Cẩm nang quản lý nha khoa giai đoạn cận tết – Checklist vận hành chuẩn chỉnh

Trước kỳ nghỉ dài ngày, hãy nghiệm thu đầy đủ rồi mới nghỉ phép nhé!

Những ngày cuối năm, không khí tại các phòng khám nha khoa thường rơi vào trạng thái “vừa hối hả, vừa lo âu”. Hối hả vì lượng khách dồn dập muốn làm đẹp đón Tết, lo âu vì hàng tá việc không tên từ công nợ Labo, lương thưởng nhân viên đến việc bảo quản máy móc trong kỳ nghỉ dài.

Làm thế nào để bước ra khỏi phòng khám vào ngày cận Tết với một tâm thế nhẹ nhõm, không phải thấp thỏm xem tin nhắn khách hàng hay lo lắng về sổ sách? Câu trả lời nằm ở một Checklist vận hành chuẩn chỉnh.

1. Trải nghiệm khách hàng: Đừng để “Nghỉ Tết” là “Mất kết nối”

Sai lầm lớn nhất của nhiều phòng khám là đóng cửa mà không có sự chuẩn bị tâm lý cho khách hàng. Điều này không chỉ gây phiền hà mà còn làm giảm uy tín thương hiệu.

• Phân loại “Nhóm nguy cơ”: Hãy lọc ra danh sách khách hàng vừa nhổ răng, cấy Implant hoặc gắn mắc cài trong vòng 1 tuần trước Tết. Đây là nhóm dễ gặp sự cố (đau, sưng, tuột dây cung). Một cuộc gọi dặn dò riêng biệt sẽ giá trị hơn ngàn lời chúc mừng năm mới chung chung.
• Kịch bản hóa tin nhắn thông báo: Đừng chỉ gửi mỗi lịch nghỉ. Hãy đính kèm hướng dẫn “Xử lý sự cố nha khoa tại nhà” (Ví dụ: cách dùng sáp nha khoa khi bị cọ xát mắc cài).
• Tận dụng Auto-reply: Thiết lập tin nhắn tự động trên Fanpage và Zalo OA với nội dung: “Chúng tôi đang nghỉ Tết, nhưng nếu bạn gặp vấn đề khẩn cấp, hãy liên hệ Hotline…”

2. Quản trị dữ liệu: “Dọn dẹp” hồ sơ để khởi đầu năm mới hanh thông

Một văn phòng bừa bộn hồ sơ giấy hay một phần mềm chưa cập nhật dữ liệu sẽ là “cơn ác mộng” vào ngày khai xuân.

• Số hóa hình ảnh & Phim X-quang: Hãy đảm bảo mọi ca điều trị trong tháng cuối năm đã được đẩy lên hệ thống. Việc thất lạc phim chụp lúc này sẽ khiến việc theo dõi sau Tết trở nên cực kỳ khó khăn.
• Đối chiếu dịch vụ và thu phí: Rà soát lại những trường hợp “điều trị trước, trả tiền sau”. Cuối năm là thời điểm vàng để thu hồi công nợ bằng những lời nhắc khéo léo, tình cảm.

3. Tài chính & Kho: Bài toán quản trị sống còn

Tết là lúc dòng tiền cần sự minh bạch nhất để đảm bảo sự gắn bó của nhân sự và sự tín nhiệm của đối tác.

• Chốt công nợ Labo & Nhà cung cấp: Đây là việc cần ưu tiên hàng đầu. Việc thanh toán sòng phẳng trước Tết giúp bạn luôn được ưu tiên về tiến độ và chất lượng phôi sứ, vật liệu vào năm sau.
• Kiểm kê kho “3 đúng”: Đúng số lượng – Đúng hạn dùng – Đúng vị trí. Đặc biệt lưu ý các loại thuốc có hạn sử dụng ngắn. Việc kiểm kê này giúp bạn lên kế hoạch nhập hàng ngay từ mùng 6 Tết mà không cần đợi đến lúc “hết mới cuống”.

