Quản lý phòng khám răng hàm mặt hay quản lý nha khoa là một công việc thường ngày nhưng cũng đầy áp lực với các bác sĩ luôn luôn bận rộn với bệnh nhân. Làm thế nào để bạn có thể sát sao tới từng công việc quản lý vận hành, vật tư, tài chính, cho tới chăm sóc khách hàng, marketing bên cạnh việc nâng cao năng lực chuyên môn? Trong khuôn khổ bài viết này DentalFlow sẽ giúp các chủ phòng khám có thêm cho mình những kinh nghiệm bổ ích để tăng năng suất phục vụ phòng khám nha khoa, đánh giá được xem mình có đang thực hiện những phương pháp đúng để cải thiện năng suất hoạt động của phòng khám hay không. Hãy cùng tham khảo ngay những phương pháp hữu ích dưới đây.
1. Tăng cường quản lý nha khoa qua điện thoại, cải thiện tương tác từ xa
Thông thường, trong hành trình khách hàng, lần tương tác đầu tiên giữa thương hiệu và khách hàng sẽ thông qua những cuộc điện thoại chăm sóc. Vậy làm thế nào để thương hiệu sẽ ghi điểm trong mắt khách hàng ngay từ những lần giao tiếp đầu tiên?
Giải pháp hàng đầu cho việc này chính là đào tạo nhân viên trực điện thoại của phòng khám về cách trả lời bệnh nhân qua điện thoại”
- Hãy có những buổi đào tạo và chia sẻ cho nhân viên chú ý về kỹ năng lắng nghe. Chúng ta vẫn có câu: Im lặng là vàng, lắng nghe là kim cương. Rõ ràng rằng lắng nghe luôn giữ vai trò quan trọng trong bất kỳ cuộc hội thoại nào, mà những cuộc hội thoại qua điện thoại thì kĩ năng này lại càng quan trọng. Hãy giúp nhân viên có thể nhận biết và chú ý được từng chi tiết nhỏ qua giọng điệu, câu từ và thậm chí tiếng thở dài qua ống nghe của khách hàng.
- Không chỉ yêu cầu kĩ năng về giao tiếp, thậm chí, kĩ năng trả lời tin nhắn SMS của nhân viên cũng cần phải được chú ý. Ngày nay, con người có xu hướng trao đổi qua tin nhắn rất nhiều, nếu như không được đào tạo bài bản, có thể việc giao tiếp giữa nhân viên và khách hàng sẽ dễ dẫn đến nhiều hiểu nhầm, hay bị lỡ mất thông tin quan trọng.
2. Rút ngắn thời gian bệnh nhân phải chờ đợi
Những trải nghiệm khi khách hàng phải chờ đợi tại phòng khám sẽ có thể ảnh hưởng tới đánh giá của khách hàng đối với thương hiệu nha khoa. Nếu trải nghiệm đó khiến họ hài lòng, họ sẽ có những đánh giá và bình luận tích cực đến với thương hiệu. Chẳng có ai thích phải chờ đợi cả, đặc biệt là trong cuộc sống bận rộn như ngày hôm nay, chính vì thế hãy đảm bảo quá trình xử lý từng trường hợp khách hành diễn ra nhanh gọn nhất, đừng để khách hàng phải chờ đợi quá lâu. Đó cũng là một trong những cách để chăm sóc khách hàng nha khoa của bạn!
Rút ngắn thời gian chờ đợi của khách hàng giúp tăng hiệu quả chăm sóc khách hàng nha khoa
Bên cạnh việc hẹn lịch và xếp lịch khoa học để khách hàng không phải chờ đợi, nhưng những nhân viên lễ tân khi tiếp đón bệnh nhân cũng cần check lại lịch khám với bác sĩ, bởi khám bệnh sẽ có nhiều trường hợp thời gian khám lâu hơn dự đoán bình thường. Lễ tân nếu nắm được những thay đổi về thời gian này cần phải bao lại ngay với khách hàng, sắp xếp hoạt động khác cho khách để khách cảm thấy mình không phải chờ đợi quá lâu, như đọc báo, xem tin tức, tham quan phòng khám,… Nếu phòng khám của bạn có thể làm được việc này, hẳn khách hàng sẽ đánh giá cao và cho dù họ biết lịch khám đã bị thay đổi thì cũng có thể dễ thông cảm.
