Trọn bộ kinh nghiệm giúp phòng khám chủ động trước thay đổi pháp lý và vận hành.
Trong nhiều năm, quản lý phòng khám nha khoa thường xoay quanh hai trọng tâm chính: chuyên môn điều trị và thu hút khách hàng. Tuy nhiên, bước sang năm 2026, bức tranh quản trị đã thay đổi rõ rệt.
Hàng loạt quy định mới liên quan đến thuế, hóa đơn điện tử, bệnh án điện tử, cùng yêu cầu chuẩn hóa vận hành và minh bạch dữ liệu đang buộc các phòng khám phải chuyển dịch từ cách quản lý thủ công, cảm tính sang quản trị dựa trên hệ thống và dữ liệu.
Trong bài viết này, DentalFlow sẽ cùng bạn phân tích 7 lưu ý quan trọng nhất trong quản lý phòng khám nha khoa năm 2026, dựa trên các nghị định, thông tư và lộ trình chính thức của cơ quan quản lý nhà nước, đồng thời gợi mở cách ứng dụng phần mềm quản lý nha khoa phù hợp trong thực tế.
1. Xuất hóa đơn điện tử đúng quy định để tránh rủi ro thuế
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử là hình thức bắt buộc đối với các đơn vị cung cấp dịch vụ, bao gồm cả phòng khám nha khoa. Tuy nhiên, trong thực tế, quản lý hóa đơn điện tử không đơn thuần là “có xuất hóa đơn”, mà liên quan trực tiếp đến thời điểm lập hóa đơn, doanh thu ghi nhận và tính minh bạch tài chính.
Đối với dịch vụ khám chữa bệnh, hóa đơn phải được lập khi hoàn thành dịch vụ hoặc khi thu tiền, tùy theo mô hình vận hành của phòng khám. Doanh thu thể hiện trên hóa đơn chính là căn cứ để cơ quan thuế đối soát với dữ liệu kê khai thuế và dữ liệu thanh toán.
Trong quản lý phòng khám nha khoa năm 2026, việc xuất hóa đơn điện tử cần được đặt trong một hệ thống quản lý thống nhất, thay vì xử lý rời rạc giữa lễ tân – kế toán – bác sĩ.
Chủ phòng khám cần đặc biệt lưu ý:
- Hóa đơn điện tử phải phản ánh đúng doanh thu thực tế phát sinh
- Thời điểm lập hóa đơn phù hợp với thời điểm cung cấp dịch vụ
- Dữ liệu hóa đơn cần đồng bộ với phần mềm quản lý và kế toán
Việc ứng dụng phần mềm quản lý nha khoa chuyên sâu cho phép phòng khám kết nối trực tiếp dữ liệu điều trị, thanh toán và hóa đơn điện tử trên cùng một nền tảng. Nhờ đó, phòng khám giảm thiểu sai sót, hạn chế phụ thuộc vào thao tác thủ công và chủ động hơn khi làm việc với cơ quan thuế.
>>> Xem thêm: Phòng khám nha khoa cần làm gì để áp dụng hóa đơn điện tử?
2. Những thay đổi trong kê khai thuế đối với phòng khám nha khoa từ năm 2026
Từ năm 2026, cơ chế thuế khoán sẽ không còn áp dụng cho hộ kinh doanh, bao gồm cả nhiều phòng khám nha khoa. Thay vào đó, phòng khám phải tự khai – tự nộp thuế dựa trên doanh thu thực tế.
Theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, doanh thu tính thuế phải phản ánh đầy đủ và trung thực doanh thu phát sinh. Đồng thời, cơ quan thuế đang chuyển mạnh từ hình thức hậu kiểm thủ công sang đối soát dữ liệu điện tử.