>>> Xem thêm: Quản lý Kho – Xưởng vật tư trên DentalFlow

4. Bảo trì hệ thống: An toàn là trên hết

Phòng khám đóng cửa 7-10 ngày là khoảng thời gian các thiết bị dễ hỏng hóc nếu không được bảo quản đúng cách.

• Hệ thống nước & Ghế nha: Xả hết nước trong hệ thống ống dẫn, vệ sinh lọc rác để tránh mùi hôi và vi khuẩn sinh sôi trong kỳ nghỉ dài.
• An toàn điện tử: Ngắt nguồn các thiết bị không cần thiết nhưng hãy đảm bảo hệ thống Camera và Server (nếu dùng server offline) vẫn có nguồn điện ổn định hoặc được backup dữ liệu an toàn.

5. Marketing: “Giữ nhiệt” thương hiệu xuyên Tết

Đừng để thương hiệu của bạn “ngủ đông” trong khi khách hàng có nhiều thời gian lướt mạng xã hội nhất.

• Phủ sóng thông báo: Đăng tải lịch nghỉ và lịch khai xuân đồng bộ trên mọi kênh truyền thông (Facebook, Google Maps, Website).
• Chuẩn bị nội dung “Khai xuân”: Lên lịch sẵn các bài đăng chúc Tết và kế hoạch ưu đãi đầu năm để thu hút khách hàng đặt lịch ngay từ mùng 6 Tết.\

6. Nội bộ & Nhân sự: “Lì xì” tinh thần cho đội ngũ

Phòng khám chỉ vận hành tốt khi nhân sự cảm thấy được ghi nhận. Vì thế, trước kì nghỉ Tết, đối với các vị trí quản lý, chủ phòng khám nên chủ động: 

• Thông báo rõ lịch làm việc: Đảm bảo mọi nhân viên nắm vững ngày bắt đầu đi làm lại và phân công người trực (nếu có) một cách công bằng.
• Tổng kết nhanh: Họp ngắn để điểm danh các ca điều trị cần theo dõi sát sao ngay sau Tết.
• Gửi lời cảm ơn & Lì xì: Một buổi tiệc tất niên nhỏ hoặc những phong bao lì xì tinh thần sẽ giúp gắn kết đội ngũ, tạo đà tâm lý hứng khởi cho năm mới.

5. DentalFlow – Người trợ lý “không biết nghỉ Tết” cho chủ nha khoa

Nếu bạn vẫn đang loay hoay với những tờ giấy nhớ hay các file Excel rời rạc, Tết này chính là lúc bạn nhận ra tầm quan trọng của một hệ thống quản trị chuyên sâu.

DentalFlow không chỉ là một phần mềm, mà là “bộ não” giúp nha khoa vận hành tự động:

• Quản lý từ xa: Dù bạn đang đi du lịch hay quây quần bên gia đình, chỉ cần một chiếc smartphone, bạn vẫn nắm rõ doanh thu cuối năm và lịch hẹn đầu năm.
• Tự động hóa CSKH: Hệ thống tự động gửi tin nhắn chúc mừng sinh nhật, chúc mừng năm mới và nhắc lịch tái khám đúng ngày mùng 6, mùng 8 Tết mà không cần nhân viên phải trực máy.
• Báo cáo tài chính đa chiều: Mọi chỉ số về doanh thu, chi phí, lợi nhuận được tổng hợp bằng biểu đồ trực quan, giúp chủ phòng khám có cái nhìn tổng thể để lập kế hoạch bứt phá cho năm 2026.

Kết luận

Một kỳ nghỉ Tết trọn vẹn không phải là bỏ mặc phòng khám, mà là sự an tâm khi biết rằng mọi thứ đã được sắp xếp khoa học. Hãy để checklist này giúp bạn “đóng cửa” phòng khám trong sự chuyên nghiệp và “mở cửa” khai xuân trong sự thịnh vượng.

Hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ và nhận tư vấn chuyển đổi số ngay đầu năm mới!