Hãy nhớ rằng, thời gian khám không quan trọng bằng thời gian khách hàng phải chờ đợi bao lâu, hi vọng bạn sẽ luôn có phương án dự phòng cho những trường hợp khách hàng phải chờ đợi. Khi bạn xử lý được vấn đề này, cũng là bạn đã sở hữu được cách chăm sóc khách hàng nha khoa hiệu quả.
3. Kiểm soát lịch khám của bệnh nhân, giảm tối đa tình trạng bệnh nhân đến muộn hoặc vắng mặt
Việc hẹn được càng nhiều khách hàng tới sử dụng dịch vụ răng miệng thì năng suất của phòng khám sẽ càng được tăng nhanh. Những điều đó sẽ khó mà đạt được nếu như tỉ lệ nhỡ lịch, hủy lịch, quên lịch của khách hàng cao.
Hãy lên một kế hoạch điều trị cho khách hàng rõ ràng và chắc chắn để khách hàng nắm rõ và chủ động sắp xếp lịch trình cá nhân. Ngoài ra, các chủ phòng khám cần nhắc nhở nhân viên đừng quên việc check lịch và nhắc nhở lịch khám đối với khách hàng. Điều này sẽ đảm bảo cho khách hàng luôn ghi nhớ và có ý thức ghé phòng khám theo đúng lịch hẹn.
4. Cải thiện thời gian tương tác giữa bộ phận Lễ tân và khách hàng
Giống như hầu hết các hoạt động dịch vụ y tế, bộ phận lễ tân có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc quyết định mức độ hài lòng của bệnh nhân. Bên cạnh đó, việc chuyển giao thông tin khách hàng từ lễ tận tới các bộ phận trong phòng khám một cách ăn ý cũng sẽ góp phần trong việc quyết định chất lượng dịch vụ.
Hãy thiết lập quy trình chuẩn trong quy trình làm việc nội bộ để tránh đi được những sai lầm tốn kém. Có một số gợi ý cho bạn như sau:
- Mỗi bộ phận đều cần phải có quản lý, và phải tăng cường sự tương tác giữa các quản lý với nhau. Sau khi các quản lý nắm được thông tin, cần chuyển nhanh chóng và chính xác thông tin đó xuống từng bộ phận.
- Giảm thiểu sự nhầm lẫn thông tin và hóa đơn thanh toán dịch vụ bằng việc cử riêng một người, bộ phận đảm nhận việc nhập liệu thông tin. Quản lý thông tin bệnh nhân bằng việc đặt cho họ những mã hóa. Và khi tra thông tin, nhân viên chỉ cần nhập mã bệnh nhân là có thể nắm được hết từ tình trạng cho tới phương án điều trị là gì. Công tác này còn cần sự giúp đỡ của các phần mềm quản lý phòng khám hiệu quả. Hãy tham khảo!
5. Lắng nghe và cải thiện chất lượng dịch vụ dựa trên những ý kiến đóng góp của bệnh nhân
Để cải thiện được chất lượng dịch vụ, một trong những việc các chủ phòng khám cần làm đó là lắng nghe những ý kiến đóng góp từ phía bệnh nhân. Từ những đóng góp, phản ánh về chất lượng dịch vụ, máy móc, thái độ phục vụ của nhân viên, những điều này đều giúp cho bạn có cái nhìn khác quan, phát hiện ra những vấn đề còn bất hợp lý từ phía dịch vụ phòng khám để cải tiến theo chiều hướng ngày càng tích cực hơn.
Khách hàng được lắng nghe, cảm nhận được sự hài lòng từ dịch vụ chắc chắn việc giữ chân khách hàng sẽ không còn là điều gì quá khó khăn với phòng khám. Từ đó, số lượng bệnh nhân sẽ không ngừng tăng lên và năng suất phục vụ của phòng khám từ đó cũng sẽ được cải thiện đáng kể. Hãy cung cấp cho khách hàng những phương pháp khác nhau để thuận tiện cho việc đánh giá và bày tỏ ý kiến của họ. Có thể kể đến như website, facebook, các nền tảng hỗ trợ quản lý phòng khám hay lắng nghe trực tiếp từ khách hàng. Ngay khi nhận được những ý kiến (tích cực và tiêu cực) hãy chuẩn bị trước một vài phương án ứng phó đa dạng các tình huống có thể xảy ra.