Cụ thể, doanh thu kê khai của phòng khám sẽ được đối chiếu đồng thời với:
- Hóa đơn điện tử đã phát hành
- Dữ liệu thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản, POS)
- Chi phí đầu vào và chứng từ kế toán liên quan
Điều này khiến việc kê khai thuế theo ước tính hoặc doanh thu điều trị thực tế không trùng khớp với doanh thu kê khai trở nên rủi ro hơn rất nhiều.
Tính năng Bảng kê hóa đơn trên phần mềm DentalFlow
Trong quản lý phòng khám nha khoa hiện đại, thuế không còn là câu chuyện riêng của kế toán, mà cần được kiểm soát ngay từ khâu vận hành, thu tiền và xuất hóa đơn. Việc sử dụng phần mềm quản lý nha khoa giúp phòng khám theo dõi doanh thu theo từng dịch vụ, từng bác sĩ, đồng thời tự động tổng hợp số liệu phục vụ kê khai thuế một cách minh bạch và chủ động.
3. Quản lý hồ sơ bệnh án điện tử theo lộ trình bắt buộc
Theo Thông tư 13/2025/TT-BYT, các cơ sở khám chữa bệnh không phải bệnh viện – bao gồm phòng khám nha khoa – phải hoàn thành việc áp dụng bệnh án điện tử chậm nhất vào ngày 31/12/2026.
Điều này đồng nghĩa rằng sau mốc thời gian này, việc quản lý hoàn toàn bằng bệnh án giấy sẽ không còn phù hợp với yêu cầu pháp lý. Bệnh án điện tử không chỉ là hình thức lưu trữ mới, mà là nền tảng quản lý dữ liệu y tế của phòng khám.
Đối với phòng khám nha khoa, bệnh án điện tử cần đảm bảo:
- Lưu trữ đầy đủ thông tin khám, chẩn đoán và điều trị
- Dễ dàng tra cứu lịch sử điều trị của từng khách hàng
- Đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin theo quy định
>>> Xem thêm: Hồ sơ bệnh án điện tử: Bước tiến trong chuyển đổi số Nha khoa
Triển khai bệnh án điện tử sớm giúp phòng khám tránh áp lực chuyển đổi gấp rút khi đến hạn bắt buộc. Trên thực tế, nhiều phần mềm quản lý nha khoa, trong đó có DentalFlow, đã tích hợp sẵn bệnh án điện tử, cho phép lưu trữ hồ sơ, hình ảnh và kế hoạch điều trị trên một hệ thống thống nhất, thuận tiện cho cả bác sĩ và bộ phận quản lý.
4. Chuẩn hóa quy trình vận hành: từ tiếp đón đến thanh toán
Bên cạnh yếu tố pháp lý, chuẩn hóa quy trình vận hành là nền tảng cốt lõi trong quản lý phòng khám nha khoa năm 2026. Một quy trình rõ ràng giúp kết nối liền mạch các khâu, giảm phụ thuộc vào cá nhân và hạn chế sai sót.
Quy trình vận hành của phòng khám nên được xây dựng xoay quanh các bước:
- Tiếp đón và đặt lịch khám
- Tư vấn và lập kế hoạch điều trị
- Thực hiện điều trị
- Thanh toán, xuất hóa đơn
- Chăm sóc và theo dõi sau điều trị
Khi quy trình này được triển khai trực tiếp trên phần mềm quản lý nha khoa, phòng khám không chỉ tăng hiệu suất làm việc mà còn tạo ra trải nghiệm nhất quán cho khách hàng ở mọi điểm chạm.
5. Nâng cao trải nghiệm khách hàng trong quản lý phòng khám nha khoa hiện đại
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng cao, trải nghiệm khách hàng trở thành yếu tố quyết định khả năng giữ chân và phát triển bền vững của phòng khám.
