Hướng dẫn sử dụng Tính năng Chăm sóc khách hàng định kỳ

Với tính năng “Đặt lịch chăm sóc” trên phần mềm DentalFlow, sẽ giúp nha khoa dễ dàng tạo và quản lý các lịch chăm sóc đặc biệt, lịch bảo hành hoặc lịch chăm sóc định kỳ,… trên từng khách hàng. Từ đó, sẽ giúp chủ/quản lý nha khoa theo dõi, nhắc nhở và phân công nhân viên phụ trách chăm sóc khách hàng đúng hạn

1. Tạo lịch chăm sóc định kỳ cho khách hàng

• Bước 1: Truy cập hồ sơ khách hàng
  • Vào mục “Chăm sóc” trong hồ sơ khách hàng.
  • Nhấn vào nút “Đặt lịch chăm sóc” để bắt đầu tạo mới

• Bước 2: Thiết lập thông tin lịch chăm sóc

• • Chọn loại chăm sóc: Hỏi thăm sau điều trị, nhắc lịch hẹn, bảo hành,…
  • Chọn nhân viên phụ trách
  • Nhập “nội dung chăm sóc”: thêm ghi chú, nội dung cần lưu ý cho lịch chăm sóc này

• Bước 3: Thiết lập chế độ chăm sóc định kỳ (nếu có)

• • Click chọn “Chăm sóc định kỳ” nếu bạn muốn lịch này được lặp lại nhiều lần
  • Nhập số ngày lặp lại và ngày kết thúc chăm sóc

Ví dụ: Nếu nha khoa chọn khoảng cách là 3 ngày và ngày kết thúc là 19/5, hệ thống sẽ tự động tạo 5 lịch hẹn cách nhau 3 ngày

Lưu ý: Với mỗi lần tạo lịch chăm sóc định kỳ, hệ thống cho phép tạo tối đa 10 lịch hẹn

2. Tiến hành chăm sóc khách hàng

• Nha khoa sẽ thực hiện chăm sóc khách theo thứ tự từ lịch hẹn gần nhất trở đi (từ dưới lên trên)
• Sau khi đã chăm sóc khách, nha khoa sẽ ghi nhận lại quá trình chăm sóc bằng cách:

• • Nhấn nút “Chỉnh sửa” tại lịch hẹn tương ứng
  • Chọn loại chăm sóc (Hoàn thành hoặc Cần chăm sóc lại)
  • Chọn kênh chăm sóc (Gọi điện, Nhắn tin,…)
  • Ghi chú thêm vào mục “Nội dung chăm sóc” nếu có phản hồi từ khách hoặc cần lưu lại tình trạng chăm sóc

Lưu ý: Những lịch hẹn đã ở trạng thái “Hoàn thành” sẽ không thể chỉnh sửa và xóa 

3. Theo dõi tổng hợp lịch chăm sóc định kỳ

• Nha khoa có thể dễ dàng xem và quản lý tất cả các lịch chăm sóc định kỳ trong mục: “Quản lý CSKH” → “Lịch chăm sóc” 
• Tại đây, nha khoa có thể:

• • Lọc lịch hẹn theo ngày chăm sóc, nhân viên phụ trách hoặc loại chăm sóc

• • Xem danh sách lịch chăm sóc và cập nhật trạng thái chăm sóc cho từng khách hàng 

4. Chăm sóc nâng cao – đặt lịch chăm sóc cho nhiều khách hàng cùng lúc

Tính năng kết hợp “Lọc tổng hợp” tại Gói Nâng cao giúp nha khoa tạo nhiều lịch chăm sóc định kỳ cho nhiều khách hàng cùng lúc, tiết kiệm thời gian và công sức  

• Bước 1: Vào mục “Lọc tổng hợp” và lọc danh sách khách hàng cần tạo lịch chăm sóc

Ví dụ: Muốn đặt lịch nhắc khách hàng tái khám sau 6 tháng → Lọc theo ngày điều trị cuối, rồi nhấn “Tìm kiếm” để hiển thị danh sách khách hàng.

• Bước 2: Tạo lịch chăm sóc

• • Nhấn “Đặt lịch chăm sóc”
  • Chọn loại chăm sóc, nhân viên phụ trách, và nhập nội dung chăm sóc.
  • Nếu cần chăm sóc định kỳ → bật tùy chọn “Chăm sóc định kỳ” rồi nhập số lần và thời gian kết thúc
  • Nhấn “Lưu thông tin” để hoàn tất

• Bước 3: Theo dõi và thực hiện chăm sóc

• • Vào mục “Lịch chăm sóc” để xem các lịch đã tạo
  • Thực hiện chăm sóc và cập nhật thông tin như bình thường (Chỉnh sửa → chọn trạng thái → chọn kênh → lưu)

5. Theo dõi báo cáo thống kê chăm sóc định kỳ

• Bước 1: Truy cập vào mục “Báo cáo & Thống kê” → “Thống kê CSKH”

• Bước 2: Chọn khoảng thời gian muốn xem báo cáo

Tại màn hình Báo cáo tổng hợp, nha khoa sẽ thấy:

• • Tổng số lịch chăm sóc trong khoảng thời gian đã chọn
  • Số lịch đã được chăm sóc
  • Số lịch chưa được chăm sóc

→ Nha khoa có thể click trực tiếp vào các con số để xem chi tiết danh sách khách hàng và tình trạng chăm sóc cụ thể