6. Minh bạch về chi phí dịch vụ trong chăm sóc khách hàng nha khoa
Việc suy nghĩ về những dịch vụ chăm sóc nha khoa định kì có thể sẽ là việc còn xa lạ với nhiều người. Bởi một trong số các lý do đó là vấn đề tài chính. Việc không biết trước được rằng mình sẽ phải chi trả khoảng bao nhiêu tiền cho một dịch vụ nha khoa sẽ khiến khách hàng e dè việc sử dụng dịch vụ. Hoặc nghiễm nhiên, mọi người sẽ cảm thấy, đi tới thăm khám răng tại các phòng khám nha khoa mất rất nhiều tiền.
Cần luôn luôn minh bạch về chi phí dịch vụ
Sự thật không phải vậy, có rất nhiều dịch vụ nha khoa với mức giá bình dân mà bất kỳ khách hàng nào cũng có thể tiếp cận. Thậm chí có nhiều dịch vụ, các phòng khám còn có thể thực hiện miễn phí dành tặng khách hàng. Vậy tại sao không minh bạch giá dịch vụ để cho khách hàng biết và sử dụng dịch vụ của bạn thường xuyên hơn?
7. Đầu tư vào chất lượng cơ sở hạ tầng của phòng khám
Cách thiết kế văn phòng khám răng của bạn ảnh hưởng rất nhiều tới trải nghiệm của khách hàng. Từng câu chữ, hoa văn trang trí, màu sắc bạn chọn, bình hoa đặt ở đâu, tranh treo ở chỗ nào,… tất cả đều sẽ cùng góp phần tạo nên màu sắc riêng cho thương hiệu của bạn. Và nếu bạn đầu tư vào thiết kế phòng khám một cách chỉn chu, khách hàng sẽ dễ ghi nhớ hình ảnh thương hiệu của bạn hơn.
Đầu tư cơ sở vât chất nhằm tăng trải nghiệm khách hàng
Không chỉ vậy, việc tận dụng phát huy những giá trị của thiết kế còn giúp cho nhân viên của bạn có một không gian làm việc đầy hứng khởi, khơi dây trong họ những năng lượng làm việc tích cực, từ đó có thể nâng cao năng suất làm việc hơn rất nhiều.
8. Nâng cấp hệ thống đèn chiếu sáng phòng khám
Thiết kế phòng khám răng không chỉ dừng lại ở màu sắc, đồ nội thất hay các tiện nghi khác mà ánh sáng cũng là một trong các yếu tố quan trọng. Ánh sáng tác động rất lớn tới trải nghiệm của bệnh nhân từ khi bước vào cửa phòng khám cho tới suốt chu trình khám. Vậy nên, các chủ phòng khám cần phải cân nhắc:
- Xem xét các thiết bị chiếu sáng, tận dụng thiết kế phòng khám hay thuê vị trí phòng khám đón được nhiều ánh sáng tự nhiên nhất thay vì sử dụng quá nhiều đèn chiếu.
- Sử dụng đèn âm tường và đèn trang trí kết hợp để tạo ra những năng lượng tích cực cho bệnh nhân và loại bỏ độ sáng gây khó chịu.
- Đặc biệt trong phòng khám nha khoa, hãy đảm bảo cung cấp đủ ánh sáng cần thiết cho các bác sĩ thực hành chuyên môn. Việc đảm bảo đầy đủ ánh sáng này sẽ giúp cho năng suất làm việc của các bác sĩ hiệu quả hơn, giảm đi tình trạng mỏi mắt.
9. Duy trì văn hóa họp toàn bộ nhân viên vào mỗi sáng trước khi bắt đầu công việc
Năng suất hàng ngày có hiệu quả hay không cũng phụ thuộc nhiều vào việc phân công công việc hàng ngày. Và những cuộc họp, trò chuyện đầu ngày giữa các quản lý với nhân viên có thể quyết định được điều đó. Đừng biến chúng thành những cuộc họp quá áp lực mà thay vào đó hãy tạo động lực làm việc hứng khởi cho từng người trong phòng khám.