Quản lý trải nghiệm khách hàng không chỉ dừng ở ghế điều trị, mà kéo dài suốt hành trình:
- Quản lý lịch hẹn và nhắc tái khám
- Theo dõi tiến trình điều trị
- Chăm sóc và tư vấn sau điều trị
Việc chăm sóc khách hàng bài bản, kết hợp với các công cụ nhắc lịch và theo dõi hành trình điều trị trên phần mềm quản lý nha khoa, giúp phòng khám gia tăng tỷ lệ quay lại và xây dựng uy tín thương hiệu lâu dài.
6. Quản lý và đào tạo nhân sự: nền tảng để phòng khám vận hành bền vững
Nhân sự là yếu tố then chốt ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ nha khoa. Tuy nhiên, quản lý nhân sự thiếu hệ thống dễ dẫn đến phụ thuộc cá nhân và khó mở rộng quy mô.
Trong quản lý phòng khám nha khoa năm 2026, chủ phòng khám cần chú trọng:
- Phân quyền rõ ràng theo vai trò
- Theo dõi hiệu suất làm việc minh bạch
- Có chính sách động viên và nâng cao tay nghề phù hợp
- Đào tạo định kỳ theo quy trình chuẩn
Khi được hỗ trợ bởi phần mềm quản lý nha khoa với cơ chế phân quyền và theo dõi hiệu suất, phòng khám có thể duy trì chất lượng dịch vụ ổn định và xây dựng đội ngũ gắn bó lâu dài.
>>> Xem thêm: Đào tạo lễ tân trong nha khoa
7. Kiểm soát doanh thu và chi phí để quản lý tài chính hiệu quả
Trước bối cảnh kinh tế nhiều biến động và xu hướng thắt chặt chi tiêu của người tiêu dùng, quản lý tài chính trở thành trụ cột trong quản lý phòng khám nha khoa bền vững.
Theo dõi lãi – lỗ tổng thể là chưa đủ. Phòng khám cần kiểm soát chi tiết:
- Doanh thu theo từng dịch vụ, từng bác sĩ
- Chi phí vật tư và nhân sự
- Dữ liệu tài chính đồng bộ với hóa đơn và thuế
Khi tài chính được quản lý minh bạch trên một hệ thống quản lý nha khoa thống nhất, chủ phòng khám sẽ có cơ sở vững chắc để ra quyết định đầu tư, mở rộng hoặc tối ưu hoạt động trong dài hạn.
KẾT LUẬN:
Quản lý phòng khám nha khoa năm 2026 cần một hệ thống đủ sâu và đủ đồng bộ
Quản lý phòng khám nha khoa năm 2026 không còn là câu chuyện xử lý từng vấn đề riêng lẻ, mà là bài toán quản trị tổng thể: tuân thủ pháp lý – chuẩn hóa vận hành – minh bạch tài chính – nâng cao trải nghiệm khách hàng và phát triển đội ngũ bền vững.
Trong bối cảnh đó, việc lựa chọn một phần mềm quản lý nha khoa phù hợp không chỉ là công cụ hỗ trợ, mà là nền tảng chiến lược giúp phòng khám chủ động trước các thay đổi về chính sách và sẵn sàng mở rộng trong tương lai.
DentalFlow được phát triển chuyên sâu cho phòng khám nha khoa tại Việt Nam, hỗ trợ quản lý toàn diện từ bệnh án điện tử, hóa đơn – thuế, quy trình vận hành đến tài chính và chăm sóc khách hàng.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp giúp phòng khám vận hành bài bản, đúng luật và tối ưu hiệu quả trong năm 2026 và các năm tiếp theo, DentalFlow chính là lựa chọn đáng để bắt đầu ngay từ hôm nay.
Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn quy trình vận hành phòng khám bài bản!
— — — — — — — — — — — —
Tìm hiểu thêm về DentalFlow chúng tôi tại:
Giải pháp quản trị nha khoa DentalFlow – Bởi nha sĩ, vì nha sĩ!
Facebook: https://www.facebook.com/dentalflowvn
Youtube: https://www.youtube.com/@DentalFlow
Hotline: 0927741985
