiết lập đầy đủ trước kỳ nghỉ.
Chốt lịch tái khám, lên sẵn các buổi điều trị tiếp theo và có kế hoạch chăm sóc khách hàng rõ ràng sẽ giúp phòng khám duy trì dòng bệnh nhân ổn định. Khi kết hợp thêm công nghệ vào quản lý lịch hẹn nha khoa, phòng khám không chỉ tránh được tình trạng hụt lịch sau Tết mà còn xây dựng được một hệ thống vận hành bền vững và chuyên nghiệp hơn.
— — — — — — — — — — — —
Tìm hiểu thêm về DentalFlow chúng tôi tại:
Giải pháp quản trị nha khoa DentalFlow – Bởi nha sĩ, vì nha sĩ!
Facebook: https://www.facebook.com/dentalflowvn
Youtube: https://www.youtube.com/@DentalFlow
Hotline: 0927741985