Các buổi họp đầu ngày là cần thiết để gia tăng hiệu quả công việc
Một buổi sáng làm việc hiệu quả hãy bắt đầu bằng những cuộc họp thống nhất lại toàn bộ công việc được vận hành trong ngày như:
- Cách thức tiếp nhận các trường hợp và bệnh nhân khẩn cấp trong ngày
- Quản lý chi phí và lợi nhuận
- Bàn giao dụng cụ phòng khám đến từng bộ phận
10. Ứng dụng việc thanh toán tự động
Việc thanh toán tự đồng nên sớm được áp dụng tới các phòng khám, vì sự hỗ trợ của các ứng dụng thanh toán tự động sẽ giảm thiểu được rất nhiều thời gian phải chờ đợi của cả khách hàng và cả phòng khám. Phần mềm thanh toán có sẵn sẽ giúp quy trình từ khám bệnh, thanh toán tới khi khách hàng ra về sẽ trơn tru và nhanh chóng.
Linh hoạt phương thức thanh toán giúp tăng sự tiện dụng cho khách hàng
Giống như hệ thống tự động nhắc nhớ cuộc hẹn, các phần mềm quản lý nha khoa cho hỗ trợ việc thanh toán tự động liên kết với các ngân hàng giúp các phòng khám tiết kiệm thời gian và đặc biệt là bộ phận làm nhiệm vụ thu – chi của phòng khám sẽ bớt đi áp lực rất nhiều Đặc biệt trong thời gian cao điểm, khách hàng cũng không phải chờ đợi quá lâu để đến lượt thanh toán.
11. Không ngừng nâng cấp các công cụ thanh toán
Với tính năng tự động thanh toán và cộng thêm công nghệ thanh toán có thể giúp cho các phòng khám có những giao dịch thanh toán chi phí nhanh chóng. Hiện nay, tỉ lệ người bệnh sử dụng thanh toán bằng thẻ tín dụng cũng khá cao.
Việc có sẵn một bộ xử lý thanh toán để nhận các khoản tiền tại phòng khám sẽ giúp cho các chủ phòng tăng được năng suất làm việc, lợi nhuận từ đó cũng không ngừng tăng lên. Vì vậy, hãy sớm tìm kiếm cho mình một nền tảng tự động thanh toán hiệu quả và áp dụng nó trong quá trình làm việc tại phòng khám.
12. Ứng dụng các nền tảng công nghệ mới nhất vào vận hành phòng khám
Các phòng khám nha khoa tại Việt Nam vẫn chưa có nhiều nơi biết tới các nền tảng hỗ trợ quản lý phòng khám để nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng nha khoa của mình. Hãy từng bước tìm hiểu những nền tảng này vì chúng thực sự hữu ích cho công việc quản lý của bạn. Với những tính năng như lên lịch khám, quản lý, lập kế hoạch làm việc cho phòng khám, quản lý nhân sự, lương thưởng, … tất cả được tích hợp trên một nền tảng và giúp bạn hoàn thành công việc một cách chính xác và nhanh chóng hơn rất nhiều.
Giải pháp quản lý phòng khám nha khoa toàn diện
Với sự hỗ trợ của công nghệ, tất cả thông tin của phòng khám được lưu trữ một cách bảo mật nhất, công việc được xử lý nhanh gọn, không tốn nhiều thời gian, công sức, bạn cũng không mất tiền để thuê thêm một nhân sự đảm nhiệm công việc này vì vốn dĩ các nền tảng quản lý phòng khám nha khoa này có thể đảm nhận một cách dễ dàng.
Các nền tảng quản lý phòng khám nha khoa hiện nay có sự tích hợp của điện toán đám mây. Việc bảo mật sẽ trở nên an toàn tuyệt đối. Hãy thử khám phá!
13. Quản lý vật tư thông minh.
Việc ghi chép vật liệu nha khoa và các vật tư tiêu hao phát sinh khi thực hiện thủ thuật thường rất dễ gây nhầm lẫn và mất thời gian. Thế nhưng việc quản lý sát sao các loại vật tư này rất quan trọng để giảm hao phí và tăng độ chính xác khi chăm sóc khách hàng, đặc biệt là khi điều trị implant, chỉnh nha, làm cầu răng.. Thay vì thực hiện trên Excel, các phòng khám uy tín chia sẻ kinh nghiệm quản lý vật tư trên phần mềm để dễ dàng báo cáo tồn kho mọi lúc mọi nơi.
