Cách đơn giản để tối ưu chi phí vận hành là xây dựng một quy trình làm việc tiêu chuẩn cho Nha khoa.
Tại bài viết Năm 2024: Xây dựng quy trình làm việc tiêu chuẩn cho Nha khoa 4.0 (Phần 1), anh/chị đã hiểu được Tầm quan trọng của quy trình làm việc tiêu chuẩn tới vận hành phòng khám.
Vậy quy trình xây dựng bắt đầu từ đâu? Làm sao để vận hành tại phòng khám hiệu quả?
Công thức dễ áp dụng nhất đó là:
Thiết kế quy trình – Kiểm tra quy trình – Đo lường và cải tiến quy trình
Tại bài viết này, chúng tôi sẽ mô tả chi tiết về Thiết kế quy trình hiệu quả mà tinh gọn với 4 phần:
- Công thức xây dựng quy trình làm việc tại nha khoa: 5W-H-5M
- Bản mô tả quy trình làm việc tại nha khoa
- Sơ đồ mẫu mô tả Quy trình làm việc tại Nha khoa
- Các bước chuẩn hóa Quy trình làm việc tại Nha khoa 4.0
1. Công thức 5W-H-5M
Đây là công thức dành cho các quản lý, chủ nha khoa dễ dàng xây dựng bản mô tả quy trình tại phòng khám. Vậy 5W-H-5M có nghĩa là gì?
5W: Why – What – Where – When – Who
Why – Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc
Trước khi xây dựng bất cứ một quy trình nào, người quản lý phải trả lời được câu hỏi:
- Tại sao bạn phải xây dựng quy trình này?
- Nó có ý nghĩa như nào với phòng khám, bộ phận?
- Nếu không làm thì sao?
What – Xác định nội dung công việc
Sau khi vạch rõ mục tiêu, yêu cầu công việc, chủ/quản lý có thể xác định được nội dung công việc của từng bộ phận là gì. Cụ thể các bước thực hiện phần công việc đó là như thế nào.
Where, When, Who – Xác định địa điểm, thời gian và nhân sự thực hiện công việc
H – How
Xác định phương pháp thực hiện công việc
Bản mô tả quy trình cần vạch rõ cách thức thực hiện công việc, các loại tài liệu liên quan, tiêu chuẩn cho công việc, cách thức vận hành máy móc,…
5M
5 yếu tố Nguồn lực bao gồm:
Man = Nguồn nhân lực: Người thực hiện công việc là ai, có đủ trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất không?
Money = Chi phí: Ngân sách thực hiện những việc này là bao nhiêu? Giải ngân mấy lần?…
Material = Nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng: Tiêu chuẩn để trở thành nhà cung ứng là gì? Tiêu chuẩn nguyên vật liệu ra sao?…
Machine = Máy móc/Công nghệ: Tiêu chuẩn của máy móc là gì? Áp dụng những công nghệ nào để thực hiện công việc?
Method = Phương pháp làm việc: Làm việc theo cách nào?
2. Bản mô tả quy trình
Sau khi vạch rõ mục tiêu, yêu cầu công việc, chủ/quản lý nha khoa hoàn toàn chủ động:
- Xác định rõ nội dung công việc cần làm, cụ thể các bước thực hiện công việc
- Xác định được vị trí nhân sự phòng khám như: lễ tân, điều phối, bác sĩ, kế toán,…
- Xác định vị trí công việc hàng ngày làm gì, hàng tuần làm gì
Gợi ý: Chủ/quản lý có thể sử dụng Excel ma trận để liệt kê và tick vào các phần công việc tương ứng
Lưu ý rằng, bản mô tả này cần được thảo luận tại mỗi bộ phận, vị trí cùng thống nhất và ban hành để mọi nhân sự trong phòng khám thực hiện theo.