Phần mềm quản lý vật tư nha khoa tốt sẽ hiểu rõ những đặc trưng khi quản lý vật tư xưởng, labo tại phòng khám nha khoa, giúp các chủ phòng khám theo dõi chi tiết kho xưởng và các vật tư tiêu hao
- Thiết lập danh mục vật tư tại phòng khám
- Quản lý hoạt động xuất nhập kho
- Báo cáo thống kê tồn kho theo thời gian
- Tự động tính vật tư tiêu hao theo thủ thuật và khách hàng
>> Xem thêm: 9 bước quản lý vật tư tại phòng khám nha khoa
14. Cung cấp cho nhân viên công cụ công nghệ hỗ trợ làm tốt công việc từ xa
Tăng hiệu suất làm việc của nhân viên với công cụ thích hợp
Dịch Covid 19 đã cho chúng ta thấy rõ khách hàng và nhân viên có thể kết nối từ xa tốt đến thế nào. Theo nghiên cứu của Gallup, chất lượng chăm sóc khách hàng tăng lên 12% trong khoảng thời gian từ năm 2019 – 2021 khi cho nhân viên của bạn làm việc từ xa. Quản lý lịch hẹn khách hàng ngay trên đồng hồ thông minh, báo cáo doanh thu ngay trên điện thoại… đã trở thành 1 xu thế mới.
Đơn giản như việc theo dõi lịch thăm khám của bệnh nhân để nhắc nhở bệnh nhân kịp thời, hãy sử dụng nền tảng công nghệ để có thể lên lịch và nhắc nhở bệnh nhân tự động, nhân viên của bạn khi đó sẽ có nhiều thời gian hơn cho những công việc chuyên môn mà không bị phân tâm bởi những việc nhỏ nhặt.
15. Liên tục đổi mới, nâng cấp các dịch vụ mới
Không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ sẽ là chìa khóa giúp bạn có thể chăm sóc khách hàng nha khoa tốt nhất, từ đó nâng cao năng suất làm việc của phòng khám. Hãy thử nghĩ về việc lúc nào phòng khám của bạn cũng mang đến những trải nghiệm mới mẻ cho bệnh nhân, họ luôn bất ngờ và thích thú, hài lòng khi sử dụng dịch vụ ở nơi bạn, vậy thì khả năng cao họ sẽ còn quay lại và thậm chí giới thiệu bạn bè đến với bạn nhiều hơn.
Hãy không ngừng tìm hiểu và ứng dụng những tư duy đổi mới của bạn trong các hoạt động tại phòng khám. Hãy để cho khách hàng luôn có ấn tượng tuyệt vời và đó chính là thứ giữ chân khách hàng không đi nơi nào khác ngoài phòng khám của bạn.
16. Nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên với các quy định về phần thưởng
Những chính sách thưởng cho nhân viên sẽ ảnh hưởng tới năng suất làm việc của họ. Nên nhớ rằng, phần thưởng có thể đa dạng và không nhất thiết là những phần thường bằng tiền.
Ví dụ: thường xuyên có những lời ngợi khen, khuyến khích nhân viên cũng là một cách bạn thưởng cho những nỗ lực của họ,…
Sau đó, hãy nghĩ ra đa dạng các phần thưởng hơn như:
- Thường cho sự đúng giờ, chuẩn chỉ
- Thưởng cho nhóm khi có số lượng bệnh nhân tới phòng khám ngày một tăng lên
- Thưởng cho hành động cùng hỗ trợ nhau trong công việc
- Thưởng khi phòng khám đạt được một mục tiêu đã đặt ra,…
17. Tạo một đội nhóm làm việc đoàn kết của phòng khám
Một trong những nỗ lực để cải thiện và nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng nha khoa chính là cải thiện năng suất làm việc của cả đội nhóm. Hãy hỗ trợ để các nhân viên của mình thành công và khi đó bạn cũng sẽ thành công!
Các công cụ quản lý lương, thưởng minh bạch, chế độ hoa hồng rõ ràng nên được ứng dụng trong việc quản lý nhân sự để ai trong phòng khám cũng có động lực thăng tiến và làm việc. Đó cũng là một trong rất nhiều tính năng của công cụ hỗ trợ quản lý phòng khám DentaFlow! Hãy dùng thử!
— — — — — — — — — — — —
Tìm hiểu thêm về Dentalflow chúng tôi tại:
Phần mềm nha khoa DentalFlow – Bởi nha sĩ, vì nha sĩ!
👉 Click đăng kí tài khoản và sử dụng miễn phí ngay hôm nay!
Website: https://dentalflow.vn/
Hotline: 092 774 1985
Facebook: https://www.facebook.com/dentalflowvn
Youtube: https://www.youtube.com/c/DentalFlow