3. Sơ đồ mẫu Quy trình làm việc tại một phòng khám
Dựa trên hành trình trải nghiệm khách hàng tại một phòng khám, DentalFlow đã mô phỏng lại quy trình làm việc cơ bản của từng bộ phận tại Nha khoa như sơ đồ dưới dây:
Sơ đồ Quy trình làm việc tinh gọn tại phòng khám Nha khoa
4. Các bước chuẩn hóa Quy trình làm việc tại Nha khoa 4.0
Theo xu hướng Chuyển đổi số tại mọi ngành nghề, trong đó có cả Nha khoa thì việc các phòng khám ứng dụng công nghệ trong quy trình làm việc là điều tất yếu. Vì thế, chuẩn hóa Quy trình bắt đầu từ việc đưa hồ sơ bệnh án, dữ liệu khách hàng, thông tin nhân sự, quy trình điều trị lên môi trường số.
3 bước cơ bản để thực hiện Quy trình này bao gồm:
- Bước 1: Xây dựng dữ liệu bệnh án đầy đủ
- Bước 2: Số hóa dữ liệu bệnh án → Bệnh án điện tử (thay thế hồ sơ giấy)
- Bước 3: Đồng bộ quy trình vận hành nội bộ , hạn chế lãng phí thời gian chờ
Vậy Bệnh án điện tử bao gồm các trường thông tin gì?
- Thông tin hành chính
- Thông tin lâm sàng
- Lịch sử tương tác
Xem thêm: PODCAST: Quản trị nha khoa tinh gọn – Hồ sơ bệnh án – TS Nguyễn Khánh Long
Tại bước 3: Đồng bộ quy trình vận hành nội bộ, chủ/quản lý phòng khám lưu ý cần xây dựng và chuẩn hóa quy trình theo từng “điểm chạm” của khách hàng. Điều này sẽ nâng cao chất lượng dịch vụ, cải thiện sự hài lòng của khách hàng khi đến phòng khám.
Theo khảo sát thực tế của DentalFlow, 4 quy trình cơ bản nhất mà Nha khoa nên lưu ý để chuẩn hóa theo quy trình chung:
- Quy trình Đón tiếp bệnh nhân
- Quy trình Điều trị
- Quy trình Chăm sóc khách hàng trước và sau điều trị
- Quy trình Báo cáo
KẾT LUẬN
Xây dựng Quy trình làm việc tiêu chuẩn cho phòng khám là bước đầu tiên khi vận hành phòng khám nhưng nhiều Chủ/quản lý Nha khoa thường xem nhẹ và bỏ qua. Bởi cần nhiều thời gian đầu tư để thiết lập một bộ Quy trình làm việc tiêu chuẩn. Tuy nhiên, khi Thiết kế được Quy trình làm việc cho phòng khám và từng bộ phận sẽ giúp phòng khám vận hành dễ dàng hơn, trơn tru hơn.
Để vận hành phòng khám hiệu quả, nhanh hơn hãy bắt đầu từ bước cơ bản nhất!
Ngoài ra, phòng khám có thể ứng dụng công nghệ hiện đại tại mỗi quy trình để tối ưu năng suất hoạt động, giảm chi phí nhân sự. DentalFlow là đơn vị cung cấp Phần mềm quản lý nha khoa toàn diện, giúp phòng khám số hóa quy trình vận hành, quản lý bệnh án điện tử, lịch hẹn thông minh, báo cáo thống kê trực quan nhanh chóng và chăm sóc khách hàng đa kênh qua Zalo ZNS, Call Center,…
Liên hệ với chúng tôi để được trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý nha khoa trong quá trình vận hành phòng khám
— — — — — — — — — — — —
Tìm hiểu thêm về DentalFlow chúng tôi tại:
Giải pháp quản trị nha khoa DentalFlow – Bởi nha sĩ, vì nha sĩ!
Facebook: https://www.facebook.com/dentalflowvn
Youtube: https://www.youtube.com/@DentalFlow
Hotline: 0927741985
